Min leverandør leverer ikke dataene — hvad kan jeg gøre?

Hvad du konkret skal gøre

Produktpasset for dit produkt består i høj grad af data, der ikke kommer fra jer. En del af dem ligger hos leverandører: sammensætningen af en komponent, oprindelsen af et materiale, et testresultat som kun producenten af denne komponent har. Når denne leverandør ikke leverer — ikke reagerer, nægter eller sender data, der ikke stemmer — står I som producent eller importør tilbage med forpligtelsen, men uden oplysningerne. Denne artikel handler om, hvad ESPR fastsætter herom, hvad der i praksis går galt, og hvad I kan dokumentere for ikke at stå tomhændet.

Hvad der forventes af dig

Producenten forbliver ansvarlig for passet

Artikel 27 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) fastlægger forpligtelserne for produktpasset hos producenten. Dette ændres ikke, når dataene i realiteten skal komme fra en leverandør. For en virksomhed med 10 til 100 ansatte betyder det, at manglende data hos en leverandør ikke er en grund til at offentliggøre passet uden disse data, eller at vente til leverandøren leverer. Ansvaret ligger hos den, der bringer produktet på markedet, ikke hos den, der fremstiller komponenten.

Aktører i forsyningskæden har egne forpligtelser

Artikel 38 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver, hvad der forventes af aktører i forsyningskæden, når det gælder stilling af oplysninger, der er nødvendige for passet. Denne artikel retter sig ikke alene til den producent, der bringer slutproduktet på markedet, men også til parter, der leverer til dette. For en virksomhed, der selv køber fra flere leverandører, betyder det, at forpligtelsen til at levere data ikke alene hviler på et kontraktielt grundlag hos leverandøren, men følger også af forordningen selv. Dette er relevant i det øjeblik, en leverandør påberåber sig manglende kontraktuel aftale: forordningen selv indeholder allerede en forpligtelse for leverandører til at stille relevante oplysninger til rådighed.

Hele kæden skal være sporbar

Et pas, der mangler data om en komponent, er i praksis et pas med et hul. For virksomheder, der arbejder med flere lag af leverandører — en underleverandør, der igen køber hos sin egen leverandør — betyder det, at sporbarhed ikke må stoppe ved det første led. Hvad data fra en underleverandør præcist skulle omfatte, afhænger af, hvilken komponent denne underleverandør leverer, og hvilken rolle denne komponent spiller i passet for slutproduktet.

Hvor det går galt i praksis

Leverandøren reagerer simpelthen ikke. En e-mail med anmodning om sammensætningsdata forbliver ubesvaeret, en påmindelse også. Der er ingen afvisning, der er tavshed — og tavshed er for en producent lige så problematisk som en eksplicit afvisning, fordi passet ikke kommer af sig selv.

Leverandøren leverer data, men ikke i en form, der kan bruges. En pdf med fri tekst i stedet for strukturerede data, eller en tabel, der ikke svarer til det, som passet behøver. Dette opdages ofte først, når dataene skal behandles, ikke ved modtagelse.

Leverandøren leverer ganske vist, men dataene er ikke korrekte. En sammensætning, der ikke stemmer overens med tidligere opgiven, eller et testresultat, der er forældet. Uden en måde at kontrollere dette på, opdages sådanne afvigelser ofte først, når en anden — en tilsynsmyndighed, en kunde — stiller spørgsmål derom. Hvordan data skal kontrolleres med hensyn til korrekthed er derfor et spørgsmål, der skulle være besvaret tidligere end ved tvivl.

Leverandøren påberåber sig forretningshemmeligheder. Især ved sammensætningsdata og recepturer er dette et tilbagevendende punkt: leverandøren ønsker ikke at dele dataene, fordi de er konkurrencefølsomme. Dette gælder ikke alene for den producent, der sammensætter passet, men også for spørgsmålet om, hvorvidt og hvordan disse data efterfølgende beskyttes.

Der er ingen kontrakt, der handler om pasportdata. Ved eksisterende leverandørforhold, der har kørt i mange år, er der ofte aldrig været grund til at dokumentere noget om datalevering. I det øjeblik, hvor passet bliver obligatorisk for den pågældende produktgruppe, mangler den kontraktuelle grundlag for at spørge, hvad der egentlig er nødvendigt.

Hvad du kan dokumentere

• Et overblik over, hvilke data der hører til hvilken leverandørpr. komponent eller materiale, så det ved samlingen af passet er klart, hvem der skal udfylde hvilket hul. Som udgangspunkt for det kan man læse hvilke data der anmodes om hos en leverandør af produkter.

• En aftale i indkøbskontrakten om levering af pasportdata, herunder den form, hvori det sker, og hvad der sker, hvis det ikke lykkes i tide. Hvordan det konkret kan dokumenteres i en indkøbskontrakt, er beskrevet under aftaler om levering af pasportdata i indkøbskontrakten.

• En fortrolighedserklæring, for situationer, hvor en leverandør først vil dele data, hvis disses fortrolighed er reguleret. Dette er ofte nøglen til at få en leverandør, der påberåber sig forretningsfortrolige oplysninger, til faktisk at levere; se en fortrolighedserklæring med leverandøren om pasportdata.

• En dokumenteret procedure for kontrol af modtagne data, så afvigelser ikke først bliver opdaget, når passet allerede er publiceret.

• Et dossier pr. leverandør med korrespondance om anmodningen, med dato for anmodning, påmindelser og eventuelle svar. Dette er ikke blot praktisk for egen administration, men også det eneste bevis for, at der faktisk var blevet spurgt, når en leverandør ikke leverer noget.

Når et produkt købes hos en leverandør uden for EU, opstår dette spørgsmål i en anden form: der er hvad produktpasset betyder ved import fra uden for Den Europæiske Union et supplerende udgangspunkt, fordi ansvaret for passet i så fald kan ligge hos importøren, mens dataene stadig sidder længere væk i kæden.