Miten kirjaan pasporttitietojen toimittamisen ostosopimuukseen?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

Tuotepassi kootaan tiedoista, jotka syntyvät ketjun jossakin kohtaa: komponentin valmistajalla, alihankkijalla tai tuoja, joka tuo EU:n ulkopuolelta peräisin olevia tuotteita markkinoille. Se, kenen on viime kädessä laadittava passaportti, riippuu omasta roolista, mutta tiedot itse tulevat usein toiselta yritykseltä. Tämä tekee ostosopimuksesta yhden käytännön paikan, jossa pasaportin tietojen toimittaminen sovitaan.

Toimittajilta saadut tiedot ovat välttämättömiä tuotepassin kokoamiseksi

ESPR kuvailee 38 artiklassa, että toimitusketjun toimijat osallistuvat tuotepassiin tarvittavien tietojen saatavuuteen. 10–100 työntekijää työllistävälle yritykselle tämä tarkoittaa sitä, että omat toimittajat — raaka-aineiden toimittajista komponenttien valmistajiin — on toimitettava tiedot, jotka päätyessään lopputuotteen passiin. Ilman tätä toimittamista osa pasaportin sisältämistä tiedoista puuttuu. Tarkat tiedot vaihtelevat tuoteryhmittäin ja komponenteittain; mitä tietoja minun tulee pyytää tuotetuottajaltani antaa siitä yleiskatsauksen.

Tuojilla on oma velvoite tarkistaa ja lähettää tiedot eteenpäin

Se, joka tuo tuotteita EU:n ulkopuolelta, kuuluu ESPR:n 29 artiklaan. Siinä sanotaan, että tuojien on varmistettava, että valmistaja on suorittanut vaaditut vaatimustenmukaisuusmenettelyt ja että tuotteeseen liittyy tarvittavat tiedot, mukaan lukien tuotepassi. Tuojayrityksen kannalta tämä tarkoittaa, että EU:n ulkopuolella olevan valmistajan kanssa käytävä ostosuhde ei koske vain hintaa ja toimitusaikaa, vaan myös sitä, toimitetaanko pasaportin tiedot ja miten. Lisätietoja tästä roolista on osoitteessa mitä tuotepassi tarkoittaa, jos tuon tuotteita EU:n ulkopuolelta.

Ostosopimuksessa on sovittava jotain tietojen toimittamisen muodosta ja ajankohdasta

Kumpikaan artikkeli ei määrää sopimusten muotoa. Mitä siitä kuitenkin seuraa, on se, että ostajan ja toimittajan välisessä suhteessa on sovittava siitä, mitä tietoja toimitetaan ja että tiedot ovat oikein. Yritykselle, joka ostaa useilta toimittajilta, tämä on käytännöllinen tehtävä: jokainen toimittaja ei toimita tietoja samalla tavalla, samassa muodossa tai samaan aikaan.

Missä käytännössä menee pieleen

Yleinen tilanne on, että ostosopimuksessa on sovittu laadusta, toimitusajasta ja hinnasta, mutta ei pasaportin tiedoista. Ostaja olettaa sitten, että toimittaja "hoitaa sen", kun taas toimittaja ei näe siihen erillista velvoitetta, koska sopimus ei siitä mainitse.

Se tapahtuu myös, että tiedot toimitetaan, mutta liian myöhään — vasta tuotteen toimittamisen jälkeen, kun taas passaportin on oltava olemassa jo toimitushetkellä. Ilman sopimusta toimittamisajankohdasta syntyy viivytys, joka ei ole ostajan vaan toimittajan syytä, vaikka ostajalta kysytään siitä.

Kolmas tilanne: toimittaja toimittaa tiedot, mutta ei sellaisessa muodossa, että niitä voidaan käsitellä — PDF, jossa on vapaata tekstiä, eikä jäsenneltyjä tietoja, jotka sopivat passiin. Seurauksena on, että ostajan on siirrettävä tiedot manuaalisesti, virheitten riskin kanssa. Kuinka tiedot tarkistetaan, on osoitteessa kuinka tarkistan, ovatko toimittajani tiedot oikein.

Lisäksi käy niin, että yritys vaihtaa toimittajaa ilman, että sopimukseen on kirjattu entisen toimittajan tietoja, jotka on jo sisällytetty olemassa olevaan passiin. Tämä herättää kysymyksen siitä, onko passaportti muutettava ja miten — aihe, joka käsitellään kohdassa vaihdan toimittajaa, onko tuotepassi muutettava.

Lopuksi asiat menevät pieleen, kun toimittaja toimittaa osia, joita käytetään useissa tuoteryhmissä, ja sopimus ei selkeydy, mitä tietoja kunkin sovelluksen kannalta tarvitaan. Tämä koskee esimerkiksi toimittajani toimittaa osia eri tuoteryhmistä — miten toimin.

Mitä voit dokumentoida

Ostosopimuksessa tai sen liitteessä voidaan sisällyttää seuraavat tiedot:

• Toimittavien tietojen kuvaus, sovitettu sopimukseksi osia tai lopputuotetta vastaavan tuoteryhmän mukaan, jotta toimittaja tietää, mitä tietoja odotetaan.
• Toimittamisen ajankohta, esimerkiksi kytketty itse tuotteen toimittamiseen, jotta tietoja ei tarvitse pyytää jälkikäteen.
• Muoto, jossa tiedot toimitetaan, jotta ne voidaan käsitellä passiissa ilman uudelleenkirjoitusta.
• Määräys tietojen oikeellisuudesta, jossa toimittaja vakuuttaa, että toimittamansa tiedot ovat oikein toimittamisen ajankohtana.
• Sopimus muutoksista, jotta on selvää, mitä tapahtuu, kun toimittaja vaihtuu tai kun osaa muutetaan — merkityksellistä tilanteissa, kuten kuvattu käytän useita toimittajia samalle osalle, miten passi siinä tapauksessa toimii.
• Salassapitomääräys, siltä varalta, että toimittaja pitää tietoja luottamuksellisina; katso voinko vaatia toimittajaltani salassapitosopimusta tuotepassin tiedoista.
• Viittaus alihankkijoihin, jotta myös sellaisten osapuolten tiedot, jotka työskentelevät toimittajan puolesta, otetaan huomioon; katso mitä tietoja pyydän alihankkijalta, joka valmistaa osan.
• Menettelytapa siltä varalta, että tiedot puuttuvat tai ovat virheellisiä, jotta etukäteen on selvää, mitkä vaiheet toteutetaan sen sijaan, että tämä jouduttaisiin selvittämään toimittamisen yhteydessä; katso myös toimittajani ei toimita tietoja — mitä voin tehdä.

Yrityksille, joiden on vielä määritettävä, ovatko nämä sopimukset jo merkityksellisiä niiden tuotteille, tarjoavat minun tuotteilleen sovelletaan digitaalista tuotepassia ja milloin tuotepassi on pakollinen tuotteille alustavan orientaation, ja tarjoavat mikä on digitaalinen tuotepassi tuotteille taustaa tiedoista, joista lopulta on kysymys.