Min leverantör levererar inte uppgifterna — vad kan jag göra?

Vad du konkret måste göra

Produktpassen för din produkt består till stor del av uppgifter som inte kommer från dig. En del av dem finns hos leverantörer: sammansättningen av en komponent, ursprunget för ett material, ett testresultat som bara tillverkaren av denna komponent har. När denna leverantör inte levererar — svarar inte, vägrar eller skickar uppgifter som inte stämmer — står du som tillverkare eller importör inför förpliktelsen, men utan informationen. Denna artikel handlar om vad ESPR fastslår i detta avseende, vad som i praktiken går fel, och vad du kan dokumentera för att inte stå utan något.

Vad som förväntas av dig

Tillverkaren förblir ansvarig för produktpassen

Artikel 27 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) fastställer förpliktelserna för produktpassen hos tillverkaren. Detta förändras inte när uppgifterna i praktiken måste komma från en underleverantör. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär detta att saknade uppgifter från en leverantör inte är en anledning att publicera passet utan dessa uppgifter, eller att vänta tills leverantören någon gång levererar. Ansvaret ligger hos den som för produkten in på marknaden, inte hos den som tillverkar komponenten.

Aktörer i underleverantörskedjan har egna förpliktelser

Artikel 38 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) beskriver vad som förväntas av aktörer i underleverantörskedjan när det gäller att tillhandahålla information som behövs för produktpassen. Denna artikel riktar sig inte enbart till tillverkaren som för slutprodukten in på marknaden, utan även till parter som underlevererar för detta. För ett företag som själv köper från flera underleverantörer innebär detta att förpliktelsen att leverera uppgifter inte bara är baserad på ett avtal med leverantören, utan följer också av själva förordningen. Detta är relevant när en leverantör åberopar avsaknaden av en avtalsöverenskommelse: förordningen i sig föreskriver redan en förpliktelse för underleverantörer att tillhandahålla relevant information.

Kedjan som helhet måste kunna spåras

Ett produktpass som saknar uppgifter om en komponent är i praktiken ett pass med ett hål. För företag som arbetar med flera nivåer av underleverantörer — en underentreprenör som i sin tur köper från en egen leverantör — innebär detta att spårbarheten inte får stanna vid den första länken. Vad uppgifter från en underentreprenör exakt bör omfatta beror på vilken komponent denna underentreprenör levererar och vilken roll denna komponent spelar i slutproduktens produktpass.

Där det går fel i praktiken

Leverantören svarar helt enkelt inte. Ett e-postmeddelande med begäran om sammansättningsuppgifter förblir obesvarat, en påminnelse också. Det finns ingen vägran, det finns bara tystnad — och tystnad är för en tillverkare lika problematisk som ett explicit vägran, eftersom produktpassen inte kommer av sig själv.

Leverantören levererar uppgifter, men inte i en form som kan användas. En PDF med fri text istället för strukturerad data, eller en tabell som inte motsvarar vad produktpassen behöver. Detta upptäcks ofta först när uppgifterna ska behandlas, inte vid mottagandet.

Leverantören levererar väl, men uppgifterna stämmer inte. En sammansättning som inte överensstämmer med vad som tidigare angavs, eller ett testresultat som är daterat. Utan ett sätt att kontrollera detta kommer denna typ av avvikelser ofta bara upp i ljuset när någon annan — en tillsynsmyndighet, en kund — ställer frågor om det. Hur uppgifter kan verifieras är därför en fråga som bör besvaras tidigare än vid tvivel.

Leverantören åberopar företagshemlighet. Särskilt när det gäller sammansättningsuppgifter och receptur är detta en återkommande punkt: leverantören vill inte dela uppgifterna eftersom de är konkurrensberoende. Detta spelar inte bara en roll för tillverkaren som sammanställer produktpassen, utan också för frågan om och hur dessa uppgifter därefter förblir skyddade.

Det finns inget avtal som behandlar passdokumentdata. Vid befintliga leverantörsrelationer som redan har löpt under många år finns det ofta aldrig någon anledning att dokumentera något om dataöverföring. I det ögonblick då passet blir obligatoriskt för den aktuella produktgruppen saknas då den kontraktsmässiga grunden för att fråga vad som faktiskt behövs.

Vad ni kan dokumentera

• En översikt över vilka data som hör till vilken leverantörper komponent eller material, så att det vid sammanställningen av passet är klart vem som måste fylla vilken lucka. Som utgångspunkt för det kan läsas vilka data som efterfrågas från en produktleverantör.

• En överenskommelse i inköpsavtalet om leverans av passdokumentdata, inklusive den form i vilken det sker och vad som händer om det inte går till rätta i tid. Hur det konkret kan dokumenteras i ett inköpsavtal beskrivs i avtal om leverans av passetdata i inköpsavtalet.

• En sekretessöverenskommelseför situationen då en leverantör bara vill dela data om konfidentialiteten för dessa är reglerad. Detta är ofta nyckeln till att få en leverantör som åberopar företagshemligheter ändå att leverera; se en sekretessförklaring med leverantören om passdokumentuppgifter.

• En dokumenterad procedur för att kontrollera mottagna dataså att avvikelser inte upptäcks först i det ögonblick då passet redan är publicerat.

• En fil per leverantör med korrespondens angående förfråganmed datum för förfrågan, påminnelser och eventuella svar. Detta är inte bara praktiskt för den egna administrationen utan är också det enda beviset på att det faktiskt har efterfrågats, när en leverantör inte levererar något.

När en produkt köps in från en leverantör utanför EU spelar denna fråga en annan roll: där finns vad det digitala produktpasset betyder vid import från utanför Europeiska unionen en kompletterande utgångspunkt, eftersom ansvaret för passet då kan ligga hos importören medan data fortfarande sitter längre bak i kedjan.