Как да закрепя доставката на данни от паспорта в моя договор за покупка?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Продуктовият паспорт се съставя от данни, които възникват някъде в веригата: при производителя на компонент, при подизпълнител или при вносител, който пуска продукти отвън ЕС на пазара. Кой трябва в крайна сметка да съставя паспорта, зависи от собствената роля, но самите данни често идват от друго предприятие. Това прави договора за покупка един от практическите места, където се уреждане доставката на данни от паспорта.

Данни от доставчици са необходими, за да може да се съставя паспортът

ESPR описва в член 38, че действащите лица в веригата на доставка имат роля при предоставянето на информацията, необходима за продуктовия паспорт. За предприятие от 10 до 100 служители това означава, че собствените доставчици — от доставчика на суровини до производителя на компоненти — трябва да предоставят данни, които впоследствие влизат в паспорта на крайния продукт. Без тази доставка липсва част от информацията, която паспортът трябва да съдържа. Кои точно са тези данни, варира в зависимост от групата продукти и компонента; кои данни трябва да поискам от моя доставчик на продукти предоставя преглед на това.

Вносителите имат собствено задължение да проверяват и предават данни

Кой вноси продукти отвън ЕС, подлежи на член 29 на ESPR. В него е записано, че вносителите трябва да проверят дали производителят е провел необходимите процедури за съответствие и дали продуктът е придружен от необходимата информация, включително продуктовия паспорт. За вносящо предприятие това означава, че отношението на покупка с производителя отвън ЕС не се касае само за цена и време на доставка, но и за въпроса дали и как се предоставят данни от паспорта. Повече информация относно тази роля е в какво означава продуктовия паспорт, ако вносим продукти отвън Европейския съюз.

Отношението при покупката трябва да уреди нещо относно формата и момента на доставка

Нито един от двата членове не предписва форма на договор. Което следва от тях обаче, е че някъде в отношението между купувача и доставчика трябва да се договори кои данни се доставят и че тези данни са верни. За предприятие, което купува от няколко доставчици, това е практическа задача: не всеки доставчик доставя данни по един и същи начин, в един и същи формат или в един и същи момент.

Където нещата се объркват в практиката

Честа ситуация е, че договорът за покупка действително съдържа уговорки относно качество, време на доставка и цена, но нищо за данните от паспорта. Купувачът тогава предположи, че доставчикът "ще го уреди", докато доставчикът не вижда там отделно задължение, тъй като договорът не казва нищо по това.

Също така се случва, че данните се доставят, но твърде късно — едва след доставка на продукта, докато паспортът трябва да присъства при предаването. Без договореност относно момента на доставка, тогава се появява закъснение, което не е по вина на купувача, а по вина на доставчика, докато купувачът се позовава.

Трета ситуация: доставчикът доставя данни, но не в форма, която може да се обработи — PDF с свободен текст вместо структурирани данни, които подхождат на паспорта. Следствието е, че купувачът трябва ръчно да преводи данните, със риск от грешки. Как да се проверяват тези данни, е изложено в как проверявам дали данните от моя доставчик са верни.

Освен това се случва предприятие да смени доставчик без да е записано в договора нищо за данните на предишния доставчик, които вече са обработени в съществуващ паспорт. Това поставя въпроса дали и как паспортът трябва да се адаптира, тема, която се разглежда в смених доставчик, трябва ли продуктовия паспорт да се адаптира.

Накрая нещата се усложняват, когато доставчик предоставя компоненти, които се обработват в няколко продуктови групи, и договорът не уточнява ясно кои данни са необходими за каква цел. Това се среща например при моят доставчик предоставя компоненти от различни продуктови групи — как да го справя.

Какво можете да документирате

В договора за закупуване или в приложение към него може да бъде включено следното:

• Описание на данните, които трябва да се предоставят, съответстващо на продуктовата група на компонента или крайния продукт, така че доставчикът да знае каква информация се очаква.
• Моментът на предоставяне, например свързан с доставката на самия продукт, така че данните да не трябва да се искат постфактум.
• Формата, в която се предоставят данните, така че да могат да бъдат обработени в паспорта без преписване.
• Клаузула относно точността на данните, в която доставчикът потвърждава, че предоставената информация е коректна в момента на доставката.
• Споразумение относно изменения, так че да е ясно какво се случва, ако доставчик се промени или ако компонент се модифицира — уместно в ситуации като описаните в използвам няколко доставчици за един и същи компонент, как работи паспортът тогава.
• Клаузула за поверителност, в случай че доставчикът счита данните за конфиденциални; вижте мога ли да поискам от моя доставчик декларация за поверителност относно данните на паспорта.
• Позоваване на подизпълнители, така че да бъдат включени и данни на страни, които работят за доставчика; вижте какви данни изисквам от подизпълнител, който изготвя един компонент.
• Процедура в случай на липсващи или неправилни данни, така че предварително да е ясно кои стъпки се предприемат вместо да се разрешава при доставката; вижте също моят доставчик не предоставя данните — какво мога да направя.

За компаниите, които още трябва да определят дали тези договорни условия са вече уместни за техните продукти, дигиталното произведение паспорт се отнася ли до моите продукти и кога продуктният паспорт е задължителен за продукти первична ориентация, и предоставя какво е дигитален productpaspoort за продукти справочна информация относно данните, които накрая са в центъра на внимание.