Was bedeutet das Produktpass, wenn ich Produkte von außerhalb der EU einführe?

Was Sie konkret tun müssen

Wenn Unternehmen Produkte von außerhalb der EU auf den europäischen Markt bringen, sind sie nach der ESPR keine Durchlaufstelle, sondern Importeur — mit einem eigenen Satz von Verpflichtungen, der unabhängig davon ist, was der Hersteller im Herkunftsland regelt oder nicht. Die Produktpass ändert damit nichts an der üblichen Rolle des Importeurs, macht diese Rolle aber auf neue Weise sichtbar und überprüfbar: bei der Zollabfertigung, an der Grenze.

Was von Ihnen erwartet wird

Prüfen, ob der Produktpass vorhanden ist, bevor das Produkt eingehen wird

Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt dem Importeur die Verpflichtung auf zu prüfen, ob der Hersteller außerhalb der EU die erforderliche Konformität und Dokumentation in Ordnung hat, einschließlich des digitalen Produktpasses, soweit dieser für die Produktgruppe erforderlich ist. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die Einkaufsabteilung — oft dieselben Personen, die bereits CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärungen prüfen — einen zusätzlichen Kontrollpunkt erhält: Gibt es einen Produktpass, ist dieser mit dem richtigen Produkt verknüpft, und ist der QR-Code oder andere Datenträger auf dem Produkt oder der Verpackung vorhanden? Wer wissen möchte welche Daten muss ich bei meinem Lieferanten von Produkten anfordernfinden dort einen Ansatzpunkt, der gleichermaßen für einen Hersteller außerhalb der EU wie für einen Lieferanten innerhalb der EU gilt.

Selbst tätig werden, wenn der Produktpass fehlt oder nicht stimmt

Während es bei einem europäischen Lieferanten oft noch Spielraum gibt, um gemeinsam eine Lücke zu schließen, liegt die Verantwortung beim Import von außerhalb der EU stärker beim Importeur selbst. Wenn ein Produkt nicht von dem erforderlichen Produktpass begleitet wird, oder wenn der Produktpass nicht mit dem Produkt übereinstimmt, ist es Sache des Importeurs, darauf zu reagieren, bevor das Produkt in der EU in den Verkehr gebracht wird. Für ein mittleres Unternehmen bedeutet dies, dass es ein festes Verfahren geben muss für das, was geschieht, wenn ein Produktpass fehlt oder fehlerhaft ist — nicht etwas, das pro Sendung ad hoc von dem geklärt wird, der gerade Zeit hat.

Eigene Daten im Produktpass angeben

Artikel 29 verpflichtet den Importeur auch, seinen Namen, seinen eingetragenen Handelsnamen oder seine Marke und seine Kontaktdaten in Bezug auf das Produkt bekannt zu machen — etwas, das in der Praxis über den Produktpass oder die Begleitdokumentation läuft. Das ist nicht eine Frage von "der Hersteller hat den Produktpass bereits erstellt, also sind wir fertig": Die Daten des Importeurs müssen korrekt und vollständig vorhanden sein, und dies erfordert eine Abstimmung mit dem Hersteller darüber, wer welchen Teil des Produktpasses ausfüllt und verwaltet.

Bei Zollkontrollen zum Produktpass mitwirken

Artikel 15 der ESPR regelt, dass Zollbehörden bei der Ankunft von Produkten aus Drittländern prüfen können, ob der digitale Produktpass vorhanden und zugänglich ist, unter anderem über den Datenträger auf dem Produkt. Für einen Importeur bedeutet dies, dass es nicht ausreicht, den Produktpass irgendwo in einem System gespeichert zu haben — er muss zum Zeitpunkt der Einfuhr tatsächlich über den QR-Code oder ähnliche Träger auf dem Produkt selbst oder der Verpackung abrufbar sein. Ein Unternehmen, das Sendungen in einem Hafen oder Flughafen empfängt, tut praktisch gesehen gut daran, dies vor dem Versand zu testen, nicht erst wenn die Sendung bereits bei der Zollabfertigung ist.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein erstes wiederkehrendes Problem: Der Hersteller außerhalb der EU liefert einen Produktpass, aber dieser Produktpass ist mit einer generischen Produktversion verknüpft, während der Importeur eine spezifische Variante einfährt — andere Farbe, andere Leistung, andere Zusammensetzung. Der QR-Code funktioniert, verweist aber auf die falschen Daten.

