Cum consemnez furnizarea datelor pasaportului în contractul meu de achiziții?

Ce que vous consignez : obligation de livraison des données du passeport

Un contrat d'achat peut prévoir que le fournisseur livre les données nécessaires à l'élaboration du passeport numérique du produit, et que cette livraison est une condition de l'acceptation du produit. Concrètement, cela signifie : quelles données le fournisseur livre, sous quelle forme, avant quel moment du processus d'achat, et que se passe-t-il si des données manquent ou changent ultérieurement. Le ESPR impose déjà l'obligation de communiquer les informations aux acteurs de la chaîne d'approvisionnement, mais le mode opératoire précis — comment, quand, dans quel format — est quelque chose que les parties conviennent elles-mêmes dans leur contrat.

Pour qui c'est pertinent et ce qui ne l'est pas

Cet accord est pertinent pour tous ceux qui achètent des composants, des matériaux ou des produits complets qui relèvent d'un groupe de produits pour lequel un passeport numérique du produit s'appliquera. Cela s'applique aux fabricants qui achètent auprès de fournisseurs et aux importateurs qui se procurent des produits en dehors de l'UE. Cela ne s'applique pas à l'achat de produits ou de composants qui sortent des groupes de produits désignés — pour le moment, il n'existe pas d'obligation de passeport et donc pas de base pour imposer contractuellement la livraison de données en vertu du ESPR. La distinction entre le rôle de fabricant et le rôle d'importateur est également pertinente : l'article 29 du ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) décrit spécifiquement ce qui est attendu des importateurs, tandis que l'article 38 traite plus largement des acteurs de la chaîne d'approvisionnement en général.

À partir de quand c'est pertinent

Il n'y a pas de date fixe à laquelle cet accord contractuel doit figurer partout — cela dépend du moment où un acte délégué désigne un groupe de produits spécifique et des délais correspondants pour ce groupe. Cela est déterminé par groupe de produits dans une réglementation distincte qui doit encore être publiée ou qui n'est pas encore incluse dans ces sources. Ce qui est certain : dès qu'un produit relève d'un groupe de produits désigné, l'obligation naît pour les acteurs de la chaîne d'approvisionnement de fournir les informations pertinentes en vertu de l'article 38. Il est donc pratique d'inclure la clause contractuelle avant que l'obligation ne s'applique à un groupe de produits spécifique, de sorte que la livraison des données soit organisée dès qu'elle sera nécessaire, plutôt que de négocier sous la pression du temps.

Comment vous le mettez en œuvre dans le contrat

L'ordre dans lequel cela est généralement abordé commence par déterminer quelles données sont nécessaires pour le passeport du produit spécifique — pensez à la composition des matériaux, à l'origine, aux données de réparation ou à d'autres informations pertinentes pour ce groupe de produits. Ensuite, le contrat précise qui livre quelle partie de ces données : pour un produit composé, ce n'est pas une seule partie qui fournit tout, mais plusieurs maillons de la chaîne contribuent des éléments d'information. Vient ensuite la question du moment de la livraison : de préférence avant ou en même temps que la livraison du produit physique, afin que le passeport puisse être élaboré à temps. Une accord sur le format est également utile, afin que les données livrées puissent être traitées sans traitement supplémentaire. L'étape suivante consiste à prévoir une obligation de mise à jour : que se passe-t-il si la composition d'un composant change, ou si un fournisseur doit lui-même corriger les données après que le passeport a déjà été élaboré. Enfin, il est courant de prévoir la responsabilité en cas d'inexactitude ou d'incomplétude des données, et d'inclure un droit de vérification afin que la partie acheteuse puisse vérifier les données livrées avant qu'elles n'entrent dans le passeport. Pour les importateurs, il est également pertinent de prévoir dans le contrat avec le fabricant que le fabricant s'est acquitté de ses propres obligations en matière de passeport, car l'importateur en assume lui-même la responsabilité.

