Geldt het digitaal productpaspoort voor mijn producten?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) is een kaderverordening: artikel 1 zet neer dat de verordening geldt voor "producten" in het algemeen, maar de verordening zelf verplicht nog niet meteen tot een paspoort voor elk product dat op de markt komt. Dat gebeurt pas per productgroep, via een apart besluit. Voor de vraag "geldt het voor mijn producten?" zijn er daarom eigenlijk twee stappen te onderscheiden, en beide zijn relevant voor een bedrijf dat producten in meerdere categorieën voert.

Nagaan of uw product binnen het toepassingsgebied van de ESPR valt

Artikel 1 van de ESPR omschrijft het onderwerp en toepassingsgebied van de verordening: fysieke goederen die in de EU op de markt worden gebracht of in gebruik worden genomen, met een aantal uitzonderingen zoals voedsel, diervoeder en geneesmiddelen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit in de praktijk dat het waard is om per productlijn te bekijken of die onder een uitzondering valt of niet. Wie twijfelt over de precieze afbakening, vindt een uitgebreidere uitleg op welke producten van het midden- en kleinbedrijf vallen onder de ESPR. Deze stap alleen zegt nog niets over een verplicht paspoort — dat volgt uit de tweede stap.

Nagaan of er voor uw productgroep al een gedelegeerde handeling is vastgesteld

Artikel 9 van de ESPR bepaalt dat het digitaal productpaspoort verplicht wordt gesteld per productgroep, via gedelegeerde handelingen die de Europese Commissie voor elke groep afzonderlijk vaststelt. Dat betekent dat "de ESPR geldt voor mijn productcategorie" niet automatisch gelijk is aan "ik moet nu een paspoort maken". Voor een bedrijf met meerdere productlijnen is dit een onderscheid dat verwarring kan voorkomen: de ene lijn kan al onder een vastgestelde regeling vallen, terwijl een andere lijn nog wacht op een gedelegeerde handeling die er nog niet is. Meer over hoe die handelingen tot stand komen en waarom ze bepalend zijn, staat op wat is een gedelegeerde handeling en waarom bepaalt die wat ik moet doen. Wanneer welke productgroep aan de beurt is, en in welk tempo dat gaat, is te vinden op in welke volgorde krijgen productgroepen een verplicht paspoort.

De juiste productgroep(en) voor uw producten vaststellen

Voor een fabrikant of importeur met een breed assortiment is het vaststellen van de juiste productgroep zelf al een stap die aandacht vraagt. Sommige producten vallen zonder discussie in één categorie, andere bestaan uit onderdelen die elk een eigen paspoortregeling kunnen krijgen. Wie hier houvast zoekt, kan de indeling verkennen via onder welke productgroep valt mijn product. Voor producten die niet netjes in één hokje passen, bijvoorbeeg een toestel met een geïntegreerde batterij of elektronica, is het goed om te weten dat meerdere paspoortverplichtingen naast elkaar kunnen bestaan; dat is uitgewerkt op mijn product valt in meerdere productgroepen — wat betekent dat.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk van bedrijven met meerdere productlijnen steeds terug.

Een bedrijf gaat ervan uit dat omdat de ESPR "voor alle producten" geldt, er ook meteen een paspoort nodig is. De verordening zet het kader, maar de daadwerkelijke verplichting ontstaat pas per productgroep. Wie dit verschil niet scherp heeft, besteedt tijd aan een paspoort voor een productlijn die nog geen gedelegeerde handeling heeft, terwijl een andere lijn — waarvoor de verplichting wél al geldt — blijft liggen.

Een ander terugkerend punt is de veronderstelling dat kleinere bedrijven buiten schot blijven. Bedrijfsomvang is geen automatisch vrijstellingscriterium binnen de ESPR-systematiek; dat is nader te lezen op geldt het productpaspoort ook voor kleine bedrijven. Wie op basis van personeelsaantal concludeert dat de verplichting niet gaat gelden, kan voor een onaangename verrassing komen te staan zodra de productgroep wél wordt aangewezen.

Een derde situatie: een product bestaat uit een samenstel van onderdelen die elk een eigen regeling kennen. Het schoolvoorbeeld hiervan is een product met een batterij — de batterij valt onder een andere regeling dan het digitaal productpaspoort van de ESPR, en de twee paspoorten hebben een ander toepassingsgebied en andere gegevens. Het verschil daartussen wordt behandeld op wat is het verschil tussen het batterijpaspoort en het digitaal productpaspoort, en een concreet voorbeeld van een product met meerdere paspoortplichten staat op hoeveel productpaspoorten heeft een e-bike nodig. Bedrijven die dit onderscheid niet maken, lopen het risico één paspoort te maken waar er eigenlijk twee nodig zijn — of omgekeerd, dubbel werk te doen voor iets dat al gedekt is.

Een vierde punt is dat bedrijven soms wachten met voorbereiding tot de verplichting daadwerkelijk ingaat, en dan merken dat de gegevens die in het paspoort moeten komen niet zomaar uit de bestaande administratie te halen zijn. Welke gegevens dat precies zijn, verschilt per productgroep, maar een indruk van de aard van die gegevens staat op welke gegevens komen er in het paspoort van producten.

Een vijfde situatie is dat een bedrijf met meerdere merken of productlijnen de indeling per lijn niet centraal bijhoudt, waardoor bij een controle of klantvraag niet snel te reconstrueren is welke lijn onder welke regeling valt en sinds wanneer.

Wat u kunt vastleggen

Voor een bedrijf dat overzicht wil houden over meerdere productgroepen, is het praktisch om een aantal zaken schriftelijk vast te leggen, ook los van een eventuele wettelijke verplichting daartoe:

• Een overzicht per productlijn van de productgroep waarin die valt, met de onderbouwing van die indeling.
• Een notitie per productlijn of er al een gedelegeerde handeling voor die groep is vastgesteld, en zo niet, wanneer die verwacht wordt.
• Een vastlegging van producten die in meerdere productgroepen vallen of uit onderdelen bestaan met een eigen paspoortregeling, zoals een geïntegreerde batterij.
• Een lijst van de gegevens die per productgroep straks in het paspoort moeten komen, en waar die gegevens binnen de organisatie vandaan komen.
• Afspraken over wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het volgen van nieuwe gedelegeerde handelingen die relevant zijn voor het eigen assortiment.

Wie deze indeling nog niet scherp heeft, kan als vertrekpunt de basis nog eens doorlopen op wat is een digitaal productpaspoort voor producten en de bredere gevolgen voor de eigen sector bekijken via wat verandert de ESPR voor het midden- en kleinbedrijf.