Wie halte ich die Lieferung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag fest?

Was Sie festhalten: Lieferpflicht für Passwortdaten

Ein Kaufvertrag kann festlegen, dass der Lieferant die Daten bereitstellt, die erforderlich sind, um das digitale Produktpass zusammenzustellen, und dass diese Bereitstellung eine Voraussetzung für die Annahme des Produkts ist. Das bedeutet konkret: welche Daten der Lieferant bereitstellt, in welcher Form, vor welchem Zeitpunkt im Einkaufsprozess, und was geschieht, wenn Daten fehlen oder sich später ändern. Die ESPR legt die Verpflichtung zur Weitergabe von Informationen bereits für Akteure in der Lieferkette fest, aber die genaue Vorgehensweise — wie, wann, in welchem Format — ist etwas, das die Parteien selbst in ihrem Vertrag vereinbaren.

Für wen dies gilt und was nicht

Diese Vereinbarung ist relevant für alle, die Komponenten, Materialien oder komplette Produkte einkaufen, die unter eine Produktgruppe fallen, für die ein digitales Produktpass gelten wird. Dies gilt für Hersteller, die bei Zulieferern einkaufen, und für Importeure, die Produkte von außerhalb der EU beziehen. Es gilt nicht für den Einkauf von Produkten oder Komponenten, die außerhalb der ausgewiesenen Produktgruppen fallen — dort besteht vorerst keine Passpflicht und daher auch keine Grundlage, um die Datenbereitstellung vertraglich auf der Grundlage der ESPR zu erzwingen. Der Unterschied zwischen der Rolle des Herstellers und der Rolle des Importeurs ist ebenfalls relevant: Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt spezifisch, was von Importeuren erwartet wird, während Artikel 38 allgemeiner auf Akteure in der Lieferkette geht.

Ab wann dies relevant wird

Es gibt kein festes Datum, an dem diese vertragliche Vereinbarung überall stehen muss — das hängt davon ab, wann ein delegierter Rechtsakt eine spezifische Produktgruppe bestimmt, und von den damit verbundenen Fristen für diese Gruppe. Dies wird pro Produktgruppe in separaten Regelungen festgelegt, die noch erscheinen müssen oder noch nicht in diesen Quellen enthalten sind. Was jedoch feststeht: Sobald ein Produkt unter eine bestimmte Produktgruppe fällt, entsteht die Verpflichtung für Akteure in der Lieferkette, relevante Informationen gemäß Artikel 38 bereitzustellen. Es ist daher praktisch, die Vertragsklausel bereits aufzunehmen, bevor die Verpflichtung für eine spezifische Produktgruppe in Kraft tritt, damit die Bereitstellung von Daten geregelt ist, sobald sie erforderlich ist, anstatt dass unter Zeitdruck verhandelt werden muss.

So arbeiten Sie dies im Vertrag aus

Die Reihenfolge, in der dies normalerweise angegangen wird, beginnt damit, festzustellen, welche Daten für das Pasport des spezifischen Produkts erforderlich sind — denken Sie an Materialzusammensetzung, Herkunft, Reparaturdaten oder andere Informationen, die für diese Produktgruppe relevant sind. Anschließend wird im Vertrag festgelegt, wer welchen Teil dieser Daten bereitstellt: Bei einem zusammengesetzten Produkt stellt nicht eine Partei alles zur Verfügung, sondern mehrere Glieder in der Kette tragen Informationen bei. Darauf folgt die Frage nach dem Zeitpunkt der Bereitstellung: vorzugsweise vor oder gleichzeitig mit der Lieferung des physischen Produkts, damit das Pasport rechtzeitig zusammengestellt werden kann. Auch eine Vereinbarung über das Format ist sinnvoll, damit die bereitgestellten Daten ohne zusätzliche Bearbeitung verarbeitet werden können. Ein nächster Schritt ist die Festlegung einer Aktualisierungspflicht: Was geschieht, wenn sich die Zusammensetzung einer Komponente ändert, oder wenn ein Lieferant selbst Daten korrigieren muss, nachdem das Pasport bereits zusammengestellt wurde. Schließlich ist es üblich, die Haftung für den Fall zu regeln, dass sich Daten als falsch oder unvollständig erweisen, und ein Prüfungsrecht vorzusehen, damit die einkaufende Partei die bereitgestellten Daten überprüfen kann, bevor sie in das Pasport aufgenommen werden. Für Importeure ist es darüber hinaus relevant, im Vertrag mit dem Hersteller festzulegen, dass der Hersteller seinen eigenen Pasportpflichten nachgekommen ist, da der Importeur selbst dafür Verantwortung trägt.

