Mi proveedor no suministra los datos — ¿qué puedo hacer?

Lo que debe hacer concretamente

El pasaporte de producto de su producto consiste en gran medida en datos que no proceden de usted. Una parte de ellos se encuentra en los proveedores: la composición de un componente, el origen de un material, un resultado de ensayo que solo posee el fabricante de ese componente. Cuando ese proveedor no entrega —no responde, se niega, o envía datos que no son correctos—, usted como fabricante o importador tiene la obligación, pero no la información. Este artículo trata sobre lo que el ESPR establece al respecto, qué sale mal en la práctica, y qué puede documentar para no quedarse sin nada.

Lo que se espera de usted

El fabricante sigue siendo responsable del pasaporte

El artículo 27 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) establece las obligaciones relativas al pasaporte de producto en el fabricante. Esto no cambia cuando los datos deben proceder fácticamente de un proveedor. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa que la falta de datos en un proveedor no es motivo para publicar el pasaporte sin esos datos, ni para esperar hasta que el proveedor entregue alguna vez. La responsabilidad recae en quien pone el producto en el mercado, no en quien fabrica el componente.

Los actores de la cadena de suministro tienen sus propias obligaciones

El artículo 38 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) describe lo que se espera de los actores de la cadena de suministro cuando se trata de poner a disposición la información necesaria para el pasaporte. Este artículo no se dirige únicamente al fabricante que pone el producto final en el mercado, sino también a las partes que le suministran. Para una empresa que compra a múltiples proveedores, esto significa que la obligación de suministrar datos no solo se basa en un acuerdo contractual con el proveedor, sino que también se deriva del propio reglamento. Esto es relevante cuando un proveedor se ampara en la ausencia de un acuerdo contractual: el reglamento en sí ya prevé una obligación para los proveedores de poner a disposición la información relevante.

La cadena en su conjunto debe ser trazable

Un pasaporte que carece de datos sobre un componente es en la práctica un pasaporte con un vacío. Para empresas que trabajan con múltiples niveles de proveedores —un subcontratista que a su vez compra a su propio proveedor— esto significa que la trazabilidad no puede detenerse en el primer eslabón. Lo que datos de un subcontratista deberían incluir exactamente, depende de qué componente suministra ese subcontratista y qué papel desempeña ese componente en el pasaporte del producto final.

Dónde se producen los errores en la práctica

El proveedor simplemente no responde. Un correo electrónico solicitando datos de composición queda sin respuesta, al igual que un recordatorio. No hay rechazo, hay silencio —y el silencio es para un fabricante tan problemático como un rechazo explícito, porque el pasaporte no llega por sí solo.

El proveedor entrega datos, pero no en una forma que sea utilizable. Un pdf con texto libre en lugar de datos estructurados, o una tabla que no se ajusta a lo que el pasaporte necesita. Esto a menudo solo se descubre cuando los datos deben procesarse, no al recibirlos.

El proveedor sí entrega, pero los datos no son correctos. Una composición que no coincide con la indicada anteriormente, o un resultado de ensayo que está fechado. Sin una forma de verificar esto, este tipo de discrepancias a menudo solo saltan a la vista cuando otra persona —una autoridad de vigilancia, un cliente— plantea preguntas al respecto. Cómo verificar la exactitud de los datos es, por lo tanto, una pregunta que debería responderse antes de que surja la duda.

El proveedor invoca el secreto comercial. Especialmente en el caso de datos de composición y formulaciones, este es un punto recurrente: el proveedor no quiere compartir los datos porque son sensibles desde el punto de vista competitivo. Esto no solo afecta al fabricante que compila el pasaporte, sino también a la cuestión de si y cómo esos datos se protegen posteriormente.

No hay un contrato que se refiera a los datos del pasaporte. En las relaciones de suministro existentes que llevan años en marcha, a menudo nunca ha habido motivo para documentar nada sobre el suministro de datos. En el momento en que el pasaporte se hace obligatorio para el grupo de productos en cuestión, falta entonces la base contractual para preguntar qué es lo que realmente se necesita.

Lo que puede documentar

• Un resumen de qué datos pertenecen a qué proveedor, por componente o material, para que al compilar el pasaporte esté claro quién debe llenar qué vacío. Como punto de partida para ello se puede consultar qué datos se solicitan a un proveedor de productos.

• Un acuerdo en el contrato de compra sobre el suministro de datos del pasaporte, incluida la forma en que esto se hace y qué ocurre si no se logra a tiempo. Cómo esto puede documentarse concretamente en un contrato de compra está descrito en acuerdos sobre el suministro de datos del pasaporte en el contrato de compra.

• Una declaración de confidencialidad, para la situación en la que un proveedor solo desea compartir datos si se garantiza su confidencialidad. Esto suele ser la clave para conseguir que un proveedor que alega información comercial confidencial suministre los datos; véase una declaración de confidencialidad con el proveedor sobre datos del pasaporte.

• Un procedimiento documentado para verificar los datos recibidos, para que las desviaciones no se detecten solo después de que el pasaporte ya ha sido publicado.

• Un expediente por proveedor con correspondencia sobre la solicitud, con fecha de solicitud, recordatorios y posibles respuestas. Esto no solo es práctico para la propia administración, sino que es la única prueba de que se pidió, cuando un proveedor no suministra nada.

Cuando un producto se compra a un proveedor fuera de la UE, esta cuestión se plantea de otra forma: allí hay lo que significa el pasaporte de producto en la importación desde fuera de la Unión Europea un punto de partida adicional, porque la responsabilidad del pasaporte puede recaer entonces en el importador mientras que los datos aún están más lejos en la cadena.