Kako v svojem nakupnem pogodbi dokumentiram dostavo podatkov potnega lista?

Kaj beležite: obveznost dobave podatkov potnega lista

Pogodba o nakupu lahko določi, da dobavitelj zagotovi podatke, potrebne za sestavo digitalnega produktnega potnega lista, in da je ta dobava pogoj za sprejetje proizvoda. To konkretno pomeni: katere podatke dobavitelj zagotovi, v kakšni obliki, do katerega trenutka v procesu nakupa in kaj se zgodi, če podatki manjkajo ali se kasneje spremenijo. ESPR že določa obveznost posredovanja informacij za akterje v dobavni verigi, vendar je natančen način delovanja — kako, kdaj, v kakem formatu — nekaj, kar stranke dogovorijo v svoji pogodbi.

Za katere velja in kaj ne

Ta dogovor je relevanten za vse, ki kupujejo dele, materiale ali izdelane proizvode, ki sodijo pod skupino proizvoda, za katero bo veljal digitalni produktni potni list. To velja za proizvajalce, ki kupujejo pri dobaviteljih, in za uvozniki, ki kupujejo proizvode izven EU. Ne velja za nakup proizvodov ali delov, ki sodijo zunaj določenih skupin proizvodov — zaenkrat ni obveznosti za potni list in zato ni osnove za pogodbenosno prisilo dobave podatkov na podlagi ESPR. Razlikovanje med vlogo proizvajalca in vlogo uvoznika je tudi relevantno: članek 29 ESPR (Uredbe (EU) 2024/1781) posebej opisuje, kaj se pričakuje od uvoznikov, medtem ko je članek 38 bolj splošen glede akterjev v dobavni verigi nasploh.

Od kdaj je to relevantno

Fiksnega datuma, do katerega mora biti ta pogodbena dogovor povsod sklonjen, ni — to je odvisno od trenutka, ko delegirani akt določi specifično skupino proizvodov, in od pripadajočih rokov za to skupino. To je za vsako skupino proizvodov določeno v ločeni zakonodaji, ki se mora še pojaviti ali še ni vključena v te vire. Kar je zanesljivo: takoj ko proizvod sodi pod določeno skupino proizvodov, nastane obveznost akterjev v dobavni verigi, da zagotovijo relevantne informacije na podlagi članka 38. Zato je praktično, da pogodbeno klavzulo vključite že preden obveznost za specifično skupino proizvodov začne veljati, tako da je dobava podatkov urejena takoj, ko je potrebna, namesto da bi morali pogajati pod časovnim pritiskom.

Tako ga izvedete v pogodbi

Vrstni red, v katerem se to običajno naredi, se začne z ugotavljanjem, kateri podatki so potrebni za potni list specifičnega proizvoda — na primer sestava materiala, izvor, podatki o popravilih ali druge informacije, ki so za to skupino proizvodov relevantne. V pogodbi se nato določi, kdo zagotovi kateri del teh podatkov: pri sestavljenem proizvodu ena stranka ne zagotovi vsega, ampak več členov v verigi prispeva delčke informacij. Nato sledi vprašanje o trenutku dobave: po možnosti pred ali hkrati z dobavo fizičnega proizvoda, tako da se potni list lahko sestavi pravočasno. Koristen je tudi dogovor o formatu, tako da so dobavljeni podatki brez dodatne obdelave obdelani. Naslednji korak je določitev obveznosti posodobitve: kaj se zgodi, če se sestava dela spremeni ali če mora dobavitelj sam popraviti podatke potem, ko je bil potni list že sestavljen. Na koncu je običajno, da se uredijo odgovornosti v primeru, da se podatki izkaženej nepravilni ali nepopolni, in da se vključi nadzorna pravica, tako da lahko nakupna stranka preverí dobavljene podatke, preden se vključijo v potni list. Za uvozniki je dodatno relevantno, da v pogodbi s proizvajalcem določijo, da je proizvajalec izpolnil svoje lastne obveznosti za potni list, ker za to nosi sam odgovornost.

