Hur dokumenterar jag leveransen av passdata i mitt inköpskontrakt?

Vad du fastställer: leveransplikt för passuppgifter

Ett inköpskontrakt kan fastställa att leverantören tillhandahåller de uppgifter som är nödvändiga för att sammanställa det digitala produktpasset, och att denna leverans är ett villkor för godkännande av produkten. Det innebär konkret: vilka uppgifter leverantören tillhandahåller, i vilken form, före vilken tidpunkt i inköpsprocessen, och vad som händer om uppgifter saknas eller ändras senare. ESPR fastställer redan skyldigheten för aktörer i leveranskedjan att tillhandahålla information, men det exakta arbetssättet — hur, när, i vilket format — är något som parterna själva avtalar om i sitt kontrakt.

För vem detta gäller, och vad som inte gäller

Denna överenskommelse är relevant för alla som köper in delar, material eller kompletta produkter som faller under en produktgrupp för vilken ett digitalt produktpass ska gälla. Det gäller tillverkare som köper in från underleverantörer och för importörer som hämtar produkter från utanför EU. Det gäller inte för inköp av produkter eller delar som faller utanför de utsedda produktgrupperna — där finns ännu ingen passplikt och därför heller ingen grund för att kontraktuellt tvinga fram datatillhandahållande på grundval av ESPR. Skillnaden mellan rollen som tillverkare och rollen som importör är också relevant: artikel 29 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) beskriver specifikt vad som förväntas av importörer, medan artikel 38 mer allmänt behandlar aktörer i leveranskedjan.

När detta blir relevant

Det finns inget fast datum då denna avtalsöverenskommelse måste finnas överallt — det beror på när en delegerad handling utser en specifik produktgrupp och de tillhörande tidsfristerna för denna grupp. Det fastställs per produktgrupp i separat lagstiftning som ännu måste presenteras eller ännu inte är inkluderad i dessa källor. Det som är fast: så snart en produkt faller under en utsedd produktgrupp uppstår skyldigheten för aktörer i leveranskedjan att tillhandahålla relevant information enligt artikel 38. Det är därför praktiskt att redan inkludera avtalsklausulen innan skyldigheten för en specifik produktgrupp träder i kraft, så att datatillhandahållningen är ordnad så snart det är nödvändigt, i stället för att behöva förhandla under tidspress.

Så här implementerar du det i kontraktet

Den ordning i vilken detta vanligtvis hanteras börjar med att fastställa vilka uppgifter som är nödvändiga för passporet för den specifika produkten — tänk på materialsammansättning, ursprung, reparationsuppgifter eller annan information som är relevant för denna produktgrupp. Därefter fastställs det i kontraktet vem som tillhandahåller vilken del av dessa uppgifter: för en sammansatt produkt tillhandahåller inte en part allt, utan flera länkar i kedjan bidrar med uppgifter. Därefter följer frågan om leveranstidpunkt: helst före eller samtidigt med leveransen av den fysiska produkten, så att passet kan sammanställas i tid. En överenskommelse om format är också användbar, så att de tillhandahållna uppgifterna kan bearbetas utan extra arbete. Nästa steg är att fastställa en uppdateringsskyldighet: vad händer om sammansättningen av en del ändras, eller om en leverantör själv måste korrigera uppgifter efter att passet redan har sammanställts. Slutligen är det vanligt att reglera ansvar för det fall uppgifter visar sig vara felaktiga eller ofullständiga, och att inkludera en kontrollrätt så att den inköpande parten kan verifiera de tillhandahållna uppgifterna innan de hamnar i passet. För importörer är det dessutom relevant att fastställa i kontraktet med tillverkaren att tillverkaren har uppfyllt sina egna passföreskrielser, eftersom importören själv är ansvarig för detta.

Den rättsliga grund: artikel 38 och 29 ESPR

Artikel 38 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) beskriver kraven för aktörer i leveranskedjan, inklusive att tillhandahålla information som behövs för att sammanställa det digitala produktpasset. Denna artikel utgör grunden för varför en inköpande part kan och får kräva datautleverans från leverantörer: skyldigheten att medverka ligger inte bara på tillverkaren eller importören, utan sträcker sig över hela kedjan. Artikel 29 i samma förordning beskriver specifikt importörernas skyldigheter, inklusive att se till att produkten åtföljs av ett korrekt pass och att tillverkaren uppfyllt sina egna skyldigheter. Tillsammans utgör dessa artiklar grunden för vilket ett avtalsöverenskommelse om datautleverans kan byggas — lagen förpliktar till medverkan, avtalet reglerar hur denna medverkan ser ut i praktiken.

Den som nu upprättar eller granskar ett inköpskontrakt kan vid första tillfälle inkludera en bestämmelse om datautleverans för produktpasset, även om den egna produktgruppen ännu inte har utsetts — på så sätt är överenskommelsen redan klar och behöver inte omförhandlas senare.

Var detta baseras på

Förordningen själv finns på EUR-Lex. Vi hänvisar för varje påstående; ni behöver inte tro på oss.

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

En produktpass sammanställs från uppgifter som uppstår någonstans i kedjan: hos tillverkaren av en komponent, hos en underleverantör eller hos en importör som för produkter från utanför EU in på marknaden. Vem som till slut måste upprättar passet beror på ens egen roll, men uppgifterna själva kommer ofta från ett annat företag. Det gör inköpskontraktet till en av de praktiska platser där leveransen av passuppgifter regleras.

