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Comment consigner la fourniture de données de passeport dans mon contrat d'achat ?

Ce que vous documentez : obligation de fourniture des données du passeport

Un contrat d'achat peut prévoir que le fournisseur fournit les données nécessaires pour constituer le passeport numérique du produit, et que cette fourniture est une condition d'acceptation du produit. Concrètement, cela signifie : quelles données le fournisseur fournit, sous quelle forme, avant quel moment du processus d'achat, et ce qui se passe si les données manquent ou changent ultérieurement. L'ESPR impose déjà l'obligation de transmettre les informations aux acteurs de la chaîne d'approvisionnement, mais la procédure précise — comment, quand, dans quel format — est quelque chose que les parties conviennent elles-mêmes dans leur contrat.

Pour qui cela s'applique et ce qui ne s'applique pas

Cet accord est pertinent pour toute personne qui achète des pièces, des matériaux ou des produits complets qui relèvent d'une catégorie de produits pour laquelle un passeport numérique du produit va s'appliquer. Cela s'applique aux fabricants qui achètent auprès de fournisseurs et aux importateurs qui se procurent des produits en dehors de l'UE. Cela ne s'applique pas à l'achat de produits ou de pièces qui ne relèvent pas des catégories de produits désignées — pour le moment, il n'existe pas d'obligation de passeport et donc aucune base pour forcer contractuellement la fourniture de données en vertu de l'ESPR. La distinction entre le rôle de fabricant et le rôle d'importateur est également pertinente : l'article 29 de l'ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) décrit spécifiquement ce qui est attendu des importateurs, tandis que l'article 38 traite plus largement des acteurs de la chaîne d'approvisionnement en général.

À partir de quand cela devient pertinent

Il n'existe pas de date fixe à laquelle cet accord contractuel doit figurer partout — cela dépend du moment où un acte délégué désigne une catégorie de produits spécifique et des délais qui y sont associés. Cela est déterminé par catégorie de produits dans une réglementation distincte qui doit encore être publiée ou qui n'est pas encore incluse dans ces sources. Ce qui est certain : dès qu'un produit relève d'une catégorie de produits désignée, l'obligation pour les acteurs de la chaîne d'approvisionnement de fournir les informations pertinentes en vertu de l'article 38 s'impose. Il est donc pratique d'inclure la clause contractuelle avant que l'obligation pour une catégorie de produits spécifique n'entre en vigueur, afin que la fourniture de données soit réglementée dès qu'elle est nécessaire, plutôt que de devoir négocier sous la pression du temps.

Comment vous mettez cela en œuvre dans le contrat

L'ordre dans lequel cela est généralement abordé commence par déterminer quelles données sont nécessaires pour le passeport du produit spécifique — pensez à la composition des matériaux, l'origine, les données de réparation ou d'autres informations pertinentes pour cette catégorie de produits. Ensuite, le contrat stipule qui fournit quelle partie de ces données : pour un produit assemblé, ce n'est pas une seule partie qui fournit tout, mais plusieurs maillons de la chaîne contribuent à des informations. La question du moment de la livraison suit : de préférence avant ou en même temps que la livraison du produit physique, afin que le passeport puisse être constitué à temps. Un accord sur le format est également utile, afin que les données fournies puissent être traitées sans travail supplémentaire. L'étape suivante consiste à documenter une obligation de mise à jour : que se passe-t-il si la composition d'une pièce change, ou si un fournisseur doit corriger lui-même des données après que le passeport a déjà été constitué. Enfin, il est courant de réguler la responsabilité en cas de données inexactes ou incomplètes, et d'inclure un droit de contrôle afin que la partie acheteuse puisse vérifier les données fournies avant qu'elles ne soient incluses dans le passeport. Pour les importateurs, il est également pertinent de prévoir dans le contrat avec le fabricant que le fabricant s'est conformé à ses propres obligations en matière de passeport, car l'importateur en assume lui-même la responsabilité.

La base juridique : articles 38 et 29 ESPR

L'article 38 du RGPD (Règlement (UE) 2024/1781) décrit les exigences applicables aux acteurs de la chaîne d'approvisionnement, notamment la fourniture d'informations nécessaires pour l'établissement du passeport produit numérique. Cet article constitue le fondement sur lequel une partie acheteuse peut et doit demander la fourniture de données aux fournisseurs : l'obligation de coopération ne pèse pas uniquement sur le fabricant ou l'importateur, mais s'étend à l'ensemble de la chaîne. L'article 29 du même règlement décrit spécifiquement les obligations des importateurs, notamment veiller à ce que le produit soit accompagné d'un passeport correct et que le fabricant ait satisfait à ses propres obligations. Ensemble, ces articles forment la base sur laquelle un accord contractuel concernant la fourniture de données peut être construit — la loi impose la coopération, le contrat définit comment cette coopération se concrétise dans la pratique.

Quiconque rédige ou révise maintenant un contrat d'achat peut, à la première occasion, y inclure une clause relative à la fourniture de données pour le passeport produit, même si le propre groupe de produits n'a pas encore été désigné — l'accord est ainsi déjà prêt et il ne sera pas nécessaire de renégocier ultérieurement.

