Furnizorul meu nu furnizează datele — ce pot face?

Ce trebuie să faceți concret

Pașaportul produsului dvs. constă în mare măsură din date care nu provin de la dumneavoastră. O parte din acestea se află la furnizorii: compoziția unei piese, proveniența unui material, un rezultat de test pe care doar producătorul acelei piese îl deține. Atunci când acel furnizor nu furnizează — nu răspunde, refuză sau trimite date care nu sunt corecte — dumneavoastră, ca producător sau importator, aveți obligația, dar nu și informațiile. Acest articol tratează despre ceea ce ESPR stabilește în această privință, ce merge greșit în practică și ce puteți documenta pentru a nu rămâne fără nimic.

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

Producătorul rămâne responsabil pentru pașaport

Articolul 27 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) stabilește obligațiile pentru pașaportul produsului la producător. Aceasta nu se schimbă atunci când datele trebuie să provină efectiv de la un furnizor. Pentru o companie cu 10 până la 100 de angajați, aceasta înseamnă că absența datelor la un furnizor nu este motiv să publicați pașaportul fără acele date sau să așteptați până când furnizorul furnizează în sfârșit. Responsabilitatea se află la cel care pune produsul pe piață, nu la cel care produce piesa.

Actorii din lanțul de aprovizionare au propriile obligații

Articolul 38 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) descrie ce se așteaptă de la actorii din lanțul de aprovizionare atunci când este vorba despre punerea la dispoziție a informațiilor necesare pentru pașaport. Acest articol nu se referă numai la producătorul care pune produsul final pe piață, ci și la părțile care aprovizionează pentru aceasta. Pentru o companie care cumpără la rândul ei de la mai mulți furnizori, aceasta înseamnă că obligația de a furniza date nu se bazează doar pe un acord contractual cu furnizorul, ci rezultă și din regulament. Aceasta este relevantă în momentul în care un furnizor invocă absența unui acord contractual: regulamentul în sine prevede deja o obligație pentru furnizorii din lanț să pună la dispoziție informații relevante.

Lanțul în ansamblu trebuie să fie traçabil

Un pașaport în care lipsesc date cu privire la o piesă este în practică un pașaport cu o lacună. Pentru companiile care lucrează cu mai multe niveluri de furnizori — un subcontractor care cumpără la rândul lui de la propriul furnizor — aceasta înseamnă că trasabilitatea nu trebuie să se oprească la primul nivel. Ce date de la un subcontractor trebuie să cuprindă exact depinde de ce piesă furnizează acel subcontractor și ce rol are acea piesă în pașaportul produsului final.

Unde merge rău în practică

Furnizorul pur și simplu nu răspunde. Un e-mail cu cererea de date de compoziție rămâne fără răspuns, la fel și o reamintire. Nu există refuz, există doar tăcere — și tăcerea este pentru un producător la fel de problematică ca un refuz explicit, deoarece pașaportul nu vine de la sine.

Furnizorul furnizează date, dar nu într-o formă care să poată fi utilizată. Un PDF cu text liber în loc de date structurate, sau un tabel care nu se aliniază cu ceea ce are nevoie pașaportul. Aceasta se descoperă adesea abia în momentul în care datele trebuie prelucrate, nu la primire.

Furnizorul furnizează, dar datele nu sunt corecte. O compoziție care nu corespunde cu ceea ce a fost comunicat anterior, sau un rezultat de test care este învechit. Fără o modalitate de a verifica acest lucru, acest tip de discrepanțe ajung adesea la lumină abia atunci când altcineva — o autoritate de supraveghere, un client — ridică întrebări cu privire la acestea. Cum datele trebuie verificate pentru exactitate este deci o întrebare căreia ar trebui să i se răspundă mai devreme decât atunci când apare îndoiala.

Furnizorul invocă confidențialitatea comercială. În special pentru date de compoziție și rețetă, acesta este un punct recurent: furnizorul nu dorește să partajeze datele deoarece sunt sensibile din punct de vedere concurențial. Aceasta nu se manifestă doar la producătorul care compilează pașaportul, ci și la întrebarea dacă și cum acele date rămân protejate ulterior.

Nu există niciun contract care să trateze datele pașaportului. În cazul relațiilor existente cu furnizori care se desfășoară de mai mulți ani, adesea nu a existat niciodată un motiv să se consemneze ceva cu privire la furnizarea datelor. În momentul în care pașaportul devine obligatoriu pentru grupul de produse în cauză, lipsește atunci baza contractuală pentru a cere ceea ce este de fapt necesar.

Ce puteți documenta

• Un inventar al datelor care aparțin fiecărui furnizor, per componentă sau material, astfel încât la compilarea pașaportului să fie clar cine trebuie să completeze care lipsură. Ca punct de plecare pentru aceasta, puteți citi ce date sunt solicitate la un furnizor de produse.

• Un acord în contractul de achiziție cu privire la furnizarea datelor pașaportului, inclusiv forma în care se realizează aceasta și ce se întâmplă dacă nu reușește la timp. Cum poate fi consemnat concret în contractul de achiziție, este descris la acorduri privind furnizarea datelor pașaportului în contractul de achiziție.

• O declarație de confidențialitate, pentru situația în care un furnizor dorește să partajeze datele doar dacă confidențialitatea acestora a fost reglementată. Aceasta este adesea cheia pentru a face ca un furnizor care invocă informații confidențiale din motive comerciale să furnizeze totuși datele; consultați o declarație de confidențialitate cu furnizorul cu privire la datele pașaportului.

• O procedură consemnată pentru verificarea datelor primite, astfel încât abaterile să nu fie observate abia în momentul în care pașaportul a fost deja publicat.

• Un dosar per furnizor cu corespondență cu privire la solicitare, cu data solicitării, reamintiri și eventualele răspunsuri. Aceasta nu este doar practică pentru propria administrație, ci și singura dovadă că s-a cerut, atunci când un furnizor nu furnizează nimic.

Atunci când un produs este achiziționat de la un furnizor din afara UE, această problemă se pune sub o altă formă: acolo este ce înseamnă pașaportul produsului la importul din afara Uniunii Europene un punct de plecare suplimentar, deoarece responsabilitatea pentru pașaport poate fi la importator în timp ce datele sunt încă mai departe în lanț.