Hogyan rögzítsem a passzportadatok szállítását a beszerzési szerződésemben?

Mit kell konkrétan tennie

Mit várnak el Öntől

A terméktermék által összeállított terméktermék az adatokból áll, amelyek a lánc valamely pontján jönnek létre: az alkatrész gyártójánál, az alvállalkozónál, vagy az importőrnél, aki az EU-n kívülről származó termékeket hoz a piacra. Az, hogy ki kell végül összeállítania a terméktermékét, az egyéni szereptől függ, de az adatok maguk gyakran más vállalkozástól származnak. Ez a tény az beszerzési szerződést az egyik praktikus hellyé teszi, ahol a terméktermék-adatok szállítása szabályozva van.

Az alvállalkozóktól származó adatokra szükség van a terméktermék összeállításához

Az ESPR 38. cikkében azt írja le, hogy az ellátási lánc szereplőinek szerepük van az információk rendelkezésre bocsátásában, amely szükséges a terméktermékhez. A 10–100 fős vállalat számára ez azt jelenti, hogy a saját alvállalkozóinak — a nyersanyag-szállítótól az alkatrészgyártóig — olyan adatokat kell szolgáltatniuk, amelyek később az végprodukt terméktermékébe kerülnek. E szállítás nélkül hiányzik az adatok egy része, amely a termékterméknek tartalmaznia kell. Az, hogy pontosan mely adatokról van szó, termékcsoportonként és alkatrészenként eltér; mely adatokat kell a termékleverancímtől kérnem ennek áttekintést nyújt.

Az importőröknek saját kötelezettségük van az adatok ellenőrzésére és továbbítására

Aki az EU-n kívülről származó termékeket importál, az ESPR 29. cikkének hatálya alá tartozik. Ebben azt írja le, hogy az importőröknek ellenőrizniük kell, hogy a gyártó végigment-e az előírt megfelelőségi eljárásokon, és hogy a termék rendelkezik-e a szükséges információval, beleértve a terméktermékét. Az importáló vállalat számára ez azt jelenti, hogy az EU-n kívüli gyártóval való beszerzési kapcsolat nem csupán az ár és a szállítási idő körül forog, hanem arról is, hogy vajon és hogyan kerülnek átadásra a terméktermék-adatok. E szerepről további információ található: mit jelent a terméktermék számomra, ha az Európai Unión kívülről származó termékeket importálok.

A beszerzési kapcsolatnak valamit kell rendezni az áruk szállítási formájáról és időpontjáról

Egyik cikk sem ír elő szerződéses formát. Ami azonban következik belőlük, az az, hogy a beszerzőt végezö vállalat és szállítója közötti kapcsolatban valamit meg kell állapodni arról, hogy mely adatokat szolgáltatják és hogy azok helyesek-e. Az olyan vállalat számára, amely több szállítótól vásárol, ez gyakorlati feladat: nem minden szállító ugyanúgy, ugyanolyan formában vagy ugyanabban az időpontban szolgáltatja az adatokat.

Ahol a gyakorlatban félresiklanak a dolgok

Gyakori eset az, hogy a beszerzési szerződés tartalmaz megállapodásokat a minőségről, a szállítási időről és az árról, de semmit sem a termékútlevél adatairól. A beszerzőt továbbá feltételezi, hogy a szállító "majd intézi", míg a szállító nem lát bennünk különleges kötelezettséget, mert a szerződés nem szól róla.

Előfordul az is, hogy az adatokat ugyan szolgáltatják, de túl későn — csak a termék szállítása után, míg a termékútlevélnek már a szállítás időpontjában jelen kell lennie. Az szállítás időpontjáról szóló megállapodás hiányában olyan késedelem keletkezik, amely nem a beszerzőt, hanem a szállítót terheli, míg a beszerzőt emiatt hivatkoznak meg.

Harmadik eset: a szállító adatokat szolgáltat, de olyan formában, amely nem feldolgozható — szabad szövegű PDF helyett a termékútlevélhez illeszkedő strukturált adatok helyett. Ennek következménye, hogy a beszerzőnek kézzel kell átvinni az adatokat, hibaveszéllyel. Az adatok ellenőrzésének módját lásd hogyan ellenőrizhetem, hogy szállítóm adatai helyesek-e.

Továbbá előfordul, hogy egy vállalat szállítót vált anélkül, hogy a szerződésben lenne rögzítve az előző szállító azon adatai, amelyeket már egy létező termékútlevélbe feldolgoztak. Ez felvetik a kérdést, hogy a termékútlevelet módosítani kell-e és hogyan, egy téma, amellyel foglalkozunk szállítót váltok, a termékútlevelet módosítani kell-e.

Végül probléma adódik, amikor egy szállító több termékkategóriában feldolgozott alkatrészeket szállít, és a szerződés nem egyértelműen tisztázza, hogy mely adatok mely felhasználáshoz szükségesek. Ez például akkor játszik szerepet, amikor a szállítóm különböző termékkategóriákból származó alkatrészeket szállít — hogyan kezeljem ezt.

Amit rögzíthet

A beszerzési szerződésben vagy annak mellékletében a következők rögzíthetők:

• A szállítandó adatok leírása, amely a Teil vagy a végterméke termékkategóriájára van összehangolva, hogy a szállító tudja, milyen információ várható.
• Az átadás időpontja, például a termék szállítási időpontjához kötve, hogy az adatokat ne kelljen később bekérni.
• Az adatszolgáltatás formája, hogy azok beírás nélkül feldolgozhatók legyenek az útlevélben.
• Egy rendelkezés az adatok helyességéről, amelyben a szállító kijelenti, hogy a szállított információ helyes a szállítás időpontjában.
• Megállapodás a módosításokról, hogy világos legyen, mi történik, ha egy szállító megváltozik, vagy ha egy alkatrészt módosítanak — olyan helyzetekben releváns, mint az ugyanahhoz az alkatrészhez több szállítót használok, hogyan működik akkor az útlevél.
• A bizalmas kezelésre vonatkozó rendelkezés, arra az esetre, ha a szállító az adatokat bizalmasnak tekinti; lásd kérhetek-e szállítómtól titoktartási nyilatkozatot az útlevél adatairól.
• Unteraannehmers referencia, hogy az olyan felek adatai is szerepeljenek, amelyek a szállító számára dolgoznak; lásd milyen adatokat kérek egy alkatrészt készítő alvállalkozótól.
• Eljárás arra az esetre, ha adatok hiányoznak vagy nem helyesek, hogy előzetesen világos legyen, milyen lépéseket tesznek szállítás helyett, hogy ezt utólag ne kelljen rendezni; lásd még a szállítóm nem szállítja az adatokat — mit tehetek.

Azok a vállalkozások számára, akiknek még meg kell határozniuk, hogy ezek a megállapodások termékeikre már relevánsak-e, az én termékeimre vonatkozik-e a digitális termékútlevél és mikor válik kötelezővé a terméküttlevél a termékekre egy első tájékoztatást nyújt, és kínál mi az a digitális termékútlevél a termékekre hátteret az adatokkal kapcsolatban, amely végül számít.