Die gesetzliche Grundlage: Artikel 38 und 29 ESPR

Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die Anforderungen an Akteure in der Lieferkette, einschließlich der Bereitstellung von Informationen, die für die Zusammenstellung des digitalen Produktpasses erforderlich sind. Dieser Artikel bildet die Grundlage dafür, dass eine einkaufende Partei die Datenlieferung von Lieferanten fordern und verlangen kann: die Verpflichtung zur Mitwirkung liegt nicht nur beim Hersteller oder Importeur, sondern erstreckt sich über die gesamte Kette. Artikel 29 derselben Verordnung beschreibt spezifisch die Verpflichtungen von Importeuren, einschließlich der Sorgfalt, dass das Produkt mit einem korrekten Pass begleitet wird und dass der Hersteller seinen eigenen Verpflichtungen nachgekommen ist. Zusammen bilden diese Artikel die Grundlage, auf der eine vertragliche Vereinbarung über die Datenlieferung aufgebaut werden kann — das Gesetz verpflichtet zur Mitwirkung, der Vertrag regelt, wie diese Mitwirkung in der Praxis aussieht.

Wer nun einen Einkaufsvertrag aufstellt oder überarbeitet, kann bei der nächsten Gelegenheit eine Bestimmung über die Datenlieferung für das Produktpasseport aufnehmen, auch wenn die eigene Produktgruppe noch nicht benannt worden ist — so steht die Vereinbarung bereits bereit und muss später nicht erneut verhandelt werden.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Produktpass wird aus Daten zusammengestellt, die irgendwo in der Lieferkette entstehen: bei dem Hersteller eines Teils, bei einem Subunternehmer oder bei einem Importeur, der Produkte von außerhalb der EU auf den Markt bringt. Wer den Pass letztendlich erstellen muss, hängt von der eigenen Rolle ab, aber die Daten selbst stammen oft von einem anderen Unternehmen. Das macht den Kaufvertrag zu einem der praktischen Orte, an dem die Lieferung von Passdaten geregelt wird.

Daten von Zulieferern sind erforderlich, um den Pass zusammenstellen zu können

Die ESPR beschreibt in Artikel 38, dass Akteure in der Lieferkette eine Rolle bei der Bereitstellung der Informationen haben, die für den Produktpass erforderlich sind. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die eigenen Zulieferer – vom Rohstofflieferanten bis zum Teilehersteller – Daten liefern müssen, die anschließend in den Pass des Endprodukts aufgenommen werden. Ohne diese Lieferung fehlt ein Teil der Informationen, die der Pass enthalten muss. Welche Daten genau das sind, unterscheidet sich je nach Produktgruppe und Komponente; welche Daten muss ich bei meinem Lieferanten von Produkten anfordern gibt einen Überblick darüber.

Importeure haben eine eigene Verpflichtung, Daten zu überprüfen und weiterzugeben

Wer Produkte von außerhalb der EU einführt, fällt unter Artikel 29 der ESPR. Darin ist festgehalten, dass Importeure überprüfen müssen, ob der Hersteller die erforderlichen Konformitätsverfahren durchgeführt hat und ob das Produkt mit den erforderlichen Informationen, einschließlich des Produktpasses, begleitet wird. Für ein importierendes Unternehmen bedeutet dies, dass die Einkaufsbeziehung mit dem Hersteller außerhalb der EU nicht nur von Preis und Lieferzeit handelt, sondern auch von der Frage, ob und wie Passdaten geliefert werden. Weitere Informationen zu dieser Rolle finden Sie unter was bedeutet das Produktpass, wenn ich Produkte von außerhalb der Europäischen Union importiere.

Die Einkaufsbeziehung muss etwas über die Form und den Zeitpunkt der Lieferung regeln

Keine der beiden Bestimmungen schreibt eine Vertragsform vor. Was sich aber daraus ergibt, ist, dass irgendwo in der Beziehung zwischen Einkäufer und Lieferant etwas über die zu liefernden Daten und deren Korrektheit abgesprochen werden muss. Für ein Unternehmen, das bei mehreren Lieferanten einkauft, ist das eine praktische Aufgabe: Nicht jeder Lieferant liefert Daten auf die gleiche Weise, in der gleichen Form oder zum gleichen Zeitpunkt.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine häufige Situation ist, dass der Einkaufsvertrag zwar Vereinbarungen über Qualität, Lieferzeit und Preis enthält, aber nichts über die Passdaten. Der Einkäufer geht dann davon aus, dass der Lieferant "das schon regelt", während der Lieferant dort keine separate Verpflichtung sieht, weil der Vertrag nichts darüber sagt.

