Welche Daten kommen in den Produktpass von Produkten?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR selbst bietet keine schlüsselfertige Liste mit genau denjenigen Datenfeldern, die in jedes Produktpass gehören. Artikel 10 der ESPR beschreibt zwar die Kategorien von Informationen, die ein digitales Produktpass enthalten kann, und die Artikel 5 bis 7 der ESPR bestimmen, dass der konkrete Inhalt pro Produktgruppe festgelegt wird. Das bedeutet, dass der tatsächliche Datensatz beispielsweise für Textilien, Möbel oder Elektronik pro Produktgruppe unterschiedlich ist und erst dann feststeht, wenn ein delegierter Rechtsakt für diese Produktgruppe angenommen wurde. Was bereits jetzt gesagt werden kann, ist, welche Arten von Verpflichtungen auf ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern zukommen, sobald dieser delegierte Rechtsakt vorliegt.

Produktidentifizierung dokumentieren und aktuell halten

Ein Produktpass dreht sich um eine eindeutige Verknüpfung zwischen einem physischen Produkt (oder einem Produktmodell) und einem Datensatz. Dies erfordert einen internen Prozess, in dem klar ist, welcher Produktcode, welche Charge oder welche Seriennummer zu welchen Passantdaten gehört. Für ein Unternehmen mit mehreren Produktlinien und möglicherweise mehreren Produktionschargen bedeutet dies, dass die Verwaltung, die sich möglicherweise derzeit in einem ERP-System oder einer Excel-Datei befindet, strukturiert genug sein muss, um automatisch oder halbautomatisch in einen Pass überführt zu werden.

Material- und Zusammensetzungsdaten bereitstellen

Artikel 7 der ESPR nennt Informationserfordernisse, die sich auf die Materialzusammensetzung, das Vorhandensein von Stoffen, die die Recycelbarkeit beeinflussen, und die Herkunft von Rohstoffen beziehen können. Für einen Hersteller bedeutet dies, dass die eigene Lieferkette und die Rezeptur- oder Stücklistendaten in Ordnung sein müssen: nicht nur, was im Endprodukt enthalten ist, sondern auch, woher es kommt. Für einen Importeur ist die Aufgabe anders: Diese Daten müssen beim ausländischen Lieferanten angefordert und überprüft werden, was eine Abhängigkeit von diesem Lieferanten mit sich bringt.

Nachhaltigkeits- und Leistungsdaten einbeziehen

Die Artikel 5 und 6 der ESPR befassen sich mit umweltgerechter Gestaltung und Leistungsanforderungen, wie Energieverbrauch, Lebensdauer oder Umweltauswirkungen. Wenn diese Anforderungen für eine Produktgruppe gelten, fließen die zugrunde liegenden Testdaten in den Pass ein. Dies ist nicht nur eine Frage des Abschreibens von Daten: die Frage, nach welcher Methode die Werte für den Pass gemessen werden müssen, bestimmt, ob die eigenen Testergebnisse verwendbar sind oder ob zusätzliche Tests erforderlich sind.

Reparatur-, Ersatzteil- und Recyclinginformationen hinzufügen

Für einen Teil der Produktgruppen liegt es nahe, dass es auch praktische Informationen im Pass über Wartung und Lebensende gibt. Ob und wie umfassend dies sein muss, und ob Informationen über Reparatur und Ersatzteile im Produktpass enthalten sein müssen, und welche Informationen über Recycling im Produktpass enthalten sein müssen,, unterscheidet sich wieder pro Produktgruppe. Für ein Unternehmen, das bereits eine Reparaturanleitung oder Unterteilliste führt, ist das eine Frage der Umstrukturierung; für ein Unternehmen, das dies noch nicht tut, ist das neue Arbeit.