Base juridique

Le règlement lui-même se trouve sur EUR-Lex. Nous faisons référence pour chaque affirmation ; vous n'avez pas besoin de nous croire.

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qui est attendu de vous

Un passeport produit est constitué de données qui sont générées quelque part dans la chaîne : chez le fabricant d'un composant, chez un sous-traitant, ou chez un importateur qui met sur le marché des produits provenant de l'extérieur de l'UE. Celui qui doit finalement établir le passeport dépend de son propre rôle, mais les données elles-mêmes proviennent souvent d'une autre entreprise. Cela fait du contrat d'achat l'un des endroits pratiques où la fourniture de données de passeport est organisée.

Les données des fournisseurs sont nécessaires pour pouvoir établir le passeport

Le ESPR décrit à l'article 38 que les acteurs de la chaîne d'approvisionnement ont un rôle à jouer dans la mise à disposition des informations nécessaires au passeport produit. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie que les propres fournisseurs — du fournisseur de matières premières au fabricant de composants — doivent fournir des données qui seront ensuite intégrées dans le passeport du produit final. Sans cette fourniture, une partie des informations que le passeport doit contenir est manquante. Les données exactes en question varient selon le groupe de produits et le composant ; quelles données dois-je demander à mon fournisseur de produits en donne un aperçu.

Les importateurs ont leur propre obligation de vérifier et de transmettre les données

Celui qui importe des produits de l'extérieur de l'UE relève de l'article 29 du ESPR. Il y est stipulé que les importateurs doivent vérifier que le fabricant a suivi les procédures de conformité requises et que le produit s'accompagne des informations nécessaires, y compris le passeport produit. Pour une entreprise importatrice, cela signifie que la relation commerciale avec le fabricant en dehors de l'UE ne porte pas seulement sur le prix et les délais de livraison, mais aussi sur la question de savoir si et comment les données de passeport sont fournies. Plus d'informations sur ce rôle se trouvent dans ce que signifie le passeport produit si j'importe des produits de l'extérieur de l'Union européenne.

La relation commerciale doit prévoir quelque chose concernant la forme et le moment de la fourniture

Aucun de ces deux articles ne prescrit une forme de contrat. Ce qui en découle, c'est que quelque part dans la relation entre l'acheteur et le fournisseur, un accord doit être conclu sur les données qui seront fournies et sur le fait que ces données sont correctes. Pour une entreprise qui s'approvisionne auprès de plusieurs fournisseurs, c'est une tâche pratique : tous les fournisseurs ne fournissent pas les données de la même manière, sous la même forme ou au même moment.

Où les choses se compliquent en pratique

Une situation courante est que le contrat d'achat contienne bien des dispositions sur la qualité, les délais de livraison et le prix, mais rien sur les données de passeport. L'acheteur suppose alors que le fournisseur « s'en charge », tandis que le fournisseur n'y voit pas d'obligation particulière parce que le contrat n'en parle pas.

Il arrive aussi que les données soient bien fournies, mais trop tard — seulement après la livraison du produit, alors que le passeport doit être présent à la livraison. Sans un accord sur le moment de la fourniture, un retard se produit alors qui n'incombe pas à l'acheteur, mais au fournisseur, tandis que l'acheteur est quand même interpellé sur ce point.

Une troisième situation : le fournisseur fournit des données, mais pas sous une forme exploitable — un PDF avec du texte libre au lieu de données structurées qui correspondent au passeport. Le résultat est que l'acheteur doit transférer manuellement les données, avec risque d'erreurs. Comment vérifier ces données se trouve dans comment vérifier si les données de mon fournisseur sont correctes.

De plus, il arrive qu'une entreprise change de fournisseur sans que le contrat ne stipule rien sur les données du fournisseur précédent qui ont déjà été intégrées dans un passeport existant. Cela soulève la question de savoir si et comment le passeport doit être adapté, un sujet qui est traité dans je change de fournisseur, le passeport produit doit-il être adapté.

Enfin, les choses s'aggravent quand un fournisseur livre des composants qui sont traités dans plusieurs catégories de produits, et que le contrat ne précise pas clairement quelles données sont nécessaires pour quelle application. Cela se pose par exemple dans mon fournisseur livre des composants de différentes catégories de produits — comment m'y prendre.

Ce que vous pouvez documenter

Dans le contrat d'achat, ou en annexe à celui-ci, les éléments suivants peuvent être inclus :

Pour les entreprises qui doivent encore déterminer si ces accords sont déjà pertinents pour leurs produits, le passeport produit numérique s'applique-t-il à mes produits et quand le passeport numérique du produit devient-il obligatoire pour les produits une première orientation, et offre qu'est-ce qu'un passeport produit numérique pour les produits des informations générales sur les données qui sont finalement en jeu.

Ceci n'est pas un avis juridique. Cette page fournit des informations générales sur la réglementation couverte par cette plateforme. Nous ne connaissons pas votre situation. En cas de doute sur votre propre cas, consultez un avocat ou l'autorité compétente.

Rédigé avec l'IA sur la base des sources ci-dessus, contrôlé par un humain le 2026-08-22. Y a-t-il quelque chose qui cloche ? Faites-le nous savoir — les corrections sont prioritaires.