Es kommt auch vor, dass die Daten zwar geliefert werden, aber zu spät — erst nach Lieferung des Produkts, während der Pass bereits bei der Übergabe vorhanden sein muss. Ohne eine Absprache über den Lieferzeitpunkt entsteht dann eine Verzögerung, die nicht beim Einkäufer, sondern beim Lieferant liegt, während der Einkäufer dennoch darauf angesprochen wird.

Eine dritte Situation: Der Lieferant liefert Daten, aber nicht in einer Form, die verarbeitet werden kann — ein PDF mit Freitext statt strukturierter Daten, die in den Pass passen. Die Folge ist, dass der Einkäufer die Daten manuell übertragen muss, mit Fehlerrisiko. Wie diese Daten zu kontrollieren sind, steht in wie überprüfe ich, ob die daten meines lieferanten korrekt sind.

Es kommt auch vor, dass ein Unternehmen den Lieferanten wechselt, ohne dass im Vertrag etwas über die Daten des vorherigen Lieferanten festgelegt ist, die bereits in einem bestehenden Pass verarbeitet sind. Das wirft die Frage auf, ob und wie der Pass angepasst werden muss, ein Thema, das in ich wechsle den lieferanten, muss das produktpaspoort angepasst werden.

Schließlich geht es schief, wenn ein Lieferant Teile liefert, die in mehreren Produktgruppen verarbeitet werden, und der Vertrag nicht klar macht, welche Daten für welche Anwendung erforderlich sind. Dies ist beispielsweise der Fall bei mein Lieferant liefert Teile aus verschiedenen Produktgruppen — wie gehe ich damit um.

Was Sie dokumentieren können

Im Kaufvertrag oder in einem Anhang dazu können folgende Punkte aufgenommen werden:

Eine Beschreibung der zu liefernden Daten, abgestimmt auf die Produktgruppe des Teils oder des Endprodukts, damit der Lieferant weiß, welche Informationen erwartet werden.
Der Zeitpunkt der Lieferung, beispielsweise gekoppelt mit der Lieferung des Produkts selbst, damit die Daten nicht nachträglich angefordert werden müssen.
Die Form, in der Daten geliefert werden, damit sie ohne Umtippen in das Passdatenblatt verarbeitet werden können.
Eine Bestimmung über die Richtigkeit der Daten, in der der Lieferant erklärt, dass die gelieferten Informationen zum Zeitpunkt der Lieferung korrekt sind.
Eine Vereinbarung über Änderungen, damit klar ist, was passiert, wenn ein Lieferant wechselt oder ein Teil angepasst wird — relevant in Situationen wie in ich nutze mehrere Lieferanten für dasselbe Teil, wie funktioniert das Passdatenblatt dann.
Eine Geheimhaltungsbestimmung, falls der Lieferant Daten als vertrraulich einstuft; siehe kann ich von meinem Lieferanten eine Geheimhaltungserklärung über Passdaten verlangen.
Ein Verweis auf Unterauftragnehmer, damit auch Daten von Parteien, die für den Lieferant tätig sind, einbezogen werden; siehe welche Daten fordere ich von einem Subunternehmer an, das ein Bauteil herstellt.
Ein Verfahren für den Fall, dass Daten fehlen oder nicht stimmen, damit vorher klar ist, welche Schritte unternommen werden, anstatt dass dies bei der Lieferung geklärt werden muss; siehe auch mein Lieferant liefert die Daten nicht — was kann ich tun.

Für Unternehmen, die noch klären müssen, ob diese Vereinbarungen für ihre Produkte bereits relevant sind, geben gilt das digitale Produktpaspoort für meine Produkte und wann wird der Produktpass für Produkte verpflichtend eine erste Orientierung, und bietet was ist ein digitaler produktpass für produkte Hintergrundinformationen zu den Daten, auf die es letztendlich ankommt.

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Mit KI geschrieben auf Basis der obigen Quellen, von einem Menschen überprüft am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.