Zakonska podlaga: članek 38 in 29 ESPR

Člen 38 Uredbe (EU) 2024/1781 (ESPR) opisuje zahteve za akterje v oskrbni verigi, vključno s posredovanjem informacij, ki so potrebne za sestavljanje digitalnega produktnega potnega lista. Ta člen tvori podlago, na kateri lahko nabavni partner od dobaviteljev zahteva posredovanje podatkov: obveznost za sodelovanje ne leži samo pri proizvajalcu ali uvozniku, temveč se razteza po celotni verigi. Člen 29 iste Uredbe posebej opisuje obveznosti uvoznikov, vključno s skrbjo, da je proizvod opremljen s pravilnim potnim listom in da je proizvajalec izpolnil svoje obveznosti. Skupaj ta člena tvorita osnovo, na kateri se lahko gradi pogodbena dogovora o posredovanju podatkov — zakon obvezuje k sodelovanju, pogodba pa ureja, kako se to sodelovanje v praksi uresničuje.

Kdor zdaj sestavi ali pregleda pogodbo o nabavi, lahko ob prvi priložnosti vključi določilo o posredovanju podatkov za produktni potni list, tudi če lastna skupina proizvodov še ni določena — na ta način je dogovor že pripravljen in pozneje ni treba ponovno pogajati.

Kje je to zasnovano

Uredba sama je na EUR-Lex. Sklicujemo se za vsako izjavo; nam vam ni treba verjeti.

Kaj moramo konkretno storiti

Kaj se pričakuje od vas

Produktni potni list je sestavljen iz podatkov, ki nastanejo nekje v verigi: pri proizvajalcu komponente, pri podizvajalcu ali pri uvozniku, ki na trg prinaša proizvode iz zunaj EU. Kdo mora na koncu pripraviti potni list, je odvisno od vaše lastne vloge, vendar podatki sami pogosto prihajajo od drugega podjetja. To pravi inkouppni pogodbo enim od praktičnih mest, kjer se ureji dobava podatkov za potni list.

Podatki dobaviteljev so potrebni za sestavo potnega lista

ESPR opisuje v členu 38, da imajo akterji v verigi dobave vlogo pri zagotavljanju informacij, potrebnih za produktni potni list. Za podjetje z 10 do 100 zaposlenimi to pomeni, da morajo lastni dobavitelji — od dobavitelja surovin do proizvajalca komponent — dobaviti podatke, ki se nato vključijo v potni list končnega proizvoda. Brez te dobave manjka del informacij, ki jih mora vsebovati potni list. Kateri podatki so to natančno, se razlikuje glede na skupino proizvodov in komponento; katere podatke moram zahtevati pri svojem dobavitelju proizvodov daje pregled tega.

Uvozniki imajo lastno obveznost, da preverijo in posredujejo podatke

Kdor uvozi proizvode iz zunaj EU, spada pod člen 29 ESPR. V njem je navedeno, da morajo uvozniki preveriti, ali je proizvajalec izvedel zahtevane postopke skladnosti in ali je proizvod opremljen s potrebnimi informacijami, vključno s produktnim potnim listom. Za uvažajoče podjetje to pomeni, da nakupna razmerja s proizvajalcem zunaj EU niso samo vprašanje cene in časa dobave, temveč tudi vprašanje, ali in kako se dobavijo podatki za potni list. Več o tej vlogi je v kaj pomeni produktni potni list, če uvažam proizvode iz zunaj Evropske unije.

Nakupna razmerja morajo urediti kaj glede oblike in časa dobave

Noben od obeh členov ne piše oblike pogodbe. Kar pa sledi iz tega, je, da mora biti nekje v razmerju med nakupovalcem in dobaviteljem dogovorjeno, kateri podatki se dobavljajo in da so ti podatki pravilni. Za podjetje, ki kupuje od več dobaviteljev, je to praktična naloga: ne dobavlja vsak dobavitelj podatkov na enak način, v enaki obliki ali v istem času.

