prodpas.eu
Zaloguj się Zarejestruj się

Jak utrwaliłem dostarczanie danych paszportowych w umowie zakupu?

Co zapisujesz: obowiązek dostarczenia danych paszportu

Umowa zakupu może zastrzec, że dostawca dostarcza dane niezbędne do zestawienia cyfrowego paszportu produktu, a dostawa jest warunkiem akceptacji produktu. W praktyce oznacza to: jakie dane dostarcza dostawca, w jakiej formie, przed którym etapem procesu zakupu oraz co się dzieje w przypadku brakujących lub późniejszych zmian danych. Rozporządzenie ESPR już nakłada na podmioty w łańcuchu dostaw obowiązek przekazywania informacji, ale szczegółowy sposób postępowania — jak, kiedy, w jakim formacie — to kwestia, którą strony ustalają we własnym kontrakcie.

Do kogo to się odnosi i do kogo nie

Takie ustaleń są istotne dla każdego, kto kupuje części, materiały lub gotowe produkty należące do grupy produktów, dla której będzie obowiązkowy cyfrowy paszport produktu. Dotyczy to producentów kupujących u podwykonawców oraz importerów pobierających produkty spoza UE. Nie dotyczy to zakupu produktów lub części należących do grup produktów spoza wyznaczonych — na razie nie ma tam obowiązku paszportu, a zatem nie ma podstawy do wymuszenia dostarczenia danych na mocy ESPR. Rozróżnienie między rolą producenta a rolą importera jest również istotne: artykuł 29 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) precyzyjnie opisuje, czego oczekuje się od importerów, natomiast artykuł 38 odnosi się szerzej do podmiotów w łańcuchu dostaw w ogóle.

Kiedy to staje się istotne

Nie ma stałej daty, od której ta umowna klauzula musi być wszędzie zawarta — zależy od momentu, w którym akt delegowany wskaże konkretną grupę produktów, i od związanych z nią terminów dla tej grupy. Jest to określone osobno dla każdej grupy produktów w odrębnych przepisach, które jeszcze muszą się pojawić lub nie są jeszcze zawarte w tych źródłach. Pewne jest natomiast to: gdy tylko produkt należy do wyznaczonej grupy produktów, powstaje obowiązek dla podmiotów w łańcuchu dostaw do przekazywania istotnych informacji na mocy artykułu 38. Z praktycznego punktu widzenia warto już wcześniej wpisać do kontraktu klauzulę umowną, zanim obowiązek dla konkretnej grupy produktów wejdzie w życie, aby dostarczenie danych było już uregulowane, gdy będzie potrzebne, zamiast negocjować pod presją czasu.

Tak opracowujesz to w umowie

Kolejność, w której zwykle się to rozpoczyna, to określenie, jakie dane są potrzebne do paszportu konkretnego produktu — na przykład skład materiałowy, pochodzenie, dane o naprawach lub inne informacje istotne dla tej grupy produktów. Następnie w umowie ustala się, kto dostarcza którą część danych: w przypadku produktu złożonego nie jedna strona dostarcza wszystko, ale wiele ogniw w łańcuchu wnosi swoje elementy informacji. Następnie pojawia się pytanie o moment dostarczenia: najlepiej przed dostawą produktu fizycznego lub jednocześnie z nią, aby paszport mógł być zestawiony na czas. Przydatne jest również uzgodnienie formatu, aby dostarczone dane mogły być przetwarzane bez dodatkowych modyfikacji. Następnym krokiem jest określenie obowiązku aktualizacji: co się dzieje, jeśli zmieni się skład części lub dostawca sam musi skorygować dane po zestawieniu paszportu. Na koniec zwykle reguluje się odpowiedzialność za przypadek, gdy dane okażą się nieprawidłowe lub niekompletne, oraz włącza się prawo do kontroli, aby kupujący mógł zweryfikować dostarczone dane przed wpisaniem ich do paszportu. Dla importerów istotne jest również ustanowienie w umowie z producentem, że producent spełnił własne obowiązki paszportowe, ponieważ importers za to samodzielnie odpowiada.

Podstawa prawna: artykuł 38 i 29 ESPR

Artykuł 38 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje wymogi dla podmiotów w łańcuchu dostaw, w tym dostarczanie informacji niezbędnych do opracowania cyfrowego paszportu produktu. Artykuł ten stanowi podstawę, na której nabywający może i ma prawo żądać dostarczenia danych od dostawców: obowiązek współpracy spoczywa nie tylko na producencie lub importerze, ale rozciąga się na cały łańcuch. Artykuł 29 tego samego rozporządzenia opisuje szczegółowo obowiązki importerów, w tym zapewnienie, że produkt jest opatrzony prawidłowym paszportem i że producent wypełnił własne obowiązki. Razem artykuły te stanowią podstawę, na której można oprzeć porozumienie umowne dotyczące dostarczania danych — prawo zobowiązuje do współpracy, umowa reguluje, jak ta współpraca będzie wyglądać w praktyce.

Jeśli teraz sporządzasz lub weryfikujesz umowę zakupu, możesz przy najbliższej okazji wnieść postanowienie dotyczące dostarczania danych do paszportu produktu, nawet jeśli własna grupa produktów nie została jeszcze wyznaczona — w ten sposób porozumienie będzie już gotowe i nie będzie trzeba ponownie negocjować później.