Uppgifter från leverantörer behövs för att kunna sammanställa passet

ESPR beskriver i artikel 38 att aktörer i leverantörskedjan har en roll när det gäller att tillhandahålla den information som behövs för produktpasset. För ett företag med 10 till 100 anställda betyder detta att egna leverantörer — från råvaruleverantör till komponenttillverkare — måste tillhandahålla uppgifter som sedan kommer att ingå i slutproduktens pass. Utan dessa uppgifter saknas delar av den information som passet måste innehålla. Vilka uppgifter som krävs varierar beroende på produktgrupp och komponent; vilka uppgifter måste jag begära från min produktleverantör ger där en översikt.

Importörer har en egen skyldighet att kontrollera och vidarebefordra uppgifter

Den som importerar produkter från utanför EU faller under artikel 29 i ESPR. Där framgår att importörer måste kontrollera att tillverkaren har genomfört erforderliga överensstämmelseprocedurer och att produkten åtföljs av nödvändig information, inklusive produktpasset. För ett importerande företag betyder detta att inköpsförhållandet med tillverkaren utanför EU inte bara handlar om pris och leveranstid, utan också om frågan om och hur passuppgifter tillhandahålls. Mer om denna roll finns i vad betyder produktpasset om jag importerar produkter från utanför Europeiska unionen.

Inköpsförhållandet måste reglera något om formen och tidpunkten för leverans

Ingen av artiklarna föreskriver någon kontraktsform. Det som följer av dem är att något måste avtalas någonstans i förhållandet mellan köpare och leverantör om vilka uppgifter som ska levereras och att dessa uppgifter är korrekta. För ett företag som köper från flera leverantörer är det en praktisk uppgift: inte varje leverantör levererar uppgifter på samma sätt, i samma form eller vid samma tidpunkt.

Där det går fel i praktiken

En vanlig situation är att inköpskontraktet innehåller avtal om kvalitet, leveranstid och pris, men ingenting om passuppgifterna. Köparen utgår då från att leverantören "löser det", medan leverantören inte ser någon separat skyldighet där eftersom kontraktet säger ingenting om det.

Det förekommer också att uppgifterna levereras, men för sent — först efter produktleveransen, medan passet redan måste finnas vid leveransen. Utan en överenskommelse om tidpunkten för leverans uppstår då en försening som inte ligger hos köparen utan hos leverantören, medan köparen ändå ifrågasätts.

En tredje situation: leverantören levererar uppgifter, men inte i en form som kan bearbetas — en PDF med fri text i stället för strukturerad data som passar in i passet. Följden är att köparen måste överföra uppgifterna manuellt, med risk för fel. Hur dessa uppgifter kan kontrolleras framgår av hur kontrollerar jag att min leverantörs uppgifter är korrekta.

Det förekommer vidare att ett företag byter leverantör utan att det finns något avtalat i kontraktet om uppgifterna från den tidigare leverantören som redan är bearbetade i ett befintligt pass. Det väcker frågan om och hur passet måste justeras, ett ämne som behandlas i jag byter leverantör, måste produktpasset justeras.

Slutligen går det snett när en leverantör levererar komponenter som bearbetas i flera produktgrupper, och kontraktet inte klargör vilka uppgifter som behövs för vilken tillämpning. Det spelar till exempel i min leverantör levererar komponenter från olika produktgrupper — hur hanterar jag det.

Vad ni kan dokumentera

I inköpskontraktet, eller i en bilaga till detta, kan följande inkluderas:

En beskrivning av uppgifterna som ska levereras, anpassad till produktgruppens klassificering för komponenten eller slutprodukten, så att leverantören vet vilken information som förväntas.
Tidpunkten för leveransen, till exempel kopplad till leveransen av själva produkten, så att uppgifterna inte behöver efterfrågas senare.
Det format i vilket uppgifter ska levereras, så att de kan bearbetas i passet utan omskrivning.
En bestämmelse om riktigheten av uppgifterna, där leverantören förklarar att den levererade informationen är korrekt vid tidpunkten för leveransen.
En överenskommelse om ändringar, så att det är klart vad som händer om en leverantör byts eller en komponent justeras — relevant i situationer som beskrivs i jag använder flera leverantörer för samma komponent, hur fungerar passet då.
En sekretessbestämmelse, för det fall leverantören betraktar uppgifterna som konfidentiella; se kan jag be min leverantör om en sekretessförklaring om passportuppgifterna.
En hänvisning till underleverantörer, så att uppgifter från parter som arbetar för leverantören också inkluderas; se vilka uppgifter begär jag från en underleverantör som tillverkar en komponent.
En procedur för fall då uppgifter saknas eller är felaktiga, så att det på förhand är klart vilka åtgärder som vidtas i stället för att detta måste lösas vid leveransen; se även min leverantör levererar inte uppgifterna — vad kan jag göra.

För företag som ännu måste fastställa om dessa överenskommelser redan är relevanta för deras produkter ger gäller det digitala produktpasset för mina produkter och när blir produktpasset obligatoriskt för produkter en första orientering, och erbjuder vad är ett digitalt produktpass för produkter bakgrund till uppgifterna som i slutändan är avgörande.

Detta är inte juridisk rådgivning. Den här sidan ger allmän information om den lagstiftning som denna plattform handlar om. Vi känner inte till er situation. Vid tvivel om er eget fall rådfrågar ni en jurist eller tillsynsmyndigheten.

Skriven med AI baserat på källorna ovan, kontrollerad av människa den 2026-08-22. Stämmer något inte? Låt oss veta — korrigeringar får företräde.