Mijn leverancier levert de gegevens niet — wat kan ik doen?

De plicht blijft bij fabrikant of importeur liggen

Als een leverancier de gevraagde gegevens niet aanlevert, verandert dat niets aan de verplichting om het productpaspoort samen te stellen en beschikbaar te stellen — die verplichting ligt bij de fabrikant of importeur, niet bij de leverancier. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt in artikel 27 vast dat de fabrikant verantwoordelijk is voor de juistheid en volledigheid van het paspoort, ongeacht wie de onderliggende informatie moet aanleveren. Tegelijk bevat artikel 38 een aparte verplichting voor actoren in de toeleveringsketen: zij moeten de informatie verstrekken die nodig is om aan de eisen uit de verordening te voldoen. Er bestaat dus wél een wettelijke basis om gegevens op te vragen, maar het uitblijven daarvan schuift de eigen verplichting niet door naar de leverancier.

Dit gaat over de keten, niet over elk type leverancier

Dit onderwerp speelt tussen een fabrikant of importeur enerzijds en een toeleverancier van onderdelen, materialen of halffabricaten anderzijds — een partij die over technische informatie beschikt die nodig is voor het paspoort van het eindproduct. Het geldt niet voor de relatie met een retailer die het product alleen doorverkoopt, en niet voor productgroepen waarvoor nog geen gedelegeerde handeling met concrete paspoorteisen is vastgesteld: zonder zulke eisen is er ook nog geen concrete informatieverplichting om op terug te vallen. Artikel 38 regelt bovendien alleen de plicht om informatie te verstrekken die nodig is voor naleving van de ESPR; het regelt niet de commerciële of contractuele kant van de relatie tussen fabrikant en leverancier — vergoeding, leveringsvoorwaarden of geschillen daarover zijn een civielrechtelijke kwestie die los staat van deze verordening.

Wanneer dit gaat gelden, staat per productgroep nog open

Voor de meeste productgroepen staat nog niet vast vanaf welke datum concrete paspoorteisen gaan gelden — dat wordt per productgroep apart bepaald via een gedelegeerde handeling. Wat wel vaststaat: zodra die eisen voor een productgroep van kracht worden, gelden artikel 27 en artikel 38 gelijktijdig. Vanaf dat moment is de fabrikant verplicht het paspoort te leveren, en is de leverancier verplicht om de daarvoor benodigde informatie aan te dragen. Tot die tijd is er nog geen concrete informatieverplichting waarop een fabrikant zich naar een leverancier toe kan beroepen, ook al is de algemene bepaling van artikel 38 al onderdeel van de verordening.

De volgorde die de meeste fabrikanten aanhouden

Eerst is het zinvol om scherp te hebben welke informatie precies ontbreekt en of die daadwerkelijk onder de paspoorteisen van de betreffende productgroep valt — niet elke gevraagde gegeven is noodzakelijk automatisch een verplichting onder artikel 38. Daarna helpt het om het verzoek schriftelijk vast te leggen, met een duidelijke verwijzing naar de verordening, zodat voor de leverancier duidelijk is dat het geen vrijblijvend verzoek is maar een verplichting die uit de ESPR volgt. Het bewaren van deze correspondentie — de vraag, de termijn die is gesteld, en het antwoord of de stilte — is nuttig als op een later moment moet worden aangetoond dat er wél is geprobeerd de gegevens te verkrijgen. Parallel daaraan is het de moeite waard om te kijken of de ontbrekende informatie via een andere weg te reconstrueren is: eigen testrapporten, technische documentatie die al in het bezit is van de fabrikant, of gegevens van een andere leverancier in de keten die hetzelfde onderdeel levert. Blijft de informatie structureel uit, dan is dit een moment om te bekijken welke stappen de contractuele relatie met de leverancier toelaat, en of navraag bij de eigen brancheorganisatie of juridisch advies uitkomst biedt — de ESPR zelf voorziet niet in een procedure om een leverancier tot levering te dwingen, die verplichting volgt uit artikel 38, maar de handhaving daarvan loopt niet via deze verordening zelf.

De basis: artikel 27 en artikel 38 van de ESPR

Artikel 27 van Verordening (EU) 2024/1781 beschrijft de verplichtingen van fabrikanten, waaronder de verantwoordelijkheid voor het opstellen en actueel houden van het productpaspoort. Artikel 38 van dezelfde verordening richt zich specifiek op actoren in de toeleveringsketen en verplicht hen om de informatie te verstrekken die nodig is om aan de eisen uit de verordening — waaronder de paspoortverplichtingen — te voldoen. Samen vormen deze twee artikelen de grond waarop deze vraag berust: de verplichting om te leveren ligt bij de fabrikant, het recht om informatie op te vragen bij de leverancier ligt in de verordening zelf.

Wie op dit moment tegen een leverancier aanloopt die niet levert, kan dus in elk geval vaststellen dát er een wettelijke basis is om de gevraagde informatie te claimen, en dat de eigen verplichting om het paspoort te leveren daarmee niet vervalt. De volledige tekst van artikel 27 en artikel 38 is te raadplegen via de vindplaatsen hieronder, en biedt een goed startpunt om het eigen verzoek aan een leverancier concreet te onderbouwen.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Het productpaspoort van uw product bestaat voor een groot deel uit gegevens die niet van u komen. Een deel ervan zit bij toeleveranciers: de samenstelling van een onderdeel, de herkomst van een materiaal, een testresultaat dat alleen de fabrikant van dat onderdeel heeft. Wanneer die leverancier niet levert — niet reageert, weigert, of gegevens stuurt die niet kloppen — staat u als fabrikant of importeur wel met de verplichting, maar niet met de informatie. Dit artikel gaat over wat de ESPR daarover vastlegt, wat daarmee in de praktijk misgaat, en wat u kunt vastleggen om er niet zonder iets te staan.

