Wat is een gedelegeerde handeling en waarom bepaalt die wat ik moet doen?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) is een kaderverordening. Dat betekent dat de verordening zelf vastlegt wat er allemaal kan worden geregeld voor het productpaspoort, maar niet voor elk product apart wat er precies moet gebeuren. Die invulling per productgroep komt in een gedelegeerde handeling: een apart wetgevingsdocument dat de Europese Commissie vaststelt, met daarin de concrete eisen voor bijvoorbeeld textiel, meubels of elektronica. Voor een bedrijf dat producten maakt of importeert, is die gedelegeerde handeling dus het document waar de echte verplichtingen in staan — niet de ESPR zelf.

Weten dat de ESPR de bevoegdheid geeft, niet de eisen zelf

Artikel 4 van de ESPR geeft de Commissie de bevoegdheid om gedelegeerde handelingen vast te stellen per productgroep of productcategorie. De ESPR beschrijft dus het proces en de grenzen waarbinnen dat mag gebeuren, maar legt zelf geen ecodesign-eisen op aan een specifiek product. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat het lezen van de ESPR-tekst alleen niet volstaat om te weten wat er van een product wordt verwacht. Wie wil weten onder welke productgroep een product valt, zoekt uiteindelijk de bijbehorende gedelegeerde handeling op, niet alleen de verordening.

Nagaan wat er in de gedelegeerde handeling voor de eigen productgroep staat

Artikel 8 van de ESPR beschrijft wat een gedelegeerde handeling allemaal kan bevatten: eisen aan duurzaamheid, herbruikbaarheid, reparatie, recyclebaarheid, de informatie die in het productpaspoort komt, en de datadrager waarmee die informatie ontsloten wordt. Dat is een brede opsomming — niet elke gedelegeerde handeling gebruikt alle onderdelen ervan. Voor een bedrijf betekent dit dat de eigen gedelegeerde handeling gelezen moet worden om te zien welke van die onderdelen daadwerkelijk zijn ingevuld voor de eigen productgroep, en welke gegevens er precies in het paspoort moeten komen. Dat verschilt per productgroep en is niet uit de ESPR-tekst zelf af te leiden.

Volgen wanneer de eigen productgroep aan de beurt is

Artikel 18 van de ESPR beschrijft hoe de Commissie prioriteert en plant welke productgroepen als eerste een gedelegeerde handeling krijgen. Er is dus een volgorde, en die volgorde is vastgelegd in werkplannen, niet in de ESPR-tekst zelf. Voor een bedrijf betekent dit dat het zinvol is te volgen in welke volgorde productgroepen aan de beurt zijn, want zolang er voor een productgroep nog geen gedelegeerde handeling is vastgesteld, gelden er ook nog geen concrete paspoortverplichtingen voor die producten.

Onderscheid maken tussen "de ESPR is van toepassing" en "er is al een gedelegeerde handeling"

Dit is een onderscheid dat in de praktijk vaak wordt overgeslagen. De ESPR als kaderverordening is breed van toepassing, maar dat wil niet zeggen dat er voor elk product al concrete verplichtingen bestaan. Een bedrijf dat nagaat of het productpaspoort al voor de eigen producten geldt, doet er dus goed aan specifiek te zoeken naar de gedelegeerde handeling voor de eigen productgroep, in plaats van te veronderstellen dat de ESPR zelf al de verplichting bevat.

Waar het misgaat in de praktijk

Een veelgemaakte misvatting is dat de ESPR-tekst zelf al vertelt welke gegevens in het paspoort moeten komen. De ESPR beschrijft het kader (artikel 8), maar de daadwerkelijke lijst met verplichte gegevens staat in de gedelegeerde handeling van de eigen productgroep — die twee documenten worden nogal eens met elkaar verward.

Een tweede situatie: een bedrijf gaat ervan uit dat omdat de ESPR al in werking is, ook de eigen productgroep al onder een paspoortplicht valt. Zonder gepubliceerde gedelegeerde handeling voor die productgroep is er nog geen concrete verplichting, ook al is de kaderverordening zelf al van kracht.

Een derde situatie ontstaat bij bedrijven met producten in meerdere categorieën. Voor het ene deel van het assortiment kan al een gedelegeerde handeling gelden, voor het andere deel nog niet — met als gevolg dat er intern verschillende regimes naast elkaar lopen zonder dat dat helder is vastgelegd. Dit speelt sterk bij producten die in meerdere productgroepen tegelijk vallen, zoals goed te zien is aan het voorbeeld van een e-bike, die met meerdere onderdelen tegelijk te maken kan hebben.

Een vierde situatie: een bedrijf leest de prioriteringsplannen onder artikel 18 als een harde garantie dat een productgroep op een vaste datum aan de beurt is, en plant daar strak op. Een werkplan geeft een richting en een volgorde, maar is niet gelijk aan de daadwerkelijke publicatie van de gedelegeerde handeling zelf — tussen aankondiging en definitieve tekst kan verschil ontstaan.

Een vijfde situatie doet zich voor bij bedrijven die naast de ESPR ook met andere regelingen te maken hebben, zoals de batterijenverordening. Zonder onderscheid te maken tussen die regelingen is het lastig te zien welk paspoort voor welk onderdeel geldt — iets waar het overzicht van het verschil tussen het batterijpaspoort en het digitaal productpaspoort op ingaat.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van de eigen productgroepen, met per groep of er al een gedelegeerde handeling gepubliceerd is en waar die te vinden is.
• Een korte notitie per productgroep met de status: nog geen gedelegeerde handeling, handeling in voorbereiding (conceptfase), of handeling vastgesteld en van toepassing.
• Een verwijzing naar de specifieke artikelen uit de eigen gedelegeerde handeling die de paspoortinhoud, datadrager en eisen bepalen, zodat dit niet steeds opnieuw hoeft te worden opgezocht.
• Een logboek waarin bijgehouden wordt wanneer de prioriteringsplannen onder artikel 18 zijn geraadpleegd, en welke wijzigingen daarin zijn gesignaleerd voor de eigen productgroepen.
• Een interne toelichting voor wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het volgen van nieuwe gedelegeerde handelingen, zodat deze taak niet informeel bij één persoon blijft liggen.