Hvordan fastlægger jeg leveringen af pasdata i min indkøbskontrakt?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Et produktpas samles fra data, der opstår et sted i værdikæden: hos producenten af en komponent, hos en underleverandør eller hos en importør, der bringer produkter fra uden for EU på markedet. Hvem der i sidste ende skal udarbejde passet, afhænger af ens egen rolle, men dataene selv kommer ofte fra en anden virksomhed. Det gør indkøbskontrakten til et af de praktiske steder, hvor levering af pasdata reguleres.

Data fra leverandører er nødvendige for at kunne udarbejde passet

ESPR beskriver i artikel 38, at aktører i forsyningskæden har en rolle i at stille de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for produktpasset. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det, at egne leverandører — fra råvaruleverandør til komponentproducent — skal levere data, der senere indgår i slutproduktets pas. Uden denne levering mangler en del af de oplysninger, som passet skal indeholde. Præcis hvilke data det drejer sig om, varierer afhængigt af produktgruppe og komponent; hvilke data skal jeg anmode min produktleverandør om giver et overblik over det.

Importører har en egen forpligtelse til at kontrollere og videregive data

Den, der importerer produkter fra uden for EU, er omfattet af artikel 29 i ESPR. Heri står det, at importører skal kontrollere, om producenten har gennemgået de påkrævede overensstemmelses procedurer, og om produktet er ledsaget af de nødvendige oplysninger, herunder produktpasset. For en importerende virksomhed betyder det, at indkøbsforholdet til producenten uden for EU ikke kun handler om pris og leveringstid, men også om, hvorvidt og hvordan pasdata leveres. Mere om denne rolle findes i hvad betyder produktpasset for mig, hvis jeg importerer produkter fra uden for Den Europæiske Union.

Indkøbsforholdet skal regulere noget omkring form og tidspunkt for levering

Ingen af artiklerne foreskriver en kontraktform. Hvad der dog følger af dem, er, at der et sted i forholdet mellem køber og leverandør skal være en aftale om, hvilke data der leveres, og at disse data er korrekte. For en virksomhed, der køber fra flere leverandører, er det en praktisk opgave: ikke alle leverandører leverer data på samme måde, i samme form eller på samme tid.

Hvor det går galt i praksis

En almindelig situation er, at indkøbskontrakten indeholder aftaler om kvalitet, leveringstid og pris, men intet om pasdata. Køberen går så ud fra, at leverandøren "klarer det", mens leverandøren ikke ser nogen separat forpligtelse i det, fordi kontrakten siger intet om det.

Det sker også, at dataene leveres, men for sent — først efter produktleveringen, mens passet skal være til stede ved aflevering. Uden en aftale om leveringstidspunktet opstår der dermed en forsinkelse, der ikke ligger hos køberen, men hos leverandøren, mens køberen alligevel bliver stillet til ansvar for det.

En tredje situation: leverandøren leverer data, men ikke i en form, der kan behandles — en PDF med fritekst i stedet for strukturerede data, der passer til passet. Resultatet er, at køberen manuelt skal overføre dataene med risiko for fejl. Hvordan man kontrollerer disse data, står i hvordan kontrollerer jeg, om dataene fra min leverandør er korrekte.

Desuden sker det, at en virksomhed skifter leverandør uden, at der i kontrakten er fastsat noget om dataene fra den tidligere leverandør, der allerede er behandlet i et eksisterende pas. Det rejser spørgsmålet om, hvorvidt og hvordan passet skal ændres, et emne, der behandles i jeg skifter leverandør, skal produktpasset så ændres.

Endelig går det galt, når en leverandør leverer komponenter, der behandles i flere produktgrupper, og kontrakten ikke præciserer klart, hvilke data der er nødvendige til hvilken anvendelse. Det gælder for eksempel ved min leverandør leverer komponenter fra forskellige produktgrupper — hvordan griber jeg det an.

Hvad du kan dokumentere

I indkøbskontrakten, eller i en vedhæftet bilag hertil, kan følgende medtages:

• En beskrivelse af de data, der skal leveres, tilpasset produktgruppen for komponenten eller slutproduktet, så leverandøren ved, hvilke oplysninger der forventes.
• Tidspunktet for levering, for eksempel knyttet til leveringen af selve produktet, så dataene ikke skal anmodes om i efterfølgende
• Den form, hvori data leveres, så de kan behandles i passet uden omskrivning.
• En bestemmelse om rigtigheden af data, hvor leverandøren erklærer, at de leverede oplysninger er korrekte på leveringstidspunktet.
• En aftale om ændringer, så det er klart, hvad der sker, hvis en leverandør ændres, eller hvis en komponent ændres — relevant i situationer som beskrevet i jeg bruger flere leverandører til samme komponent — hvordan fungerer passet så.
• En fortrolighedsbestemmelse, hvis leverandøren betragter data som fortrolig; se kan jeg bede min leverandør om en fortrolighedserklæring vedrørende pasoplysninger.
• En henvisning til underleverandører, så oplysninger fra parter, der arbejder for leverandøren, også medtages; se hvilke oplysninger skal jeg anmode om fra en underleverandør, der fremstiller en komponent.
• En procedure for det tilfælde, at data mangler eller ikke stemmer, så det på forhånd er klart, hvilke trin der tages, i stedet for at dette skal afklares ved levering; se også min leverandør leverer ikke data — hvad kan jeg gøre.

For virksomheder, der stadig skal fastslå, om disse aftaler allerede er relevante for deres produkter, gives gælder det digitale produktpas for mine produkter og hvornår bliver produktpasset obligatorisk for produkter en første vejledning, og tilbyder hvad er et digitalt produktpasport for produkter baggrund for de data, som det i sidste ende handler om.