Toimittajani ei toimita tietoja — mitä voin tehdä?

Velvollisuus jää valmistajalle tai maahantuojalle

Jos toimittaja ei toimita pyydettyä tietoa, se ei muuta velvollisuutta koota ja saattaa tuotepassi saataville — velvollisuus on valmistajalla tai maahantuojalla, ei toimittajalla. ESPR (asetus (EU) 2024/1781) määrää artiklan 27 mukaisesti, että valmistaja on vastuussa passin oikeellisuudesta ja täydellisyydestä riippumatta siitä, kenen on toimitettava taustalla olevat tiedot. Samalla artikla 38 sisältää erilliset velvollisuudet toimitusketjun toimijoille: heidän on toimittava tiedot, joita tarvitaan asetuksen vaatimuksiin noudattamiseksi. Tietojen pyytämiselle on siis olemassa oikeusperusta, mutta tietojen puuttuminen ei siirtä omaa velvollisuutta toimittajalle.

Tämä koskee ketjua, ei jokaista toimittajatyyppiä

Tämä aihe koskee valmistajaa tai maahantuojaa yhtäältä ja osien, materiaalien tai puolivalmiiden tuotteiden toimittajaa toisaalta — osapuolta, jolla on teknisiä tietoja, joita tarvitaan lopputuotteen passissa. Se ei koske vähittäiskauppiaan suhdetta, joka vain jälleenmyy tuotetta, eikä tuoteryhmille, joille sopivaa delegoitua säädöstä konkreettisine passivaatimuksineen ei ole vielä vahvistettu: ilman näitä vaatimuksia ei ole myöskään konkreettista tietovelvollista, johon vedota voidaan. Artikla 38 säätelee ainoastaan velvollisuuden toimittaa tietoja, joita tarvitaan ESPR:n noudattamiseksi; se ei säätele valmistajan ja toimittajan välisen suhteen kaupallista tai sopimuksellista puolta — korvaus, toimitusehdot tai niitä koskevat riidat ovat oikeudellinen kysymys, joka on erillään tästä asetuksesta.

Milloin tämä tulee voimaan, määrittyy tuoteryhmittäin

Useimmille tuoteryhmille ei ole vielä määritetty päivämäärää, jolloin konkreettiset passivaatimukset tulevat voimaan — se määritetään tuoteryhmittäin delegoidun säädöksen kautta. Se on kuitenkin selvää: kun nämä vaatimukset tulevat voimaan jollekin tuoteryhmälle, artiklat 27 ja 38 ovat voimassa samanaikaisesti. Tuosta hetkestä alkaen valmistaja on velvollinen toimittamaan passin ja toimittaja on velvollinen toimittamaan siihen tarvittavat tiedot. Siihen asti ei ole konkreettista tietovelvollista, johon valmistaja voi vedota toimittajaa kohti, vaikka artiklan 38 yleinen säännös on jo osa asetusta.

Järjestys, jota useimmat valmistajat noudattavat

Ensin on hyödyllistä selvittää tarkasti, mitkä tiedot puuttuvat ja kuuluuko niihin todellakin kyseisen tuoteryhmän passivaatimuksiin — jokainen pyydetty tieto ei ole välttämättä automaattisesti velvollisuus artiklan 38 mukaisesti. Tämän jälkeen on hyödyllistä dokumentoida pyyntö kirjallisesti selkeällä viittauksella asetukseen, jotta toimittajalle on selvää, että kyse ei ole ei-sitovasta pyynnöstä vaan ESPR:stä johtuvasta velvollisuudesta. Tämän kirjeenvaihdon säilyttäminen — pyynnön, asetetun määräajan ja vastauksen tai hiljaisuuden — on hyödyllistä, jos myöhemmin on osoitettava, että tietojen hankkimiseksi on yritetty. Samanaikaisesti on kannattavaa tutkia, onko puuttuva tieto mahdollista rekonstruoida muulla tavalla: valmistajan omat testiraportit, tekninen dokumentaatio, joka on jo valmistajan hallussa, tai tiedot toiselta ketjun toimittajalta, joka toimittaa samaa osaa. Jos tiedot jäävät jatkuvasti saamatta, tämä on sopiva hetki tutkia, mitä toimenpiteitä sopimus valmistajan ja toimittajan välillä sallii, ja voiko alan omaan organisaatioon tai oikeudelliseen neuvontaan hakeminen antaa ratkaisun — ESPR ei itsessään tarjoa menettelyä toimittajan pakottamiseksi toimittamaan tietoja; velvollisuus johtuu artiklan 38 mukaan, mutta sen täytäntöönpano ei tapahdu tämän asetuksen kautta.

