¿Qué significa el pasaporte de productos si importo productos de fuera de la UE?

Lo que debe hacer concretamente

Quien trae productos de fuera de la UE y los introduce en el mercado europeo no es un mero intermediario para la ESPR sino importador — con un conjunto propio de obligaciones que está separado de lo que el fabricante regule o no en el país de origen. El productopasaporte no cambia así el rol habitual del importador, pero sí lo hace visible y verificable de una nueva manera: en la aduana, en la frontera.

Lo que se espera de usted

Comprobar si el pasaporte existe antes de que el producto se importe

El artículo 29 de la ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) establece en el importador la obligación de comprobar si el fabricante fuera de la UE tiene en regla la conformidad y documentación requeridas, incluido el productopasaporte digital donde sea obligatorio para el grupo de productos. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa que el departamento de compras — a menudo las mismas personas que ya comprueban el marcado CE y las declaraciones de conformidad — recibe un punto de control adicional: ¿existe un pasaporte, está vinculado al producto correcto, y están presentes el código QR u otro soporte de datos en el producto o su embalaje? Quien quiera saber qué datos debo solicitar a mi proveedor de productos, encontrará allí un punto de referencia que es válido tanto para un fabricante fuera de la UE como para un proveedor dentro de la UE.

Actuar por cuenta propia si falta el pasaporte o no es correcto

Cuando se trata de un proveedor europeo, a menudo aún hay espacio para cerrar conjuntamente una brecha, pero la responsabilidad en la importación desde fuera de la UE recae más pesadamente en el propio importador. Si un producto no va acompañado del pasaporte requerido, o si el pasaporte no se corresponde con el producto, entonces es responsabilidad del importador actuar al respecto antes de que el producto se introduzca en el mercado de la UE. Para una empresa de tamaño medio, esto significa que debe existir un procedimiento fijo para lo que sucede en caso de un pasaporte faltante o deficiente — no algo que se resuelva ad hoc por envío por quien tenga tiempo disponible.

Indicar los datos propios en el pasaporte

El artículo 29 también obliga al importador a dar a conocer su nombre, nombre comercial registrado o marca y datos de contacto en relación con el producto — algo que en la práctica se canaliza a través del productopasaporte o la documentación acompañante. No se trata de "el fabricante ya ha creado el pasaporte, así que hemos terminado": los datos del importador deben figurar correcta y completamente, y esto requiere coordinación con el fabricante sobre quién rellena y gestiona cada parte del pasaporte.

Colaborar en los controles aduaneros en el pasaporte

El artículo 15 de la ESPR establece que las autoridades aduaneras pueden comprobar en la entrada de productos de terceros países si el productopasaporte digital está presente y accesible, entre otros, a través del soporte de datos en el producto. Para un importador, esto significa que no es suficiente tener el pasaporte en un sistema en algún lugar — debe ser realmente accesible en el momento de la importación a través del código QR o soporte similar en el producto mismo o su embalaje. Una empresa que recibe envíos en un puerto o aeropuerto hace bien en probar esto antes del envío, no cuando el envío ya está en la aduana.

Dónde se producen los errores en la práctica

Un primer problema recurrente: el fabricante fuera de la UE suministra un pasaporte, pero ese pasaporte está vinculado a una versión genérica del producto mientras que el importador importa una variante específica — color diferente, potencia diferente, composición diferente. El código QR funciona, pero remite a datos incorrectos.

Una segunda situación: el importador asume que "el proveedor se encarga de esto" porque así es a menudo con el marcado CE, y descubre en un control aduanero que no se ha creado ningún pasaporte para el grupo de productos en cuestión. En ese momento el envío ya ha llegado, e investigar quién debería haber entregado el pasaporte no es respuesta a la pregunta que hace la aduana.

Un tercer caso: existe un pasaporte, pero los datos del importador en el mismo no se han actualizado tras un cambio de importador o intermediario — el pasaporte sigue nombrando a una parte anterior como responsable. Esto toca una cuestión que aparece más ampliamente en caso de cambio de proveedor: cambio de proveedor, ¿debe adaptarse el pasaporte del producto se refiere a esa situación dentro de la UE, pero el principio — que un pasaporte debe seguir siendo correcto respecto a quién es de hecho responsable — se aplica igualmente a un importador que cambia de fabricante fuera de la UE.

Una cuarta situación: el mismo código de producto se adquiere a dos fabricantes diferentes fuera de la UE, y el importador asume que una única plantilla de pasaporte es suficiente para ambos, mientras que la composición subyacente o el origen de los componentes difieren. Esto toca la cuestión que también surge en utilizo varios proveedores para el mismo componente, ¿cómo funciona entonces el pasaporte — el pasaporte sigue el producto tal como de hecho está compuesto, no el nombre del producto en la factura.

Un quinto punto recurrente: el fabricante fuera de la UE no quiere compartir todos los datos subyacentes por razones de competencia, y el importador no sabe cómo llegar a acuerdos al respecto sin perturbar la relación comercial.

Lo que puede documentar

• Una lista de verificación fija en la recepción de cada envío desde fuera de la UE: ¿está presente el pasaporte, funciona el portador de datos, coinciden el código de producto y la variante con lo que de hecho se importa.
• Acuerdos con el fabricante fuera de la UE sobre quién elabora el pasaporte, quién añade los datos del importador y quién los mantiene actualizados — comparable a lo que Cómo fijo la entrega de datos del pasaporte en mi contrato de compra describe para los proveedores en general, e igualmente relevante en un contrato con una parte fuera de la UE.
• Un procedimiento para verificar la exactitud de los datos recibidos antes de la primera importación de una nueva línea de productos, con como punto de referencia Cómo verifico si los datos de mi proveedor son correctos.
• Un procedimiento establecido para el caso de que llegue un envío sin un pasaporte válido: quién es informado, cuál es el siguiente paso, y qué documentación se conserva al respecto.
• Si es relevante, un acuerdo de confidencialidad con el fabricante fuera de la UE sobre los datos subyacentes necesarios para elaborar el pasaporte, tal como se describe en ¿puedo pedir a mi proveedor un acuerdo de confidencialidad sobre los datos del pasaporte.
• Un resumen por grupo de productos de si y a partir de cuándo el pasaporte es obligatorio para los mismos, como trasfondo para la decisión de importación — véase Cuándo es obligatorio el pasaporte de producto para productos.