Wat er van u wordt verwacht

De fabrikant blijft verantwoordelijk voor het paspoort

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen voor het productpaspoort bij de fabrikant. Dat verandert niet wanneer de gegevens feitelijk van een toeleverancier moeten komen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat het ontbreken van gegevens bij een leverancier geen reden is om het paspoort dan maar zonder die gegevens te publiceren, of te wachten tot de leverancier ooit levert. De verantwoordelijkheid ligt bij degene die het product op de markt brengt, niet bij degene die het onderdeel maakt.

Actoren in de toeleveringsketen hebben eigen verplichtingen

Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft wat er van actoren in de toeleveringsketen wordt verwacht wanneer het gaat om het beschikbaar stellen van informatie die nodig is voor het paspoort. Dit artikel richt zich niet uitsluitend op de fabrikant die het eindproduct op de markt brengt, maar ook op partijen die daarvoor toeleveren. Voor een bedrijf dat zelf inkoopt bij meerdere toeleveranciers betekent dit dat de verplichting om gegevens te leveren niet alleen op basis van een contract bij de leverancier ligt, maar ook uit de verordening zelf volgt. Dat is relevant op het moment dat een leverancier zich beroept op het ontbreken van een contractuele afspraak: de verordening zelf voorziet al in een verplichting voor toeleveranciers om relevante informatie beschikbaar te stellen.

De keten als geheel moet herleidbaar zijn

Een paspoort dat gegevens mist over een onderdeel is in de praktijk een paspoort met een gat. Voor bedrijven die met meerdere lagen toeleveranciers werken — een onderaannemer die weer bij een eigen toeleverancier inkoopt — betekent dit dat de herleidbaarheid niet bij de eerste schakel mag stoppen. Wat gegevens van een onderaannemer precies zouden moeten omvatten, hangt af van welk onderdeel die onderaannemer levert en welke rol dat onderdeel in het paspoort van het eindproduct speelt.

Waar het misgaat in de praktijk

De leverancier reageert simpelweg niet. Een e-mail met het verzoek om samenstellingsgegevens blijft onbeantwoord, een herinnering ook. Er is geen weigering, er is stilte — en stilte is voor een fabrikant net zo problematisk als een expliciete weigering, omdat het paspoort er niet vanzelf komt.

De leverancier levert gegevens, maar niet in een vorm die te gebruiken is. Een pdf met vrije tekst in plaats van gestructureerde data, of een tabel die niet aansluit op wat het paspoort nodig heeft. Dit wordt vaak pas ontdekt op het moment dat de gegevens verwerkt moeten worden, niet bij ontvangst.

De leverancier levert wél, maar de gegevens kloppen niet. Een samenstelling die niet overeenkomt met wat eerder is opgegeven, of een testresultaat dat gedateerd is. Zonder een manier om dit te toetsen, komt dit soort afwijkingen vaak pas aan het licht wanneer iemand anders — een toezichthouder, een klant — er vragen over stelt. Hoe gegevens op juistheid te controleren zijn, is daarom een vraag die eerder dan bij twijfel al beantwoord zou moeten zijn.

De leverancier beroept zich op bedrijfsvertrouwelijkheid. Vooral bij samenstellingsgegevens en receptuur is dit een terugkerend punt: de leverancier wil de gegevens niet delen omdat ze concurrentiegevoelig zijn. Dit speelt niet alleen bij de fabrikant die het paspoort samenstelt, maar ook bij de vraag of en hoe die gegevens daarna beschermd blijven.

Er is geen contract dat over paspoortgegevens gaat. Bij bestaande leveranciersrelaties die al jaren lopen, is er vaak nooit een reden geweest om iets over gegevenslevering vast te leggen. Op het moment dat het paspoort verplicht wordt voor de productgroep in kwestie, ontbreekt dan de contractuele basis om te vragen wat er eigenlijk nodig is.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van welke gegevens bij welke leverancier horen, per onderdeel of materiaal, zodat bij het samenstellen van het paspoort duidelijk is wie welk gat moet vullen. Als vertrekpunt daarvoor is te lezen welke gegevens bij een leverancier van producten opgevraagd worden.

Een afspraak in het inkoopcontract over het leveren van paspoortgegevens, inclusief de vorm waarin dat gebeurt en wat er gebeurt als dat niet op tijd lukt. Hoe dat concreet in een inkoopcontract vastgelegd kan worden, staat beschreven bij afspraken over de levering van paspoortgegevens in het inkoopcontract.

Een geheimhoudingsverklaring, voor de situatie waarin een leverancier gegevens pas wil delen als de vertrouwelijkheid ervan is geregeld. Dit is vaak de sleutel om een leverancier die zich beroept op bedrijfsvertrouwelijke informatie toch tot levering te bewegen; zie een geheimhoudingsverklaring met de leverancier over paspoortgegevens.

Een vastgelegde procedure voor het controleren van ontvangen gegevens, zodat afwijkingen niet pas worden opgemerkt op het moment dat het paspoort al gepubliceerd is.

Een dossier per leverancier met correspondentie over het verzoek, met datum van verzoek, herinneringen en eventuele reacties. Dit is niet alleen praktisch voor de eigen administratie, maar ook het enige bewijs dat er wél is gevraagd, wanneer een leverancier niets levert.

Wanneer een product wordt ingekocht bij een leverancier buiten de EU, speelt dit vraagstuk in een andere vorm: daar is wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de Europese Unie een aanvullend vertrekpunt, omdat de verantwoordelijkheid voor het paspoort dan bij de importeur kan liggen terwijl de gegevens nog verder weg in de keten zitten.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.