Perusta: ESPR:n artikla 27 ja artikla 38

Asetuksen (EU) 2024/1781 27 artikla kuvailee valmistajien velvoitteita, mukaan lukien vastuun tuotepassin laadintamisesta ja ajantasaisena pitämisestä. Saman asetuksen 38 artikla koskee erityisesti toimitusketjun toimijoita ja velvoittaa heidät toimittamaan tiedot, jotka ovat tarpeen asetuksen vaatimusten noudattamiseksi — mukaan lukien passin velvoitteet. Yhdessä nämä kaksi artiklaa muodostavat perustan tälle kysymykselle: toimitusvelvoite on valmistajalla, oikeus vaatia tietoja toimittajalta perustuu itse asetukseen.

Joka joutuu tällä hetkellä toimittajaan, joka ei toimita, voi siis joka tapauksessa todeta, että on olemassa laillinen perusta vaatia pyydetyt tiedot, ja että oma velvoite toimittaa passi ei sitä kautta poistu. Artiklan 27 ja artiklan 38 täysi teksti on luettavissa alla olevista lähteistä, ja se tarjoaa hyvän lähtökohdan oman pyynnön perustelemiselle toimittajalle.

Mihin tämä perustuu

Asetus löytyy EUR-Lexista. Viitaamme kuhunkin väitteeseen; ette joudu uskomaan meitä.

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Tuotteen tuotepassi koostuu suurelta osin tiedoista, joita ei ole peräisin teiltä. Osa niistä on toimittajilla: komponentin kokoonpano, materiaalin alkuperä, testiin tulos, joka on vain komponentin valmistajalla. Kun tämä toimittaja ei toimita – ei vastaa, kieltäytyy tai lähettää virheellisiä tietoja – olette valmistajana tai maahantuojana velvoitteessa, mutta ette tiedon kanssa. Tämä artikkeli käsittelee sitä, mitä ESPR siitä säätää, mitä siinä käytännössä menee pieleen, ja mitä voitte dokumentoida, jotta ette jäisi ilman mitään.

Mitä sinulta odotetaan

Valmistaja säilyy vastuussa passeista

ESPR:n 27 artikla (Asetus (EU) 2024/1781) asettaa tuotepassin velvoitteet valmistajalle. Tämä ei muutu, kun tiedot joutuvat tosiasiallisesti tulemaan toimittajalta. 10–100 työntekijän yritykselle tämä tarkoittaa sitä, että tietojen puuttuminen toimittajalla ei ole syy julkaista passia ilman tietoja tai odottaa, kunnes toimittaja lopulta toimittaa. Vastuu on sillä, joka tuo tuotteen markkinoille, ei sillä, joka valmistaa komponentin.

Toimitusketjussa toimivilla toimijoilla on omat velvoitteensa

ESPR:n 38 artikla (Asetus (EU) 2024/1781) kuvaa, mitä toimitusketjussa toimivilta toimijoilta odotetaan, kun kyse on pasportille tarvittavien tietojen saatavuudesta. Tämä artikkeli ei koske pelkästään valmistajaa, joka tuo lopputuotteen markkinoille, vaan myös osapuolia, jotka toimittavat sille. Yritykselle, joka itse ostaa useilta toimittajilta, tämä tarkoittaa sitä, että velvoite toimittaa tietoja ei perustu vain sopimukseen toimittajan kanssa, vaan seuraa myös asetuksesta itsestään. Tämä on merkityksellistä silloin, kun toimittaja vetää takaisin sopimuksellisen sopimuksen puuttumiseen: asetus itsessään velvoittaa jo toimittajat toimittamaan relevanttia tietoa.

Ketju kokonaisuutena on jäljitettävä

Passi, josta puuttuu tietoja komponentista, on käytännössä passi, jossa on aukko. Yrityksille, jotka työskentelevät useiden toimitusketjun tasojen kanssa – alihankkija, joka puolestaan ostaa omalta toimittajaltaan – tämä tarkoittaa sitä, että jäljitettävyys ei saa pysähtyä ensimmäiseen tekijään. Mitä toimittajan tiedot tarkalleen ottaen pitäisivät sisältää, riippuu siitä, minkä komponentin alihankkija toimittaa ja mikä rooli sillä komponentilla on lopputuotteen passin kannalta.

Missä käytännössä menee pieleen

Toimittaja ei yksinkertaisesti vastaa. Sähköpostia, jossa pyydetään koostumustietoja, ei ole vastaanotettu, eikä muistutuskaan. Kieltoa ei ole, vaan hiljaisuutta — ja hiljaisuus on valmistajalle yhtä ongelmallinen kuin nimenomainen kieltäytyminen, koska passi ei synny itsestään.