La base légale : articles 38 et 29 ESPR

Articolul 38 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) descrie cerințele pentru actorii din lanțul de aprovizionare, inclusiv furnizarea de informații necesare pentru compilarea pasaportului digital al produsului. Acest articol formează baza pentru care o parte cumpărătoare poate și are dreptul să solicite furnizarea de date de la furnizorii săi: obligația de cooperare nu se limitează doar la producător sau importator, ci se extinde pe tot lanțul. Articolul 29 din același regulament descrie în mod specific obligațiile importatorilor, inclusiv asigurarea că produsul este însoțit de un pasaport corect și că producătorul și-a respectat propriile obligații. Împreună, aceste articole formează baza pe care poate fi construită o înțelegere contractuală privind furnizarea de date — legea impune cooperarea, contractul reglementează cum arată această cooperare în practică.

Dacă acum întocmiți sau revizuiți un contract de cumpărare, puteți include o prevedere privind furnizarea de date pentru pasaportul produsului la următoarea oportunitate disponibilă, chiar dacă propria categorie de produse nu a fost încă desemnată — în acest fel, înțelegerea este deja gata și nu va trebui renegociată mai târziu.

Pe ce se bazează aceasta

Regulamentul însuși se află pe EUR-Lex. Facem referință pentru fiecare afirmație; nu trebuie să ne credeți pe cuvânt.

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

Un paşaport de produs este alcătuit din date care apar undeva în lanț: la producătorul unui component, la un subcontractor, sau la un importator care aduce produse din afara UE pe piață. Cine trebuie să elaboreze în final paşaportul este dependent de rolul propriu, dar datele în sine provin adesea de la o altă companie. Aceasta face contractul de achiziție uno dintre locurile practice în care furnizarea datelor paşaportului este reglementată.

Datele de la furnizorii de materiale prime sunt necesare pentru a putea alcătui paşaportul

ESPR descrie în articolul 38 că actorii din lanțul aprovizionării au un rol în punerea la dispoziție a informațiilor necesare pentru paşaportul produsului. Pentru o companie cu 10 la 100 de angajați, aceasta înseamnă că furnizorii proprii — de la furnizorul de materii prime până la producătorul de componente — trebuie să furnizeze date care vor fi incluse ulterior în paşaportul produsului final. Fără furnizarea acestora, lipsește o parte din informațiile pe care paşaportul trebuie să le conțină. Ce date sunt acestea exact diferă în funcție de grupa de produse și de component; ce date trebuie să cer furnizorului meu de produse oferă o trecere în revistă.

Importatorii au o obligație proprie de a verifica și transmite datele

Cine importă produse din afara UE, se încadrează în articolul 29 din ESPR. Acolo se stabilește că importatorii trebuie să verifice dacă producătorul a parcurs procedurile de conformitate necesare și dacă produsul este însoțit de informațiile necesare, inclusiv paşaportul produsului. Pentru o companie de import, aceasta înseamnă că relația de achiziție cu producătorul din afara UE nu se referă doar la preț și timp de livrare, ci și la întrebarea dacă și cum sunt furnizate datele paşaportului. Mai multe despre acest rol sunt în ce înseamnă paşaportul produsului dacă importez produse din afara Uniunii Europene.

Relația de achiziție trebuie să reglementeze ceva despre forma și momentul furnizării

Niciun dintre aceste articole nu prescrie o formă de contract. Ceea ce rezultă din ele este că trebuie să fie convenit undeva în relația dintre cumpărător și furnizor privind care date sunt furnizate și că acele date sunt corecte. Pentru o companie care achiziționează de la mai mulți furnizori, aceasta este o sarcină practică: nu fiecare furnizor furnizează date în același mod, în aceeași formă sau în același moment.

Unde merge rău în practică

O situație frecventă este aceea în care contractul de achiziție conține acord privind calitatea, timpul de livrare și prețul, dar nimic despre datele paşaportului. Cumpărătorul presupune apoi că furnizorul "o va rezolva", în timp ce furnizorul nu vede o obligație separată în contractul acesta pentru că contractul nu spune nimic despre aceasta.

