Welke gegevens komen er in het productpaspoort van producten?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR zelf geeft geen kant-en-klare lijst met precies de gegevensvelden die in elk productpaspoort horen. Artikel 10 van de ESPR beschrijft wél de categorieën informatie die een digitaal productpaspoort kan moeten bevatten, en artikelen 5 tot en met 7 van de ESPR bepalen dat de concrete inhoud per productgroep wordt vastgelegd. Dat betekent dat de daadwerkelijke gegevensset voor bijvoorbeeld textiel, meubels of elektronica per productgroep verschilt en pas vaststaat op het moment dat een gedelegeerde handeling voor die productgroep is vastgesteld. Wat nu al wel te zeggen is, is welke soorten verplichtingen op een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers afkomen zodra die gedelegeerde handeling er is.

Productidentificatie vastleggen en actueel houden

Een productpaspoort draait om een unieke koppeling tussen een fysiek product (of een productmodel) en een set gegevens. Dat vraagt om een intern proces waarin duidelijk is welke productcode, batch of serienummer bij welke paspoortgegevens hoort. Voor een bedrijf met meerdere productlijnen en eventueel meerdere productiepartijen betekent dit dat de administratie die nu misschien in een ERP-systeem of Excel-bestand staat, gestructureerd genoeg moet zijn om automatisch of semi-automatisch in een paspoort te worden overgenomen.

Materiaal- en samenstellingsgegevens aanleveren

Artikel 7 van de ESPR noemt informatievereisten die kunnen gaan over materiaalsamenstelling, aanwezigheid van stoffen die de recyclebaarheid beïnvloeden, en herkomst van grondstoffen. Voor een fabrikant betekent dit dat de eigen inkoopketen en receptuur- of stuklijstgegevens op orde moeten zijn: niet alleen wat er in het eindproduct zit, maar ook waar dat vandaan komt. Voor een importeur ligt de opgave anders: die gegevens moeten bij de buitenlandse leverancier worden opgevraagd en gecontroleerd, wat afhankelijkheid van die leverancier met zich meebrengt.

Duurzaamheids- en prestatiegegevens opnemen

Artikelen 5 en 6 van de ESPR gaan over ecologisch ontwerp en prestatievereisten, zoals energieverbruik, levensduur, of milieueffecten. Als die vereisten voor een productgroep gelden, komt de onderliggende testdata in het paspoort terecht. Dat is niet alleen een kwestie van gegevens overtypen: de vraag volgens welke methode de waarden voor het paspoort gemeten moeten worden bepaalt of de eigen testresultaten wel geschikt zijn om te gebruiken, of dat er aanvullend getest moet worden.

Reparatie-, onderdelen- en recyclinginformatie toevoegen

Voor een deel van de productgroepen ligt het voor de hand dat er ook praktische informatie in het paspoort komt over onderhoud en einde levensduur. Of en hoe uitgebreid dat moet, en of informatie over reparatie en onderdelen in het productpaspoort moet en welke informatie over recycling in het productpaspoort moet, verschilt weer per productgroep. Voor een bedrijf dat al een reparatiehandleiding of onderdelenlijst bijhoudt, is dat een kwestie van herstructureren; voor een bedrijf dat dat nog niet doet, is dat nieuw werk.

Gegevens beschikbaar houden voor de juiste doelgroep

Niet alle informatie in een paspoort is voor iedereen bedoeld. Een deel is voor de consument, een deel voor marktdeskundigen, en een deel alleen voor toezichthouders. Dat onderscheid is relevant bij het inrichten van het paspoort en komt aan de orde bij de vraag wie welke gegevens uit het productpaspoort mag inzien. Voor een bedrijf dat gevoelig ligt op het delen van receptuur of leveranciersinformatie is dit een van de eerste vragen die beantwoord moet worden voordat het paspoort wordt samengesteld.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste terugkerende situatie is dat een bedrijf de gegevens die het al heeft (bijvoorbeeld voor een CE-markering of een milieukeurmerk) één-op-één in het paspoort wil zetten, terwijl de gedelegeerde handeling voor die productgroep een net andere indeling of eenheid vraagt. De data bestaat dan wel, maar niet in de vorm die nodig is.

Een tweede situatie is dat de materiaalinformatie afkomstig van een toeleverancier onvolledig of verouderd blijkt te zijn op het moment dat die in het paspoort moet worden opgenomen. Vooral bij importeurs met meerdere schakels in de keten komt dit voor, omdat de vraag om gedetailleerde samenstellingsgegevens niet altijd standaard onderdeel is van de inkooprelatie.

Een derde situatie is dat een bedrijf gegevens als bedrijfsvertrouwelijk beschouwt die eigenlijk voor het publieke deel van het paspoort bedoeld zijn, of omgekeerd: gegevens openbaar deelt die eigenlijk afgeschermd hadden kunnen blijven. Dit speelt bijvoorbeeld bij receptuur of leveranciersnamen, en hangt samen met de vraag of bedrijfsgevoelige gegevens over producten openbaar gemaakt moeten worden.

Een vierde situatie ontstaat wanneer een productwijziging — een andere grondstof, een aangepast onderdeel — niet wordt doorgevoerd in het al gepubliceerde paspoort. Dat raakt aan de vraag hoe vaak de gegevens in het productpaspoort bijgewerkt moeten worden, en aan de vraag wat te doen bij een fout die al in een gepubliceerd paspoort ontdekt wordt.

Een vijfde situatie is dat een bedrijf de gegevens alleen in het Nederlands aanlevert, terwijl het product ook in andere lidstaten wordt verkocht. Dat raakt de vraag of het productpaspoort in meerdere talen aangeboden moet worden, iets wat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien bij de eerste opzet van een paspoort.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per productgroep van welke gedelegeerde handeling van toepassing is en welke gegevenscategorieën die voorschrijft.
• Een intern register waarin productcodes, batches en serienummers gekoppeld worden aan de bijbehorende paspoortgegevens.
• Documentatie van de meetmethode die is gebruikt voor prestatie- en duurzaamheidsgegevens, inclusief de testrapporten waarop die zijn gebaseerd.
• Een leveranciersoverzicht met afspraken over het aanleveren en actualiseren van materiaal- en samenstellingsgegevens.
• Een classificatie van gegevens naar doelgroep (consument, marktdeskundige, toezichthouder), zodat bij publicatie meteen duidelijk is wat openbaar wordt en wat niet.
• Een procedure voor het corrigeren van gegevens na publicatie, inclusief wie daarvoor verantwoordelijk is.
• Een overzicht van de talen waarin het product wordt aangeboden, gekoppeld aan de talen waarin de paspoortgegevens beschikbaar moeten zijn.

Voor bedrijven die deze onderdelen nog niet gestructureerd hebben, bieden onze sjablonen een startpunt om de gegevensverzameling per productgroep op te zetten voordat de eerste gedelegeerde handeling voor die groep van kracht wordt.