Eine zweite Situation: Der Importeur geht davon aus, dass "der Lieferant dies regelt", weil das bei CE-Kennzeichnung oft so wirkt, und stellt bei einer Zollkontrolle fest, dass überhaupt kein Produktpass für die betreffende Produktgruppe erstellt wurde. In diesem Moment ist die Sendung bereits da, und herauszufinden, wer den Produktpass hätte liefern müssen, ist keine Antwort auf die Frage, die der Zoll stellt.

Ein dritter Fall: Es gibt zwar ein Produktpass, aber die darin enthaltenen Importeurdaten wurden nach einem Wechsel des Importeurs oder einer Zwischenpartei nicht aktualisiert – das Produktpass nennt noch eine vorherige Partei als verantwortlich. Dies berührt eine Frage, die bei Lieferantenwechsel allgemeiner auftritt: ich wechsele den Lieferanten, muss das Produktpass dann angepasst werden betrifft diese Situation innerhalb der EU, aber der Kern – dass ein Produktpass korrekt bleiben muss für denjenigen, der tatsächlich verantwortlich ist – gilt gleichermaßen für einen Importeur, der den Hersteller außerhalb der EU wechselt.

Ein vierter Fall: derselbe Produktcode wird bei zwei verschiedenen Herstellern außerhalb der EU eingekauft, und der Importeur geht davon aus, dass eine Produktpass-Vorlage für beide ausreicht, während die zugrunde liegende Zusammensetzung oder Herkunft der Komponenten unterschiedlich ist. Dies berührt die Frage, die auch bei ich verwende mehrere Lieferanten für dasselbe Ersatzteil, wie funktioniert der Pass dann – das Produktpass folgt dem Produkt so, wie es tatsächlich zusammengesetzt ist, nicht dem Produktnamen auf der Rechnung.

Ein fünftes wiederkehrendes Problem: Der Hersteller außerhalb der EU möchte aus Wettbewerbsgründen nicht alle zugrunde liegenden Daten weitergeben, und der Importeur weiß nicht, wie man darüber Vereinbarungen treffen kann, ohne die Handelsbeziehung zu gefährden.

Was Sie dokumentieren können

• Eine feste Checkliste bei Ankunft jeder Sendung von außerhalb der EU: Ist das Produktpass vorhanden, funktioniert der Datenträger, stimmen Produktcode und Variante mit dem überein, was tatsächlich importiert wird.
• Vereinbarungen mit dem Hersteller außerhalb der EU darüber, wer das Produktpass erstellt, wer die Importeurdaten hinzufügt und wer diese aktuell hält – vergleichbar mit dem, was Wie dokumentiere ich die Bereitstellung von Produktpass-Daten in meinem Kaufvertrag für Lieferanten im Allgemeinen beschreibt, und gleichermaßen relevant bei einem Vertrag mit einer Partei außerhalb der EU.
• Eine Arbeitsweise zur Überprüfung der Richtigkeit empfangener Daten vor der ersten Einfuhr einer neuen Produktlinie, mit Ankerpunkt bei Wie überprüfe ich, ob die Daten meines Lieferanten korrekt sind.
• Ein dokumentiertes Verfahren für den Fall, dass eine Sendung ohne gültiges Produktpass ankommt: wer wird benachrichtigt, welcher Schritt folgt, und welche Dokumentation wird dabei aufbewahrt.
• Gegebenenfalls eine Geheimhaltungsvereinbarung mit dem Hersteller außerhalb der EU über die zugrunde liegenden Daten, die notwendig sind, um das Produktpass zusammenzustellen, wie beschrieben bei kann ich von meinem Lieferanten eine Geheimhaltungserklärung über Passdaten verlangen.
• Eine Übersicht pro Produktgruppe darüber, ob und ab welchem Zeitpunkt das Produktpass dafür verpflichtend ist, als Hintergrund für die Einfuhrentscheidung – siehe Wann wird das Produktpass für Produkte verpflichtend.