Na czym to się opiera

Samo rozporządzenie znajduje się na EUR-Lex. Podajemy odniesienia dla każdego stwierdzenia; nie musisz nam wierzyć.

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Paszport produktu jest tworzony na podstawie danych, które powstają gdzieś w łańcuchu: u producenta części, u podwykonawcy lub u importera, który wprowadza produkty spoza UE na rynek. To, kto ostatecznie musi opracować paszport, zależy od własnej roli, ale dane same w sobie pochodzą często z innego przedsiębiorstwa. To sprawia, że umowa zakupu jest jednym z praktycznych miejsc, w których reguluje się dostarczanie danych paszportu.

Dane dostawców są niezbędne do opracowania paszportu

ESPR opisuje w artykule 38, że podmioty w łańcuchu dostaw odgrywają rolę w udostępnianiu informacji niezbędnych dla paszportu produktu. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to, że własni dostawcy — od dostawcy surowców do producenta części — muszą dostarczać dane, które następnie trafią do paszportu produktu końcowego. Bez takiego dostarczenia brakuje części informacji, którą paszport musi zawierać. Dokładnie, które dane to są, różni się w zależności od grupy produktów i danej części; które dane muszę poprosić od swojego dostawcy produktów zawiera tego przegląd.

Importerzy mają własny obowiązek weryfikacji i przekazywania danych

Kto importuje produkty spoza UE, podlega artykułowi 29 ESPR. Stanowi on, że importerzy muszą sprawdzić, czy producent przeszedł wymagane procedury zgodności i czy produkt jest dostarczany z niezbędnymi informacjami, w tym paszportem produktu. Dla importującego przedsiębiorstwa oznacza to, że relacja zakupowa z producentem spoza UE dotyczy nie tylko ceny i terminu dostawy, ale również kwestii tego, czy i w jaki sposób będą dostarczane dane paszportu. Więcej na temat tej roli znajduje się w co oznacza paszport produktu, jeśli importuję produkty spoza Unii Europejskiej.

Relacja zakupowa musi ustalić coś dotyczącego formy i czasu dostarczenia

Żaden z tych artykułów nie wymaga określonej formy umowy. To, co wynika z obu, to fakt, że gdzieś w relacji między kupującym a dostawcą musi być uzgodnienie dotyczące tego, które dane będą dostarczone i czy te dane są prawidłowe. Dla przedsiębiorstwa kupującego od kilku dostawców jest to praktyczne zadanie: nie każdy dostawca dostarcza dane w ten sam sposób, w tej samej formie lub w tym samym czasie.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Częsta sytuacja to sytuacja, w której umowa zakupu zawiera uzgodnienia dotyczące jakości, terminu dostawy i ceny, ale nic na temat danych paszportu. Kupujący zakłada wtedy, że dostawca "to jakoś ureguluje", podczas gdy dostawca nie widzi tu osobnego obowiązku, ponieważ umowa nic na ten temat nie mówi.

Zdarza się również, że dane są dostarczone, ale zbyt późno — dopiero po dostarczeniu produktu, podczas gdy paszport musi być obecny już przy dostawie. Bez uzgodnienia co do czasu dostarczenia powstaje opóźnienie, które leży po stronie dostawcy, a nie kupującego, jednak kupujący jest tym pytany.

Trzecia sytuacja: dostawca dostarcza dane, ale nie w formie, którą można przetworzyć — dokument PDF z wolnym tekstem zamiast ustrukturyzowanych danych, które pasują do paszportu. Rezultatem jest to, że kupujący musi ręcznie przenieść dane, z ryzykiem błędów. Jak weryfikować te dane, znajduje się w jak sprawdzam, czy dane od mojego dostawcy są prawidłowe.

Ponadto zdarza się, że przedsiębiorstwo zmienia dostawcę bez ustalenia w umowie danych od poprzedniego dostawcy, które już zostały uwzględnione w istniejącym paszporcie. To rodzi pytanie, czy i w jaki sposób paszport musi być zmieniony — temat, który jest poruszany w zmieniam dostawcę, czy paszport produktu musi być zmieniony.

Wreszcie, sprawa się komplikuje, gdy dostawca dostarcza komponenty, które są przetwarzane w kilku grupach produktów, a umowa nie wyjaśnia jasno, które dane są potrzebne do jakiego zastosowania. Dotyczy to na przykład mój dostawca dostarcza komponenty z różnych grup produktów — jak się do tego zabrać.

Co możesz udokumentować

W umowie zakupu lub w załączniku do niej można uwzględnić następujące elementy:

Dla firm, które muszą jeszcze ustalić, czy te porozumienia są już istotne dla ich produktów, czy cyfrowy paszport produktu dotyczy moich produktów i kiedy certyfikat produktu staje się obowiązkowy dla produktów wstępną orientację, i oferuje czym jest cyfrowy paszport produktu dla produktów tło do danych, które ostatecznie są ważne.

Nie jest to porada prawna. Ta strona zawiera ogólne informacje o regulacjach, których dotyczy ta platforma. Nie znamy twojej sytuacji. W razie wątpliwości dotyczących twojego przypadku skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane za pomocą AI na podstawie powyższych źródeł, sprawdzone przez człowieka 2026-08-22. Coś nie gra? Daj nam znać — korekty mają priorytet.