Vilka uppgifter ingår i det digitala produktpasset för produkter?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

ESPR själv tillhandahåller ingen färdigtillverkad lista med exakt vilka datafält som ska ingå i varje produktpass. Artikel 10 i ESPR beskriver väl de informationskategorier som ett digitalt produktpass kan behöva innehålla, och artiklarna 5 till och med 7 i ESPR fastställer att det konkreta innehållet per produktgrupp fastläggs. Detta innebär att den faktiska datamängden för till exempel textilier, möbler eller elektronik skiljer sig per produktgrupp och först är fastställd när en delegerad handling för den produktgruppen har fastställts. Det som redan nu kan sägas är vilka slags skyldigheter som kommer på ett företag med 10 till 100 anställda när den delegerade handlingen är på plats.

Registrera och uppdatera produktidentifikation

Ett produktpass bygger på en unik länkning mellan en fysisk produkt (eller en produktmodell) och en uppsättning data. Det kräver en intern process där det är klart vilken produktkod, batch eller serienummer som motsvarar vilka paspoortdata. För ett företag med flera produktlinjer och eventuellt flera produktionsserier innebär detta att den administration som kanske nu finns i ett ERP-system eller en Excel-fil måste vara strukturerad nog för att automatiskt eller halvautomatiskt överföras till ett pass.

Leverera material- och sammansättningsdata

Artikel 7 i ESPR nämner informationskrav som kan gälla materialssammanfattning, förekomst av ämnen som påverkar återvinningsbarhet och ursprung för råvaror. För en tillverkare innebär detta att den egna inköpskedjan och receptur- eller strukturlistedata måste vara i ordning: inte bara vad som finns i slutprodukten, utan också varifrån det kommer. För en importör ligger uppgiften annorlunda: dessa data måste begäras från och kontrolleras hos den utländska leverantören, vilket medför beroende av denna leverantör.

Inkludera hållbarhets- och prestandadata

Artiklarna 5 och 6 i ESPR handlar om ekodesign och prestandakrav, såsom energiförbrukning, livslängd eller miljöeffekter. Om dessa krav gäller för en produktgrupp, hamnar underliggande testdata i passet. Det är inte bara en fråga om att skriva över data: frågan enligt vilken metod värdena för passet måste mätas avgör om de egna testresultaten är lämpliga att använda, eller om ytterligare testning måste genomföras.

Lägg till reparations-, delar- och återvinningsinformation

För en del av produktgrupperna är det uppenbart att det också kommer praktisk information i passet om underhåll och slutet av livslängden. Huruvida och hur omfattande det ska vara, och om information om reparation och delar måste ingå i produktpasset och vilken information om återvinning som måste ingå i produktpasset, varierar beroende på produktgrupp. För ett företag som redan upprätthåller en reparationsmanual eller en delälista är det en fråga om omstrukturering; för ett företag som ännu inte gör det är det nya arbete.

Håll data tillgänglig för rätt målgrupp

Inte all information i ett pass är avsedd för alla. En del är för konsumenten, en del för marknadsexperter och en del endast för tillsynsmyndigheter. Denna distinktion är relevant när passet inrättas och kommer upp när man frågar sig vem som får se vilka data från produktpasset. För ett företag som är känsligt för att dela receptur- eller leverantörsuppgifter är detta en av de första frågorna som måste besvaras innan passet sammanställs.

Där det går fel i praktiken

En första återkommande situation är när ett företag vill placera de data som det redan har (till exempel för en CE-märkning eller en miljömärkning) en-till-en i passet, medan den delegerade handlingen för den produktgruppen kräver en något annan indelning eller enhet. Data finns då, men inte i den form som behövs.

En andra situation är att materialinformationen från en underleverantör visar sig vara ofullständig eller föråldrad när den ska ingå i passet. Detta förekommer särskilt hos importörer med flera led i kedjan, eftersom kravet på detaljerade sammansättningsuppgifter inte alltid är en standarddel av inköpsrelationen.

En tredje situation är att ett företag betraktar uppgifter som affärshemligheter som faktiskt är avsedda för den offentliga delen av passet, eller omvänt: delar uppgifter offentligt som faktiskt kunde ha varit skärmade. Detta gäller till exempel receptur eller leverantörsnamn, och hänger samman med frågan om affärskänslig information om produkter måste offentliggöras.

En fjärde situation uppstår när en produktförändring — en annan råvara, en anpassad del — inte genomförs i det redan publicerade passet. Det berör frågan hur ofta uppgifterna i produktpasset måste uppdateras, och frågan vad som ska göras vid ett fel som redan upptäcktes i ett publicerat pass.

En femte situation är att ett företag endast tillhandahåller uppgifterna på nederländska, medan produkten också säljs i andra medlemsstater. Det berör frågan om produktpasset måste erbjudas på flera språk, något som lätt förbises när ett pass först upprättas.

Vad ni kan dokumentera

• En översikt per produktgrupp över vilken delegerad handling som gäller och vilka datakategorier den föreskriver.
• Ett internt register där produktkoder, batcher och serienummer länkas till motsvarande passuppgifter.
• Dokumentation av mätmetoden som användes för prestations- och hållbarhetsuppgifter, inklusive de testrapporter som de baseras på.
• En leverantörsöversikt med avtal om leverans och uppdatering av material- och sammansättningsuppgifter.
• En klassificering av uppgifter efter målgrupp (konsument, marknadsspecialist, tillsynsmyndighet), så att det vid publicering omedelbar framgår vad som blir offentligt och vad som inte gör det.
• En procedur för att korrigera uppgifter efter publicering, inklusive vem som är ansvarig för det.
• En översikt över de språk som produkten erbjuds på, länkad till de språk som passuppgifterna måste vara tillgängliga på.

För företag som ännu inte har strukturerat dessa komponenter systematiskt erbjuder våra mallar en utgångspunkt för att organisera datainsamlingen per produktgrupp innan den första delegerade handlingen för den gruppen träder i kraft.