Wat betekent het productpaspoort als ik producten van buiten de EU invoer?

Als importeur ben je medeverantwoordelijk voor het paspoort

Wie producten van buiten de EU haalt en ze hier op de markt brengt, geldt niet als fabrikant maar als importeur, en voor die rol staan in de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) eigen verplichtingen rond het digitale productpaspoort. Het paspoort hoort er te zijn en te kloppen voordat het product de EU-markt op gaat, en de douane kan daar bij invoer op controleren. Dat betekent dat een importeur niet kan volstaan met "de fabrikant regelt dat wel" — er is een eigen controleplicht, en bij twijfel over een zending kan de douane om het paspoort vragen voordat de goederen worden vrijgegeven.

Voor wie dit geldt, en voor wat niet

Deze verplichtingen gelden voor wie als importeur in de zin van de ESPR optreedt: een partij die in de EU is gevestigd en een product uit een land buiten de EU voor het eerst op de EU-markt brengt. Voor een EU-fabrikant die zelf produceert gelden andere, eigen verplichtingen als fabrikant — die vallen hier niet onder. Ook voor een partij die goederen puur laat doorvoeren naar een bestemming buiten de EU, zonder ze hier op de markt te brengen, is dit anders: doorvoer is niet hetzelfde als in de handel brengen.

Belangrijker nog is de afbakening op productniveau. De ESPR is een kaderverordening: die zet de spelregels neer, maar welke productgroepen daadwerkelijk een productpaspoort nodig hebben, met welke data en vanaf wanneer, wordt per productgroep apart uitgewerkt. Zolang voor een bepaalde productgroep nog geen specifieke uitwerking van kracht is, is er ook nog geen concrete paspoortplicht om aan te voldoen — de verplichtingen van artikel 29 en de controlebevoegdheid van artikel 15 worden pas actueel zodra dat voor de betreffende productcategorie geregeld is.

Wanneer dit ingaat, is per productgroep verschillend

Er is geen enkele datum die voor alle productgroepen tegelijk geldt. De ESPR zelf legt het systeem vast — inclusief de rol van de importeur en de douanecontrole — maar de daadwerkelijke ingangsdatum en de precieze eisen worden per productgroep in aparte regelgeving bepaald. Voor sommige productgroepen is dat traject al verder dan voor andere. Wie wil weten of, en vanaf wanneer, dit voor een specifiek product speelt, kijkt dus niet alleen naar de ESPR, maar naar de productgroep-specifieke verordening die daarvoor van kracht wordt. Tot het moment dat zo'n verordening voor een productgroep geldt, blijven de bestaande markttoezicht- en douaneregels van toepassing zoals die al golden vóór introductie van het productpaspoort.

Hoe dit in de praktijk aan te pakken

De eerste stap is nagaan of de productgroep waarin geïmporteerd wordt, al onder een paspoortplicht valt of gaat vallen, en zo ja, per wanneer — dat staat in de productgroep-specifieke regelgeving, niet in de ESPR zelf. Is dat het geval, dan is de volgende stap contact met de fabrikant of leverancier buiten de EU: die is in de regel verantwoordelijk voor het laten opstellen van het paspoort en de bijbehorende gegevens. Voor de importeur is relevant om te kunnen aantonen dat dat paspoort er daadwerkelijk is, dat het toegankelijk is via de QR-code op of bij het product, en dat de gegevens erin overeenkomen met wat er feitelijk wordt geïmporteerd.

Daarnaast kan het gaan om het toevoegen van de eigen naam en contactgegevens als importeur, zodat duidelijk is wie het product in de EU op de markt heeft gebracht. Praktisch betekent dit dat een importeur er goed aan doet om dit soort afspraken al bij de inkoop met de leverancier vast te leggen, in plaats van het pas bij het passeren van de douane te ontdekken. Documentatie die aantoont dat het paspoort is gecontroleerd en klopt, is nuttig om achter de hand te hebben — juist omdat de douane hierop kan controleren bij invoer.

