¿Cómo dejo constancia del suministro de datos del pasaporte en mi contrato de compra?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Un productpaspoort se compone de datos que se generan en algún lugar de la cadena: en el fabricante de un componente, en un subcontratista, o en un importador que pone en el mercado productos de fuera de la UE. Quién debe elaborar en última instancia el pasaporte es algo que depende del propio rol, pero los datos en sí suelen proceder de otra empresa. Esto hace que el contrato de compra sea uno de los lugares prácticos donde se regula el suministro de datos del pasaporte.

Se necesitan datos de los proveedores para poder compilar el pasaporte

La ESPR describe en el artículo 38 que los actores en la cadena de suministro tienen un papel en la puesta a disposición de la información necesaria para el productpaspoort. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa que los propios proveedores — desde el proveedor de materias primas hasta el fabricante de componentes — deben suministrar datos que posteriormente aparecerán en el pasaporte del producto final. Sin ese suministro, falta parte de la información que debe contener el pasaporte. Los datos exactos varían según el grupo de productos y el componente; qué datos debo solicitar a mi proveedor de productos proporciona una descripción general de esto.

Los importadores tienen su propia obligación de verificar y transmitir datos

Quien importa productos de fuera de la UE cae bajo el artículo 29 de la ESPR. En él se establece que los importadores deben verificar si el fabricante ha seguido los procedimientos de conformidad requeridos y si el producto va acompañado de la información necesaria, incluido el productpaspoort. Para una empresa importadora, esto significa que la relación de compra con el fabricante de fuera de la UE no solo se trata de precio y tiempo de entrega, sino también de si y cómo se suministran los datos del pasaporte. Más información sobre este rol se encuentra en qué significa el productpaspoort si importo productos de fuera de la Unión Europea.

La relación de compra debe regular algo sobre la forma y el momento de entrega

Ninguno de los dos artículos prescribe una forma de contrato. Lo que sí se deduce es que en algún lugar de la relación entre comprador y proveedor debe acordarse qué datos se suministran y que esos datos son correctos. Para una empresa que compra a varios proveedores, esta es una tarea práctica: no todos los proveedores suministran datos de la misma manera, en la misma forma o en el mismo momento.

Dónde se producen los errores en la práctica

Una situación común es que el contrato de compra contenga acuerdos sobre calidad, tiempo de entrega y precio, pero nada sobre los datos del pasaporte. El comprador asume entonces que el proveedor "lo regula", mientras que el proveedor no ve en ello una obligación separada porque el contrato no dice nada al respecto.

También sucede que los datos se suministran, pero demasiado tarde — después de la entrega del producto, cuando el pasaporte ya debe estar presente en el momento de la entrega. Sin un acuerdo sobre el momento de la entrega, se produce un retraso que no está en manos del comprador, sino del proveedor, aunque el comprador es quien sufre las consecuencias.

Una tercera situación: el proveedor suministra datos, pero no en una forma que sea procesable — un PDF con texto libre en lugar de datos estructurados que se ajusten al pasaporte. El resultado es que el comprador tiene que convertir manualmente los datos, con riesgo de errores. Cómo verificar esos datos se explica en cómo verifico si los datos de mi proveedor son correctos.

Además, ocurre que una empresa cambia de proveedor sin que en el contrato conste nada sobre los datos del proveedor anterior que ya han sido procesados en un pasaporte existente. Esto plantea la cuestión de si y cómo debe ajustarse el pasaporte, un tema que se trata en cambio de proveedor, ¿debe ajustarse el productpaspoort.

Por último, surgen problemas cuando un proveedor suministra componentes que se procesan en varios grupos de productos y el contrato no aclara qué datos son necesarios para cada aplicación. Esto ocurre, por ejemplo, en mi proveedor suministra componentes de diferentes grupos de productos — ¿cómo debo proceder.

Lo que puede documentar

En el contrato de compra, o en un anexo del mismo, pueden incluirse los siguientes elementos:

• Una descripción de los datos a suministrar, adaptada al grupo de productos del componente o del producto final, para que el proveedor sepa qué información se espera.
• El momento de entrega, por ejemplo vinculado a la entrega del producto en sí, de modo que los datos no tengan que solicitarse posteriormente.
• La forma en que se suministran los datos, para que puedan procesarse en el pasaporte sin necesidad de reescribirlos.
• Una disposición sobre la exactitud de los datos, en la que el proveedor declara que la información suministrada es correcta en el momento de la entrega.
• Un acuerdo sobre cambios, de modo que quede claro qué sucede si cambia un proveedor o si se modifica un componente — relevante en situaciones como las descritas en utilizo múltiples proveedores para el mismo componente, ¿cómo funciona el pasaporte entonces.
• Una cláusula de confidencialidad, en caso de que el proveedor considere los datos como confidenciales; véase ¿puedo pedir a mi proveedor un acuerdo de confidencialidad sobre los datos del pasaporte.
• Una referencia a los subcontratistas, para que también se incluyan los datos de las partes que trabajan para el proveedor; véase ¿qué datos solicito a un subcontratista que fabrica un componente.
• Un procedimiento en caso de que falten datos o sean incorrectos, de modo que quede claro de antemano qué pasos se dan en lugar de tener que aclararlo en el momento de la entrega; véase también mi proveedor no entrega los datos — ¿qué puedo hacer.

Para las empresas que aún tienen que determinar si estos acuerdos ya son relevantes para sus productos, ¿se aplica el pasaporte digital de productos a mis productos y cuándo es obligatorio el pasaporte digital de productos para los productos una primera orientación, y proporciona qué es un pasaporte digital de productos para productos antecedentes sobre los datos que finalmente están en juego.