Mitä tietoja tuotteiden tuotepassiin sisältyy?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

ESPR itse ei tarjoa valmiista luetteloa siitä, mitkä tietokentät kuuluvat jokaisen tuotepassin sisältöön. ESPR:n 10 artikla kuvaa kuitenkin tietokategorioita, joita digitaalinen tuotepassi voi sisältää, ja ESPR:n 5–7 artiklat määrittelevät, että konkreettinen sisältö vahvistetaan tuoteryhmittäin. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi tekstiilin, huonekalujen tai elektroniikan todellinen tietojoukko vaihtelee tuoteryhmittäin ja vahvistetaan vasta silloin, kun delegoitu säädös kyseiselle tuoteryhmälle on vahvistettu. Mitä voidaan jo nyt sanoa, on se, mitkä velvoitteiden lajit kohdistuvat yritykseen, jonka henkilöstömäärä on 10–100 työntekijää, heti kun delegoitu säädös on voimassa.

Tuotteen tunnistamisen tallentaminen ja ajantasaistaminen

Tuotepassi perustuu ainutlaatuiseen yhteyteen fyysisen tuotteen (tai tuotemallin) ja tietojoukon välillä. Tämä edellyttää sisäistä prosessia, jossa on selkeästi määritelty, mikä tuotekoodi, erä tai sarjanumero vastaa mitä passin tietoja. Yritykselle, jolla on useita tuotelinjoja ja mahdollisesti useita tuotantoerinä, tämä tarkoittaa, että hallinto, joka saattaa nyt olla ERP-järjestelmässä tai Excel-tiedostossa, on oltava riittävän jäsennelty, jotta se voidaan siirtää passioon automaattisesti tai puoliautomattisesti.

Materia- ja koostumustietojen toimittaminen

ESPR:n 7 artikla mainitsee tietoehdot, jotka voivat koskea materiaalikoostumusta, kierrätettävyyteen vaikuttavien aineiden esiintymistä ja raaka-aineiden alkuperää. Valmistajalle tämä tarkoittaa, että omien hankintojen ketju ja reseptiikka- tai rakennelista-aineiston on oltava kunnossa: ei vain sitä, mitä lopputuotteessa on, vaan myös mistä se tulee. Tuontiyrityksen tehtävä on erilainen: nämä tiedot on saatava ulkomaiselta toimittajalta ja tarkistettava, mikä merkitsee riippuvuutta kyseisestä toimittajasta.

Kestävyyden ja suorituskyvyn tietojen sisällyttäminen

ESPR:n 5 ja 6 artikla käsittelevät ekosuunnittelua ja suoritusvaatimuksia, kuten energiankulutusta, käyttöikää tai ympäristövaikutuksia. Jos nämä vaatimukset koskevat tuoteryhmää, passioon päätyy taustalla oleva testaustieto. Tämä ei ole pelkästään tietojen uudelleen kirjoittamisen kysymys: se kysymys, minkä menetelmän mukaan passioon tarkoitettujen arvojen on oltava mitattu määrää, ovatko omat testausjärjestelmän tulokset soveltuvia käyttöön vai onko suoritettava täydentävä testaus.

Korjaus-, varaosa- ja kierrätystietojen lisääminen

Monilla tuoteryhmillä on ilmeistä, että passioon sisältyy myös käytännön tietoa huollosta ja käyttöiän päättymisestä. Se, pitääkö sitä olla ja kuinka yksityiskohtaisesti, pitääkö tiedot korjauksesta ja osista sisällyttää tuotepassiin ja mitä kierrätystietoja tuotepassiin on sisällytettävä, vaihtelee tuoteryhmittäin. Yritykselle, joka jo ylläpitää korjaajaohjeita tai varaosaluetteloa, kyse on uudelleenjäsentelystä; yritykselle, joka sitä ei vielä tee, kyse on uudesta työstä.