Waar dit op is gebaseerd

De verplichtingen voor importeurs rond het digitale productpaspoort staan in artikel 29 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). De bevoegdheid van de douane om hierop te controleren bij invoer van buiten de EU staat in artikel 15 van diezelfde verordening. Beide artikelen maken deel uit van het algemene kader van de ESPR; de concrete invulling per productgroep — welke data, welke vorm, en vanaf wanneer — volgt uit aanvullende regelgeving per productgroep.

Wat nu te doen

Ga na onder welke productgroep de geïmporteerde producten vallen en zoek op of daarvoor al specifieke regelgeving met een productpaspoortplicht van kracht is of in de maak is. Neem bij twijfel contact op met de fabrikant of leverancier buiten de EU over wie het paspoort opstelt en welke gegevens daarin komen, en leg vast hoe en waar dat paspoort na invoer toegankelijk blijft. Raadpleeg voor de exacte tekst van de verplichtingen artikel 29 en artikel 15 van de ESPR, en houd de productgroep-specifieke regelgeving in de gaten voor de daadwerkelijke ingangsdatum.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wie producten van buiten de EU haalt en op de Europese markt brengt, is voor de ESPR geen doorgeefluik maar importeur — met een eigen set verplichtingen die los staat van wat de fabrikant in het land van herkomst wel of niet regelt. Het productpaspoort verandert daarmee niets aan de gebruikelijke rol van importeur, maar het maakt die rol wel zichtbaar en controleerbaar op een nieuwe manier: bij de douane, aan de poort.

Wat er van u wordt verwacht

Nagaan of het paspoort er is vóórdat het product wordt ingevoerd

Artikel 29 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt bij de importeur de verplichting om te controleren of de fabrikant buiten de EU de vereiste conformiteit en documentatie op orde heeft, inclusief het digitaal productpaspoort waar dat voor de productgroep verplicht is. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de inkoopafdeling — vaak dezelfde mensen die nu al CE-markering en conformiteitsverklaringen controleren — een extra controlepunt krijgt: is er een paspoort, staat het aan het juiste product gekoppeld, en is de QR-code of andere datadrager aanwezig op het product of de verpakking. Wie wil weten welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van producten opvragen, vindt daar een aanknopingspunt dat net zo goed geldt voor een fabrikant buiten de EU als voor een leverancier binnen de EU.

Zelf optreden als het paspoort ontbreekt of niet klopt

Waar bij een Europese leverancier vaak nog ruimte is om gezamenlijk een gat te dichten, ligt de verantwoordelijkheid bij invoer van buiten de EU zwaarder bij de importeur zelf. Als een product niet vergezeld gaat van het vereiste paspoort, of als het paspoort niet overeenkomt met het product, dan is het aan de importeur om daarop te acteren voordat het product in de EU op de markt wordt gebracht. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat er een vaste procedure moet zijn voor wat er gebeurt bij een ontbrekend of gebrekkig paspoort — niet iets dat per zending ad hoc wordt uitgezocht door wie er net tijd heeft.

Eigen gegevens op het paspoort vermelden

Artikel 29 verplicht de importeur ook om de eigen naam, geregistreerde handelsnaam of merk en contactgegevens kenbaar te maken in relatie tot het product — iets dat in de praktijk via het productpaspoort of de begeleidende documentatie loopt. Dat is geen kwestie van "de fabrikant heeft het paspoort al gemaakt, dus wij zijn klaar": de importeursgegevens moeten er correct en volledig bij staan, en dat vraagt om afstemming met de fabrikant over wie welk gedeelte van het paspoort invult en beheert.