Kje gre narobe v praksi

Pogosta situacija je, da inkouppni pogodba sicer vsebuje dogovore o kakovosti, času dobave in ceni, vendar nič o podatkih za potni list. Nakupovalec potem predpostavlja, da dobavitelj "bo uredil", medtem ko dobavitelj tam ne vidi posebne obveznosti, ker pogodba o tem ne govori.

Prav tako se zgodi, da se podatki sicer dobave, vendar premalo — šele po dobavi proizvoda, medtem ko mora biti potni list prisoten že pri dobavi. Brez dogovora o času dobave nastane zamuda, ki ni pri nakupovalcu, temveč pri dobavitelju, medtem ko se nakupovalec vseeno za to vprašuje.

Tretja situacija: dobavitelj dobavi podatke, vendar ne v obliki, ki je obdelljiva — PDF s prostim besedilom namesto strukturiranih podatkov, ki se ujemajo s potnim listom. Posledica je, da mora nakupovalec podatke ročno prenesti, s tveganjem za napake. Kako te podatke preverjati, je navedeno v kako preverim, ali so podatki mojega dobavitelja pravilni.

Nadalje se zgodi, da podjetje zamenja dobavitelja brez tega, da bi bilo v pogodbi določeno, kaj se dogaja s podatki prejšnjega dobavitelja, ki so že vključeni v obstoječi potni list. To postavlja vprašanje, ali in kako je treba potni list spremeniti, tema, ki se obravnava v menim dobavitelja, ali je treba spremeniti produktni potni list.

Končno pa nastane problem, ko dobavitelj dobavlja dele, ki se obdelujejo v več skupinah izdelkov, in pogodba ne pojasni, katere podatke je treba za katero uporabo. To se na primer pojavi pri moj dobavitelj dobavlja dele iz različnih skupin izdelkov — kako se tega lotim.

Kaj lahko dokumentirate

V pogodbi o nakupu ali v prilogi k tej se lahko vključi naslednje:

Opis podatkov, ki se morajo dobaviti, usklajen s skupino izdelkov dela ali končnega proizvoda, tako da dobavitelj ve, katere podatke se pričakuje.
Čas dobave, na primer povezan z dobavo samega proizvoda, tako da podatkov ni treba zahtevati naknadno.
Oblika, v kateri se podatki dobavljajo, tako da se lahko obdelajo v pasport brez ponovnega tipkanja.
Določilo o točnosti podatkov, v katerem dobavitelj izjavi, da so dobavljeni podatki pravilni v času dobave.
Dogovor o spremembah, tako da je jasno, kaj se zgodi, če se dobavitelj spremeni ali če se del prilagodi — relevantno v situacijah, kot so opisane v uporabljam več dobaviteljev za isti del, kako deluje pasport.
Določilo o tajnosti, v primeru, da dobavitelj podatke obravnava kot zaupne; glej lahko od svojega dobavitelja zahtevam izjavo o tajnosti glede podatkov pasporta.
Sklicevanje na podizvajalce, tako da se vključijo tudi podatki strank, ki delajo za dobavitelja; glej katere podatke zahtevam od podizvajalca, ki izdeluje del.
Postopek za primer, ko podatki manjkajo ali niso pravilni, tako da je vnaprej jasno, katere korake je mogoče narediti namesto da se to pri dobavi šele razčisti; glej tudi moj dobavitelj ne dobavlja podatkov — kaj lahko storim.

Za podjetja, ki morajo še ugotoviti, ali so ta dogovarjanja za njihove proizvode že relevantni, dajeta ali je digitalni produktni pasport za moje proizvode in kdaj postane produktni pasport obvezen za proizvode prvo usmeritev in ponuja kaj je digitalni produktni pasport za proizvode ozadje za podatke, ki jih nazadnje obravnava.

To ni pravno mnenje. Ta stran zawiera splošne informacije o predpisih, o katerih govori ta platforma. Ne poznamo vaše situacije. V primeru dvoma glede vašega primera se posvetujte s pravnikom ali pristojnim nadzornim organom.

Napisano z AI na podlagi virov zgoraj, preverjeno s strani človeške na 2026-08-22. Ali je kaj narobe? Nam povejte — popravki imajo prednost.