Toimittaja toimittaa tietoja, mutta ei sellaisessa muodossa, että niitä voidaan käyttää. PDF-tiedosto vapaamuotoisella tekstillä rakenteistetun datan sijaan tai taulukko, joka ei vastaa sitä, mitä passi tarvitsee. Tämä havaitaan usein vasta silloin, kun tiedot on käsiteltävä, ei vastaanottohetkellä.

Toimittaja toimittaa kyllä, mutta tiedot eivät ole oikein. Koostumus, joka ei vastaa aiemmin ilmoitettua, tai testitulos, joka on vanhentunut. Ilman keinoa tarkistaa tätä, tällaisia poikkeamia tulee usein ilmi vasta silloin, kun joku muu — valvontaviranomainen, asiakas — esittää niistä kysymyksiä. Kuinka tietoja on tarkistettava oikeellisuuden kannalta on siis kysymys, johon olisi saatava vastaus jo ennen epäilyksen ilmaantumista.

Toimittaja vetoaa liikesalaisuuteen. Erityisesti koostumustiedoissa ja reseptuurissa tämä on toistuvasti esiin tullut asia: toimittaja ei halua jakaa tietoja, koska ne ovat kilpailuherkät. Tämä koskee paitsi valmistajaa, joka kokoaa passia, myös kysymystä siitä, ovatko ja miten nuo tiedot sen jälkeen suojattuja.

Sopimusta, joka koskee tuotepassitietoja, ei ole olemassa. Pitkäaikaisissa toimittajasuhteiden kohdalla, jotka ovat kestäneet jo vuosia, ei usein ole koskaan ollut syytä kirjata mitään tietojen toimittamisesta. Sillä hetkellä, kun tuotepassi tulee pakolliseksi kyseiselle tuoteryhmälle, puuttuu silloin sopimuksellinen perusta sille, että voidaan kysyä, mitä itse asiassa tarvitaan.

Mitä voit dokumentoida

Yhteenveto siitä, mitkä tiedot kuuluvat millä toimittajallakohti komponenttia tai materiaalia, jotta tuotepassia koottaessa on selvää, kuka täyttää minkä aukon. Lähtökohtana siihen voidaan lukea mitkä tiedot pyydetään tuoteiden toimittajalta.

Sopimus hankinnan yhteydessä tuotepassitietojen toimittamisestakuten myös muodosta, jossa se tapahtuu, ja siitä, mitä tapahtuu, jos se ei onnistu ajoissa. Kuinka se voidaan konkreettisesti kirjata hankinnan sopimukseen, kuvataan tuotepassitietojen toimittamista koskevia sopimuksia hanintasopimuksessa.

Salassapitosopimustilanteessa, jossa toimittaja haluaa jakaa tietoja vain, jos niiden luottamuksellisuus on järjestetty. Tämä on usein avain siihen, että saadaan toimittaja, joka vetoaa liikesalaisuuksiin, kuitenkin toimittamaan tietoja; katso salassapitosopimusta toimittajan kanssa tuotepassitiedoista.

Kirjattu menettely vastaanotettujen tietojen tarkistamiseksijotta poikkeamat eivät tule esiin vasta siinä vaiheessa, kun tuotepassi on jo julkaistu.

Hakemisto jokaista toimittajaa kohden, jossa on kirjeenvaihto pyynnöstäpyynnön päivämäärällä, muistutuksilla ja mahdollisilla vastauksilla. Tämä on hyödyllistä paitsi omalle hallinnollisuudelle, mutta myös ainoaksi todisteeksi siitä, että pyyntö on tehty, kun toimittaja ei toimita mitään.

Kun tuotetta ostetaan EU:n ulkopuolisen toimittajan kautta, tämä kysymys ilmenee eri muodossa: siellä on mitä tuotepassi tarkoittaa tuoteiden maahantuonnissa Euroopan unionin ulkopuolelta lisäksi lähtökohta, koska tuotepassin vastuu voi silloin olla maahantuojalla, kun taas tiedot ovat vielä kauempana toimittajaketjussa.

Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa. Tämä sivu antaa yleistä tietoa säännöksistä, joita tämä alusta käsittelee. Emme tunne vosituaatiota. Jos epävarmuutta omaa tilannettanne koskien, kysykää neuvoa lakimieheltä tai asianomaisten valvontaviranomaisen.

Kirjoitettu tekoälyllä yllä olevien lähteiden perusteella, tarkistettu ihmisen toimesta 2026-08-22. Onko jotain vialla? Kerro meille — korjaukset saavat etusijan.