Tietojen saatavuus asianmukaisen kohderyhmän kannalta

Kaikki passioon sisältyvät tiedot eivät ole tarkoitettu kaikille. Osa on kuluttajille, osa markkinoiden asiantuntijoille ja osa vain valvontaviranomaisille. Tämä ero on merkityksellinen passin järjestämisen kannalta ja tulee esiin kysymyksessä, kuka saa nähdä mitkä tuotepassin tiedot. Yritykselle, jonka kannalta reseptiikan tai toimittajatietojen jakaminen on herkkää, tämä on yksi ensimmäisistä kysymyksistä, jotka on ratkaistava ennen passin kokoonpanoa.

Missä käytännössä menee pieleen

Yleinen toistuvasti esiintyvä tilanne on, että yritys haluaa laittaa tiedot, jotka sillä jo on (esimerkiksi CE-merkinnälle tai ympäristömerkkille), sellaisenaan passioon, kun taas kyseisen tuoteryhmän delegoitu säädös edellyttää hieman erilaista järjestelyä tai yksikköä. Tiedot ovat olemassa, mutta eivät siinä muodossa, joka tarvitaan.

Toinen tilanne on, että toimittajalta saadut materiaalitiedot osoittautuvat epätäydellisiksi tai vanhentuneiksi silloin, kun ne on tarkoitus sisällyttää passiin. Erityisesti monissa ketjun vaihteissa toimivilla tuojilla tämä esiintyy, koska yksityiskohtaisten koostumustietojen pyytäminen ei aina ole vakiintunut osa ostosuhteita.

Kolmas tilanne on se, että yritys pitää sellaisia tietoja liikesalaisuuksina, jotka ovat itse asiassa tarkoitettu passin julkiseen osaan, tai päinvastoin: jakaa julkisesti tietoja, jotka olisivat voineet jäädä suojattuihin. Tämä koskee esimerkiksi reseptiikkaa tai toimittajien nimiä, ja liittyy kysymykseen onko yrityksen kannalta herkkiä tuotteen tietoja julkistettava.

Neljäs tilanne syntyy, kun tuotteen muutos – eri raaka-aine, muutettu komponentti – ei ole päivitettynä jo julkaistussa pasissa. Tämä koskee kysymystä kuinka usein tuotepassin tietoja on päivitettävä, ja kysymystä siitä, mitä tehdään virheessä, joka havaitaan jo julkaistussa pasissa.

Viides tilanne on se, että yritys toimittaa tiedot vain hollannin kielellä, vaikka tuotetta myydään myös muissa jäsenvaltioissa. Tämä koskee kysymystä onko tuotepassia tarjottava useilla kielillä, mikä jää helposti huomaamatta passin alustavan laatimisen yhteydessä.

Mitä voit dokumentoida

• Kunkin tuoteryhmän osalta yleiskatsaus siitä, mikä delegoitu säädös on sovellettava, ja mitkä tietojen luokat sillä määrätään.
• Sisäinen rekisteri, jossa tuotekodit, erät ja sarjanumerot linkitetään niihin liittyviin passitietoihin.
• Käytetyn mittausmenetelmän dokumentaatio suorituskyky- ja kestävyystiedoille, mukaan lukien testiraportit, joille ne perustuvat.
• Toimittajaluettelo, jossa on sovittu materiaali- ja koostumustietojen toimittamisesta ja päivittämisestä.
• Tietojen luokittelu kohderyhmittäin (kuluttaja, markkinaasiantuntija, valvontaviranomainen), jotta julkaisun yhteydessä on heti selvää, mitkä tiedot tulevat julkisiksi ja mitkä eivät.
• Menettelytapa tietojen korjaamiseksi julkaisun jälkeen, mukaan lukien se, kuka on siitä vastuussa.
• Luettelo kielistä, joilla tuotetta tarjotaan, linkitettynä kieliin, joilla passitiedot on saatavilla.

Yrityksille, jotka eivät ole vielä järjestäneet näitä osia strukturoidulla tavalla, sjabloonimme tarjoavat lähtökohtaa tiedonkeruun järjestämiseen tuoteryhmittäin ennen kuin ensimmäinen delegoitu säädös kyseiselle ryhmälle tulee voimaan.