Come fisso la fornitura dei dati del passaporto nel mio contratto di acquisto?

Ciò che registrate: obbligo di fornitura dei dati del passaporto

Un contratto di acquisto può stabilire che il fornitore fornisca i dati necessari per compilare il passaporto digitale del prodotto e che tale fornitura sia una condizione per l'accettazione del prodotto. Ciò significa concretamente: quali dati il fornitore fornisce, in quale forma, prima di quale momento nel processo di acquisto, e cosa accade se i dati mancano o cambiano successivamente. L'ESPR stabilisce già l'obbligo di trasmettere le informazioni agli attori della catena di approvvigionamento, ma il modo preciso — come, quando, in quale formato — è qualcosa che le parti concordano nel loro contratto.

Per chi è rilevante e cosa non lo è

Questo accordo è rilevante per chiunque acquisti componenti, materiali o prodotti completi che rientrano in una categoria di prodotti per la quale è previsto un passaporto digitale del prodotto. Ciò si applica ai fabbricanti che acquistano da fornitori e agli importatori che forniscono prodotti da fuori l'UE. Non si applica all'acquisto di prodotti o componenti che rientrano al di fuori delle categorie di prodotti designate — non esiste ancora un obbligo di passaporto e quindi nemmeno una base per imporre contrattualmente la fornitura di dati secondo l'ESPR. La distinzione tra il ruolo del fabbricante e il ruolo dell'importatore è altresì rilevante: l'articolo 29 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive specificamente cosa ci si aspetta dagli importatori, mentre l'articolo 38 riguarda più ampiamente gli attori della catena di approvvigionamento in generale.

Da quando è rilevante

Non esiste una data fissa in cui questo accordo contrattuale deve essere incluso ovunque — dipende dal momento in cui un atto delegato designa una categoria di prodotti specifica e dai termini ad essa associati. Questo è stabilito per categoria di prodotti in una normativa separata che deve ancora essere pubblicata o non è ancora inclusa in queste fonti. Quello che è certo: non appena un prodotto rientra in una categoria di prodotti designata, sorge l'obbligo per gli attori della catena di approvvigionamento di fornire informazioni rilevanti secondo l'articolo 38. È quindi pratico includere la clausola contrattuale prima che l'obbligo entri in vigore per una categoria di prodotti specifica, in modo che la fornitura dei dati sia regolamentata non appena necessaria, piuttosto che dover negoziare sotto pressione di tempo.

Come implementare questo nel contratto

L'ordine in cui questo viene generalmente affrontato inizia con l'identificazione dei dati necessari per il passaporto del prodotto specifico — pensate alla composizione dei materiali, all'origine, ai dati di riparazione o ad altre informazioni rilevanti per quella categoria di prodotti. Successivamente, il contratto stabilisce chi fornisce quale parte di quei dati: per un prodotto composito, non una sola parte fornisce tutto, ma molteplici anelli della catena contribuiscono con informazioni. Quindi segue la questione del momento della fornitura: preferibilmente prima o contemporaneamente alla consegna del prodotto fisico, in modo che il passaporto possa essere compilato in tempo. È inoltre utile un accordo sul formato, in modo che i dati forniti possano essere elaborati senza ulteriori elaborazioni. Il passo successivo è stabilire un obbligo di aggiornamento: cosa accade se la composizione di un componente cambia, o se un fornitore deve corregere i dati dopo che il passaporto è già stato compilato. Infine, è consueto regolamentare la responsabilità nel caso in cui i dati risultino errati o incompleti e includere un diritto di controllo in modo che la parte acquirente possa verificare i dati forniti prima che entrino nel passaporto. Per gli importatori è inoltre rilevante stabilire nel contratto con il fabbricante che il fabbricante ha adempiuto ai propri obblighi di passaporto, poiché l'importatore ne porta la responsabilità.

La base normativa: articoli 38 e 29 ESPR

L'articolo 38 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive i requisiti per gli operatori nella catena di approvvigionamento, inclusa la fornitura delle informazioni necessarie per compilare il passaporto digitale del prodotto. Questo articolo costituisce la base per cui un acquirente può e deve richiedere la fornitura di dati dai fornitori: l'obbligo di cooperazione non grava solo sul fabbricante o importatore, ma si estende lungo l'intera catena. L'articolo 29 del medesimo regolamento descrive specificamente gli obblighi degli importatori, incluso l'assicurare che il prodotto sia accompagnato da un passaporto corretto e che il fabbricante abbia assolto i propri obblighi. Insieme, questi articoli costituiscono la base su cui può essere costruito un accordo contrattuale sulla fornitura di dati — la legge impone la cooperazione, il contratto regola come tale cooperazione si realizzi nella pratica.

Chi ora redige o revede un contratto di acquisto può, alla prossima occasione, includere una disposizione sulla fornitura di dati per il passaporto del prodotto, anche se la propria categoria di prodotti non è ancora stata designata — così l'accordo è già pronto e in seguito non sarà necessario rinegoziare.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Forniamo riferimenti per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Un passaporto dei prodotti viene compilato con i dati che emergono da qualche parte nella catena: dal produttore di un componente, da un subappaltatore o da un importatore che immette sul mercato prodotti provenienti da al di fuori dell'UE. Chi deve infine compilare il passaporto dipende dal proprio ruolo, ma i dati stessi spesso provengono da un'altra azienda. Ciò rende il contratto di acquisto uno dei luoghi pratici in cui viene regolata la fornitura dei dati del passaporto.

I dati dei fornitori sono necessari per poter compilare il passaporto.