De asemenea, se întâmplă ca datele să fie furnizate, dar prea târziu — abia după livrarea produsului, în timp ce paşaportul trebuie să fie prezent deja la livrare. Fără o înțelegere privind momentul furnizării, apare atunci o întârziere care nu se datorează cumpărătorului, ci furnizorului, în timp ce cumpărătorul este abordat cu privire la aceasta.

O a treia situație: furnizorul furnizează date, dar nu într-o formă care poate fi procesată — un PDF cu text liber în loc de date structurate care se potrivesc în paşaport. Consecința este că cumpărătorul trebuie să transfere manual datele, cu risc de erori. Cum să controleze acele date este descris în cum verific dacă datele furnizorului meu sunt corecte.

În plus, se întâmplă ca o companie să schimbe furnizor fără ca în contract să fie stabilit ceva despre datele furnizorului anterior care sunt deja incluse într-un paşaport existent. Aceasta ridică întrebarea dacă și cum trebuie să fie ajustat paşaportul, un subiect tratat în schimb de furnizor, trebuie să fie ajustat paşaportul produsului.

Pe final, lucrurile se complică atunci când un furnizor livrează componente care sunt procesate în mai multe grupuri de produse, iar contractul nu clarifică ce date sunt necesare pentru care aplicație. Aceasta se întâmplă de exemplu la furnizorul meu livrează componente din diferite grupuri de produse — cum procedez.

Ce puteți documenta

În contractul de achiziție, sau într-o anexă la acesta, pot fi incluse următoarele:

O descriere a datelor de livrat, adaptată grupului de produse al componentei sau produsului final, pentru ca furnizorul să știe ce informații se așteaptă.
Momentul livrării, de exemplu legat de livrarea produsului însuși, pentru ca datele să nu trebuiască solicitate ulterior.
Forma în care sunt livrate datele, pentru ca acestea să poată fi procesate în pașaport fără retapare.
O dispoziție privind exactitatea datelor, în care furnizorul declară că informațiile livrate sunt corecte la momentul livrării.
Un acord privind modificările, pentru ca să fie clar ce se întâmplă dacă un furnizor se schimbă sau dacă o componentă este adaptată — relevant în situații așa cum sunt descrise în folosesc mai mulți furnizori pentru aceeași componentă, cum funcționează pașaportul atunci.
O clauză de confidențialitate, în cazul în care furnizorul consideră datele ca fiind confidențiale; a se vedea pot cere furnizorului meu o declarație de confidențialitate cu privire la datele pașaportului.
O trimitere la subcontractanți, pentru ca datele de la părțile care lucrează pentru furnizor să fie de asemenea incluse; a se vedea ce date cer de la un subcontractor care realizează o componentă.
O procedură pentru cazul în care datele lipsesc sau nu sunt corecte, pentru ca să fie clar în prealabil ce pași sunt urmați în loc să se stabilească aceasta la livrare; a se vedea și furnizorul meu nu livrează datele — ce pot face.

Pentru companiile care trebuie încă să determine dacă aceste aranjamente sunt deja relevante pentru produsele lor, oferă se aplică pasaportul digital de produs pentru produsele mele și când devine obligatoriu pasaportul digital al produsului pentru produse o primă orientare, și oferă ce este un pașaport digital de produs pentru produse context privind datele cu care se ocupă în final.

Aceasta nu constituie consiliere juridică. Această pagină oferă informații generale despre regulamentul pe care se bazează această platformă. Nu cunoaștem situația dvs. În caz de îndoieli cu privire la propria situație, consultați un jurist sau autoritatea de supraveghere competentă.

Scris cu ajutorul AI pe baza surselor de mai sus, verificat de o persoană pe 2026-08-22. Ceva nu e în regulă? Ne-o spuneți — corecțiile primesc prioritate.