Daten der richtigen Zielgruppe zur Verfügung stellen

Nicht alle Informationen in einem Pass sind für jeden bestimmt. Ein Teil ist für den Verbraucher, ein Teil für Marktexperten und ein Teil nur für Aufsichtsbehörden. Diese Unterscheidung ist relevant bei der Gestaltung des Passes und wird bei der Frage berücksichtigt, wer welche Daten aus dem Produktpass einsehen darf,. Für ein Unternehmen, das empfindlich bei der Weitergabe von Rezeptur- oder Lieferanteninformationen ist, ist dies eine der ersten Fragen, die beantwortet werden muss, bevor der Pass zusammengestellt wird.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine erste wiederkehrende Situation ist, dass ein Unternehmen die Daten, die es bereits hat (beispielsweise für eine CE-Kennzeichnung oder ein Umweltzeichen), eins zu eins in den Pass eintragen möchte, während der delegierte Rechtsakt für diese Produktgruppe eine etwas andere Anordnung oder Einheit verlangt. Die Daten existieren dann zwar, aber nicht in der erforderlichen Form.

Eine zweite Situation besteht darin, dass die Materialinformationen eines Zulieferers zum Zeitpunkt der Aufnahme in das Paspoort unvollständig oder veraltet sind. Dies kommt besonders bei Importeuren mit mehreren Gliedern in der Kette vor, da die Frage nach detaillierten Zusammensetzungsdaten nicht immer standardmäßig Teil der Einkaufsbeziehung ist.

Eine dritte Situation entsteht, wenn ein Unternehmen Daten als Betriebsgeheimnis einstuft, die eigentlich für den öffentlichen Teil des Paspoorts bestimmt sind, oder umgekehrt: Daten öffentlich macht, die hätten abgeschirmt werden können. Dies spielt beispielsweise bei Rezepturen oder Lieferantennamen eine Rolle und hängt mit der Frage zusammen ob geschäftssensible Daten über Produkte veröffentlicht werden müssen.

Eine vierte Situation entsteht, wenn eine Produktänderung – ein anderer Rohstoff, ein angepasstes Bauteil – nicht im bereits veröffentlichten Paspoort aktualisiert wird. Dies berührt die Frage wie häufig die Daten im Produktpasset aktualisiert werden müssen, und die Frage, was zu tun ist bei einem Fehler, der bereits in einem veröffentlichten Paspoort entdeckt wird.

Eine fünfte Situation besteht darin, dass ein Unternehmen die Daten nur auf Niederländisch einreicht, während das Produkt auch in anderen Mitgliedstaaten verkauft wird. Dies berührt die Frage ob das Produktpasset in mehreren Sprachen angeboten werden muss, etwas, das bei der ersten Einrichtung eines Paspoorts leicht übersehen wird.

Was Sie dokumentieren können

• Eine Übersicht nach Produktgruppe, welche delegierte Handlung anwendbar ist und welche Datenkategorien diese vorschreibt.
• Ein internes Register, in dem Produktcodes, Chargen und Seriennummern mit den entsprechenden Paspoort-Daten verknüpft werden.
• Dokumentation der Messmethode, die für Leistungs- und Langlebarkeitsdaten verwendet wurde, einschließlich der Testberichte, auf denen diese basieren.
• Ein Lieferantenverzeichnis mit Vereinbarungen über die Bereitstellung und Aktualisierung von Material- und Zusammensetzungsdaten.
• Eine Klassifizierung von Daten nach Zielgruppe (Verbraucher, Marktfachmann, Überwachungsbehörde), damit bei der Veröffentlichung sofort klar ist, was öffentlich wird und was nicht.
• Ein Verfahren zur Korrektur von Daten nach der Veröffentlichung, einschließlich der Frage, wer dafür verantwortlich ist.
• Ein Verzeichnis der Sprachen, in denen das Produkt angeboten wird, verknüpft mit den Sprachen, in denen die Paspoort-Daten verfügbar sein müssen.

Für Unternehmen, die diese Komponenten noch nicht strukturiert haben, bieten unsere Vorlagen einen Ausgangspunkt, um die Datenerfassung pro Produktgruppe einzurichten, bevor die erste delegierte Handlung für diese Gruppe in Kraft tritt.