Ako si zaistím dodávku údajov o pase v mojej kupnej zmluve?

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

Digitálny produktový pas sa zostavuje z údajov, ktoré vznikajú niekde v reťazci: pri výrobcovi súčasti, pri subdodávateľovi alebo pri dovozcovi, ktorý uvedie produkty z mimo EÚ na trh. Kto musí pas nakoniec vypracovať, závisí od vlastnej úlohy, ale samotné údaje často pochádzajú z iného podniku. To robí z nákupnej zmluvy jedno z praktických miest, kde sa upravuje dodávka údajov produktového pasu.

Údaje od dodávateľov sú potrebné na zostavenie pasu

ESPR opisuje v článku 38, že účastníci v reťazci dodávok majú úlohu pri sprístupňovaní informácií potrebných na produktový pas. Pre podnik s 10 až 100 zamestnancami to znamená, že vlastní dodávatelia — od dodávateľa surovín až po výrobcu súčastí — musia dodať údaje, ktoré sa následne objavia v pase finálneho produktu. Bez tejto dodávky chýbajú časti informácií, ktoré pas musí obsahovať. Ktoré údaje to presne sú, sa líši podľa skupiny produktov a podľa súčasti; ktoré údaje si mám od svojho dodávateľa produktov vyžiadať poskytuje prehľad o tom.

Dovozcovia majú vlastnú povinnosť kontrolovať a odovzdávať údaje

Kto dovážajú produkty z mimo EÚ, spadajú pod článok 29 ESPR. V ňom sa uvádza, že dovozcovia musia skontrolovať, či výrobca prešiel požadovanými postupmi preskúšania zhody a či je produkt vybavený potrebnými informáciami vrátane produktového pasu. Pre dovážajúci podnik to znamená, že nákupný vzťah s výrobcom mimo EÚ sa netýka iba ceny a doby dodania, ale aj otázky, či a ako sú dodané údaje pasu. Viac o tejto úlohe nájdete v čo znamená produktový pas, ak dovážam produkty z mimo Európskej únie.

Nákupný vzťah musí niečo upraviť o forme a čase dodávky

Ani jeden z týchto článkov nezavádza formu zmluvy. To, čo z nich vyplýva, je, že niekde vo vzťahu medzi kupujúcim a dodávateľom sa musí niečo dohodnúť na teľme, ktoré údaje sa dodajú a že sú správne. Pre podnik, ktorý nakupuje od viacerých dodávateľov, je to praktická úloha: nie každý dodávateľ dodáva údaje rovnakým spôsobom, v rovnakej forme alebo v rovnakom čase.

Kde sa v praxi vyskytujú chyby

Bežná situácia je, že nákupná zmluva obsahuje dohody o kvalite, dobe dodania a cene, ale nič o údajoch pasu. Kupujúci potom predpokladá, že dodávateľ "si to vypôsobí", zatiaľ čo dodávateľ v tom nevidí samostatnú povinnosť, pretože zmluva o tom nič nehovorí.

Stáva sa tiež, že údaje sú síce dodané, ale príliš neskoro — až po dodaní produktu, zatiaľ čo pas musí byť pri dodaní k dispozícii. Bez dohody o čase dodávky tak dochádza k oneskoreniu, ktoré nie je na strane kupujúceho, ale na strane dodávateľa, zatiaľ čo sa na kupujúceho vzťahuje.

Tretia situácia: dodávateľ dodá údaje, ale nie v forme, ktorá sa dá spracovať — PDF voľného textu namiesto štruktúrovaných údajov, ktoré sa zmestia do pasu. Výsledkom je, že kupujúci musí údaje ručne pretvoriť, s rizikom chýb. Ako tieto údaje skontrolovať, je popísané v ako si overím, či sú údaje od môjho dodávateľa správne.

Ďalej sa stáva, že podnik zmení dodávateľa bez toho, aby bolo v zmluve zariadené niečo o údajoch predchádzajúceho dodávateľa, ktoré sú už spracované v existujúcom pase. To vyvoláva otázku, či a ako je potrebné upraviť pas, téma, ktorá sa rieši v zmením dodávateľa, musí sa produktový pas upraviť.

Napokon sa to pokazí, keď dodávateľ dodá súčasti, ktoré sa spracúvajú v niekoľkých skupinách produktov, a zmluva nie je jasná, ktoré údaje sú potrebné pre ktorú aplikáciu. To sa napríklad týka môj dodávateľ dodáva súčasti z rôznych skupín produktov — ako sa na to poberiem.

Čo môžete zaznamenať

V nákupnej zmluve alebo v jej prílohe je možné zaradiť nasledovné:

• Opis údajov, ktoré sa majú poskytnúť, prispôsobené produktovej skupine časti alebo finálneho produktu, aby dodávateľ vedel, aké informácie sa očakávajú.
• Čas dodania, napríklad prepojený s dodaním samotného produktu, aby údaje nemuseli byť požadované dodatočne.
• Formu, v ktorej sa údaje poskytujú, aby sa mohli bez prepisovania spracovať v pase.
• Určenie o správnosti údajov, v ktorom dodávateľ potvrdzuje, že poskytnuté informácie sú správne v čase dodania.
• Dohodu o zmenách, aby bolo jasné, čo sa stane, ak sa dodávateľ zmení alebo sa časť upraví — relevantné v situáciách opísaných v používam viacerých dodávateľov pre rovnakú súčasť, ako funguje pas.
• Doložku o mlčanlivosti, v prípade, že dodávateľ považuje údaje za dôverné; pozri Môžem si od svojho dodávateľa vyžiadať vyhlásenie o mlčanlivosti týkajúce sa údajov pasu.
• Odkaz na subdodávateľov, aby boli zahrnuté aj údaje od strán pracujúcich pre dodávateľa; pozri Aké údaje si vyžiadam od subdodávateľa, ktorý vyrába súčasť.
• Postup v prípade chýbajúcich alebo nesprávnych údajov, aby bolo vopred jasné, aké kroky sa podniknú namiesto toho, aby sa to pri dodaní riešilo; pozri aj môj dodávateľ neposkytuje údaje — čo môžem urobiť.

Pre spoločnosti, ktoré ešte musia určiť, či sú tieto dohody pre ich produkty už relevantné, poskytnú platí digitálny produktpasport na moje produkty a kedy sa produktový pas stáva povinný pre produkty prvú orientáciu a ponúka čo je digitálny produktový pas na produkty pozadie pri údajoch, o ktoré v konečnom dôsledku ide.