L'ESPR descrive nell'articolo 38 che gli attori nella catena di fornitura hanno un ruolo nel mettere a disposizione le informazioni necessarie per il passaporto dei prodotti. Per un'azienda con 10-100 dipendenti, ciò significa che i propri fornitori — dal fornitore di materie prime al produttore di componenti — devono fornire dati che successivamente vanno nel passaporto del prodotto finale. Senza questa fornitura, manca una parte delle informazioni che il passaporto deve contenere. Quali siano esattamente questi dati varia a seconda del gruppo di prodotti e di ogni singolo componente; quali dati devo richiedere al mio fornitore di prodotti fornisce una panoramica al riguardo.

Gli importatori hanno un obbligo proprio di controllare e comunicare i dati.

Chi importa prodotti da al di fuori dell'UE ricade sotto l'articolo 29 dell'ESPR. Ivi si stabilisce che gli importatori devono verificare se il fabbricante ha completato le necessarie procedure di conformità e se il prodotto è accompagnato dalle informazioni richieste, compreso il passaporto dei prodotti. Per un'azienda importatrice, ciò significa che il rapporto di acquisto con il fabbricante al di fuori dell'UE non riguarda solo il prezzo e i tempi di consegna, ma anche la questione se e come i dati del passaporto vengono forniti. Ulteriori informazioni su questo ruolo si trovano in cosa significa il passaporto dei prodotti se importo prodotti da al di fuori dell'Unione europea.

Il rapporto di acquisto deve regolare qualcosa sulla forma e il momento della fornitura.

Nessuno dei due articoli prescrive una forma di contratto. Quello che però ne consegue è che da qualche parte nella relazione tra l'acquirente e il fornitore deve essere concordato quali dati verranno forniti e che tali dati siano corretti. Per un'azienda che acquista da più fornitori, si tratta di un compito pratico: non ogni fornitore fornisce i dati nello stesso modo, nella stessa forma o nello stesso momento.

Dove le cose vanno male in pratica

Una situazione comune è che il contratto di acquisto contenga accordi sulla qualità, sui tempi di consegna e sul prezzo, ma nulla sui dati del passaporto. L'acquirente presume allora che il fornitore "se ne occuperà", mentre il fornitore non vi vede un obbligo separato perché il contratto non dice nulla al riguardo.

Accade anche che i dati vengono forniti, ma troppo tardi — solo dopo la consegna del prodotto, mentre il passaporto deve essere presente al momento della consegna. Senza un accordo sul momento della fornitura, si verifica un ritardo che non è responsabilità dell'acquirente, ma del fornitore, mentre l'acquirente ne viene comunque interrogato.

Una terza situazione: il fornitore fornisce i dati, ma non in una forma elaborabile — un PDF con testo libero invece di dati strutturati che si adattano al passaporto. La conseguenza è che l'acquirente deve trasferire manualmente i dati, con rischio di errori. Come controllare questi dati è illustrato in come controllo se i dati del mio fornitore sono corretti.

Inoltre accade che un'azienda cambi fornitore senza che nel contratto sia stabilito nulla riguardante i dati del fornitore precedente che sono già stati elaborati in un passaporto esistente. Questo solleva la questione se e come il passaporto debba essere adattato, un argomento affrontato in cambio fornitore, deve il passaporto dei prodotti essere adattato.

Infine, le cose vanno male quando un fornitore consegna componenti che vengono elaborati in più categorie di prodotti e il contratto non chiarisce quali dati sono necessari per quale applicazione. Ciò accade ad esempio in il mio fornitore fornisce componenti da diverse categorie di prodotti — come mi comporto.

Cosa potete documentare

Nel contratto d'acquisto, o in un allegato ad esso, è possibile includere quanto segue:

Una descrizione dei dati da fornire, adattata alla categoria di prodotto del componente o del prodotto finale, in modo che il fornitore sappia quali informazioni sono attese.
Il momento della consegna, ad esempio collegato alla consegna del prodotto stesso, in modo che i dati non debbano essere richiesti in seguito.
La forma in cui i dati vengono forniti, in modo che possano essere elaborati nel passaporto senza doverli riscrivere.
Una disposizione sulla correttezza dei dati, in cui il fornitore dichiara che le informazioni fornite sono corrette al momento della consegna.
Un accordo su modifiche, in modo che sia chiaro cosa accade se un fornitore cambia o se un componente viene modificato — rilevante in situazioni come descritto in utilizzo più fornitori per lo stesso componente, come funziona il passaporto.
Una clausola di riservatezza, nel caso in cui il fornitore consideri i dati come confidenziali; vedi posso richiedere una dichiarazione di riservatezza al mio fornitore sui dati del passaporto.
Un riferimento ai subappaltatori, in modo che anche i dati delle parti che lavorano per il fornitore siano inclusi; vedi quali dati richiedo a un subappaltatore che realizza un componente.
Una procedura nel caso in cui i dati manchino o non siano corretti, in modo che in anticipo sia chiaro quali passi vengono intrapresi invece di dover risolvere la situazione al momento della consegna; vedi anche il mio fornitore non fornisce i dati — cosa posso fare.

Per le aziende che devono ancora stabilire se questi accordi sono già rilevanti per i loro prodotti, il passaporto digitale del prodotto si applica ai miei prodotti e quando diventa obbligatorio il passaporto digitale dei prodotti per i prodotti una prima orientazione, e offre cos'è un Digital Product Passport per i prodotti informazioni di base sui dati che alla fine contano.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

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