Meewerken aan douanecontroles op het paspoort

Artikel 15 van de ESPR regelt dat douaneautoriteiten bij binnenkomst van producten uit derde landen kunnen controleren of het digitaal productpaspoort aanwezig en toegankelijk is, onder meer via de datadrager op het product. Voor een importeur betekent dit dat het niet volstaat om het paspoort ergens in een systeem te hebben staan — het moet op het moment van invoer daadwerkelijk oproepbaar zijn via de QR-code of vergelijkbare drager op het product zelf of de verpakking. Een bedrijf dat zendingen ontvangt in een haven of luchthaven doet er praktisch gezien goed aan om dit vóór verscheping te laten testen, niet pas wanneer de zending al bij de douane ligt.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste terugkerend probleem: de fabrikant buiten de EU levert een paspoort, maar dat paspoort is gekoppeld aan een generieke productversie terwijl de importeur een specifieke variant invoert — andere kleur, ander vermogen, andere samenstelling. De QR-code werkt, maar verwijst naar de verkeerde gegevens.

Een tweede situatie: de importeur gaat ervan uit dat "de leverancier dit wel regelt" omdat dat bij CE-markering vaak zo voelt, en ontdekt bij een douanecontrole dat er helemaal geen paspoort is aangemaakt voor de productgroep in kwestie. Op dat moment is de zending er al, en is uitzoeken wie het paspoort had moeten leveren geen antwoord op de vraag die de douane stelt.

Een derde geval: er is wel een paspoort, maar de importeursgegevens erin zijn niet bijgewerkt na een wisseling van importeur of tussenpartij — het paspoort noemt nog een vorige partij als verantwoordelijke. Dit raakt aan een vraag die breder voorkomt bij verandering van leverancier: ik wissel van leverancier moet het productpaspoort dan aangepast worden gaat over die situatie binnen de EU, maar de kern — dat een paspoort moet blijven kloppen bij wie feitelijk verantwoordelijk is — geldt evengoed voor een importeur die van fabrikant buiten de EU wisselt.

Een vierde situatie: dezelfde productcode wordt bij twee verschillende fabrikanten buiten de EU ingekocht, en de importeur gaat ervan uit dat één paspoortsjabloon voor beide volstaat, terwijl de onderliggende samenstelling of herkomst van onderdelen verschilt. Dat raakt de vraag die ook speelt bij ik gebruik meerdere leveranciers voor hetzelfde onderdeel hoe werkt het paspoort dan — het paspoort volgt het product zoals het feitelijk is samengesteld, niet de productnaam op de factuur.

Een vijfde terugkerend punt: de fabrikant buiten de EU wil om concurrentieredenen niet alle onderliggende gegevens delen, en de importeur weet niet hoe daar afspraken over te maken zonder de handelsrelatie te verstoren.

Wat u kunt vastleggen

Een vaste checklist bij binnenkomst van elke zending van buiten de EU: is het paspoort aanwezig, werkt de datadrager, komen productcode en variant overeen met wat feitelijk wordt ingevoerd.
Afspraken met de fabrikant buiten de EU over wie het paspoort aanmaakt, wie de importeursgegevens toevoegt en wie die actueel houdt — vergelijkbaar met wat Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract beschrijft voor leveranciers in het algemeen, en even relevant bij een contract met een partij buiten de EU.
Een werkwijze voor het controleren van de juistheid van ontvangen gegevens vóór de eerste invoer van een nieuwe productlijn, met als aanknopingspunt Hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen.
Een vastgelegde procedure voor het geval een zending arriveert zonder geldig paspoort: wie wordt geïnformeerd, welke stap volgt, en welke documentatie daarbij wordt bewaard.
Indien relevant, een geheimhoudingsafspraak met de fabrikant buiten de EU over de onderliggende gegevens die nodig zijn om het paspoort samen te stellen, zoals beschreven bij kan ik van mijn leverancier een geheimhoudingsverklaring vragen over paspoortgegevens.
Een overzicht per productgroep van of en vanaf welk moment het paspoort daarvoor verplicht is, als achtergrond bij de invoerbeslissing — zie Wanneer wordt het productpaspoort verplicht voor producten.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.