Jak si zajistím poskytování údajů o pasu v mé nákupní smlouvě?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

Certifikát o produktu se skládá z údajů, které vznikají někde v řetězci: u výrobce součásti, u subdodavatele nebo u dovozce, který na trh uvádí produkty zvenku EU. Kdo musí certifikát nakonec vypracovat, závisí na vlastní roli, ale samotné údaje často pocházejí od jiné společnosti. To dělá z nákupní smlouvy jedno z praktických míst, kde se řeší dodávka údajů certifikátu.

Údaje od dodavatelů jsou potřebné ke kompilaci certifikátu

ESPR popisuje v článku 38, že subjekty v dodavatelském řetězci mají roli v poskytování informací nezbytných pro certifikát o produktu. Pro společnost s 10 až 100 zaměstnanci to znamená, že vlastní dodavatelé — od dodavatele surovin po výrobce součástí — musí poskytovat údaje, které se následně dostanou do certifikátu konečného produktu. Bez těchto údajů chybí část informací, které má certifikát obsahovat. Které údaje to přesně jsou, se liší podle skupiny produktů a podle součásti; které údaje si mám vyžádat od svého dodavatele produktů poskytuje přehled.

Dovozci mají vlastní povinnost kontrolovat a předávat údaje

Kdo dovážíte produkty zvenku EU, podléháte článku 29 ESPR. V něm se říká, že dovozci musí ověřit, zda výrobce absolvoval požadované postupy posuzování shody a zda je produkt doprovázen potřebnými informacemi, včetně certifikátu o produktu. Pro dovážející společnost to znamená, že obchodní vztah s výrobcem mimo EU se netýká pouze ceny a času dodání, ale také otázky, zda a jak se budou údaje certifikátu poskytovat. Více o této roli naleznete v co znamená certifikát o produktu, když dováží produkty zvenku Evropské unie.

Nákupní vztah musí něco řešit týkající se formy a času dodávky

Žádný z těchto článků nepředepisuje smluvní formu. Co z nich vyplývá, je, že se někde v relaci mezi kupujícím a dodavatelem musí domluvit, které údaje se dodají a že jsou tyto údaje správné. Pro společnost nakupující od více dodavatelů je to praktický úkol: ne každý dodavatel poskytuje údaje stejným způsobem, ve stejné formě nebo ve stejný čas.

Kde to v praxi selže

Běžná situace je taková, že nákupní smlouva obsahuje dohodou o kvalitě, času dodání a ceně, ale nic o údajích certifikátu. Kupující pak předpokládá, že dodavatel "si to zařídí", zatímco dodavatel v tom nevidí zvláštní povinnost, protože smlouva o tom nic neříká.

Také se stává, že se údaje dostarčují, ale příliš pozdě — až po dodání produktu, zatímco certifikát musí být přítomen již při předání. Bez domluvy na čas dodání pak dochází ke zpoždění, které není na kupujícím, ale na dodavateli, zatímco kupující je za to odpovídám.

Třetí situace: dodavatel dodá údaje, ale ne v podobě, kterou lze zpracovat — PDF s volným textem místo strukturovaných dat, která se vejdou do certifikátu. Důsledkem je, že kupující musí údaje ručně přenést s rizikem chyb. Jak tyto údaje kontrolovat, je popsáno v jak ověřím, že údaje od mého dodavatele jsou správné.

Dále se stává, že si společnost vezme nového dodavatele bez toho, aby byla v smlouvě sjednána údaje předchozího dodavatele, které již byly zpracovány v existujícím certifikátu. To vyvolává otázku, zda a jak musí být certifikát upraven, téma, které je řešeno v přecházím na nového dodavatele, musí být certifikát o produktu upraven.

Nakonec to jde špatně, když dodavatel dodává součásti, které se používají v několika skupinách produktů, a smlouva nejasně definuje, která data jsou potřebná pro jakou aplikaci. To se týká například můj dodavatel dodává součásti z různých skupin produktů — jak se s tím vypořádám.

Co si můžete zaznamenat

V nákupní smlouvě nebo v její příloze lze uvést následující:

• Popis dodávaných dat, přizpůsobený skupině produktu součásti nebo konečného produktu, aby dodavatel věděl, které informace se očekávají.
• Okamžik dodání, například související s dodáním samotného produktu, aby data nemusela být požadována dodatečně.
• Forma, v níž jsou data dodávána, aby mohla být zpracována v pasportu bez přepisování.
• Ustanovení o správnosti dat, v němž dodavatel prohlašuje, že poskytnuté informace jsou správné v okamžiku dodání.
• Dohoda o změnách, aby bylo jasné, co se stane, pokud se dodavatel změní nebo pokud se součást upraví — relevantní v situacích popsaných v používám několik dodavatelů pro stejnou součást, jak to s pasportem funguje.
• Ustanovení o důvěrnosti, v případě, že dodavatel považuje data za důvěrná; viz mohu od svého dodavatele požadovat prohlášení o důvěrnosti týkající se údajů v pasu.
• Odkaz na subdodavatele, aby byla zahrnuta i data od stran, které pro dodavatele pracují; viz jaké údaje požaduji od subdodavatele, který vyrábí součástku.
• Postup pro případ, že data chybí nebo nejsou správná, aby bylo předem jasné, jaké kroky se podniknou, místo aby se to řešilo při dodání; viz také můj dodavatel data nedodává — co mohu dělat.

Pro společnosti, které ještě musí určit, zda jsou tyto dohody pro jejich produkty již relevantní, poskytuje pro moje produkty platí digitální produktový pas a kdy se produktový pas stane povinným pro produkty první orientaci a nabízí co je digitální produktový pas pro produkty pozadí údajů, o které nakonec jde.