O meu fornecedor não fornece os dados — o que posso fazer?

O que deve fazer concretamente

O passaporte de produto do seu produto é composto em grande parte por dados que não vêm de si. Parte deles encontra-se junto de fornecedores: a composição de um componente, a origem de um material, um resultado de teste que apenas o fabricante desse componente possui. Quando esse fornecedor não fornece — não responde, recusa, ou envia dados que estão incorretos — fica com a obrigação como fabricante ou importador, mas não com a informação. Este artigo aborda o que o ESPR estabelece sobre isto, o que corre mal na prática, e o que pode registar para não ficar sem nada.

O que se espera de si

O fabricante permanece responsável pelo passaporte

O Artigo 27 do ESPR (Regulamento (UE) 2024/1781) estabelece as obrigações relativas ao passaporte de produto junto do fabricante. Isto não muda quando os dados têm de vir de facto de um fornecedor. Para uma empresa de 10 a 100 colaboradores, isto significa que a falta de dados junto de um fornecedor não é razão para publicar o passaporte sem esses dados, ou para esperar até que o fornecedor finalmente os forneça. A responsabilidade recai sobre quem coloca o produto no mercado, não sobre quem fabrica o componente.

Os atores da cadeia de fornecimento têm obrigações próprias

O Artigo 38 do ESPR (Regulamento (UE) 2024/1781) descreve o que se espera dos atores da cadeia de fornecimento quando se trata de disponibilizar informações necessárias para o passaporte. Este artigo não se dirige exclusivamente ao fabricante que coloca o produto final no mercado, mas também às partes que fornecem para tal. Para uma empresa que compra junto de múltiplos fornecedores, isto significa que a obrigação de fornecer dados não assenta apenas numa afirmação contratual junto do fornecedor, mas também decorre do próprio regulamento. Isto é relevante no momento em que um fornecedor invoca a ausência de uma afirmação contratual: o próprio regulamento já prevê uma obrigação para os fornecedores de disponibilizar informações relevantes.

A cadeia como um todo tem de ser rastreável

Um passaporte com dados em falta sobre um componente é na prática um passaporte com uma falha. Para empresas que trabalham com múltiplas camadas de fornecedores — um subcontratante que por sua vez compra junto de um seu próprio fornecedor — isto significa que a rastreabilidade não pode parar na primeira ligação. O que dados de um subcontratante deveriam precisamente incluir depende de qual componente o subcontratante fornece e que papel esse componente desempenha no passaporte do produto final.

Onde corre mal na prática

O fornecedor simplesmente não responde. Um email com o pedido de dados de composição fica sem resposta, um lembrete também. Não há recusa, há silêncio — e o silêncio é para um fabricante tão problemático como uma recusa explícita, porque o passaporte não surge por si.

O fornecedor fornece dados, mas não numa forma que seja utilizável. Um PDF com texto livre em vez de dados estruturados, ou uma tabela que não se adequa ao que o passaporte necessita. Isto é frequentemente descoberto apenas no momento em que os dados precisam ser processados, não no seu recebimento.

O fornecedor fornece, mas os dados estão incorretos. Uma composição que não corresponde ao que foi indicado anteriormente, ou um resultado de teste que está desatualizado. Sem uma forma de verificar isto, este tipo de discrepâncias é frequentemente descoberto apenas quando outra pessoa — um inspector, um cliente — coloca questões sobre isso. Como verificar a exatidão dos dados é, portanto, uma questão que deveria ser respondida antes de surgir a dúvida.

O fornecedor invoca confidencialidade comercial. Particularmente para dados de composição e receita, este é um ponto recorrente: o fornecedor não quer partilhar os dados porque são sensíveis do ponto de vista concorrencial. Isto não ocorre apenas junto do fabricante que monta o passaporte, mas também quanto à questão de se e como esses dados permanecem protegidos posteriormente.

Não existe contrato que aborde dados do passaporte. Nas relações de fornecimento existentes que já duram anos, muitas vezes nunca houve motivo para documentar algo sobre fornecimento de dados. No momento em que o passaporte se torna obrigatório para o grupo de produtos em questão, falta então a base contratual para esclarecer o que realmente é necessário.

O que pode documentar

• Uma visão geral de quais dados pertencem a qual fornecedor, por componente ou material, para que ao compilar o passaporte fique claro quem deve preencher qual lacuna. Como ponto de partida para isso, pode ler-se quais dados são solicitados a um fornecedor de produtos.

• Um acordo no contrato de compra sobre o fornecimento de dados do passaporte, incluindo a forma como isso ocorre e o que acontece se não for feito a tempo. Como isso pode ser concretamente documentado num contrato de compra está descrito em acordos sobre o fornecimento de dados do passaporte no contrato de compra.

• Uma declaração de confidencialidade, para a situação em que um fornecedor só quer partilhar dados se a sua confidencialidade estiver garantida. Esta é frequentemente a chave para levar um fornecedor que invoca informações comerciais confidenciais a fornecer os dados; ver uma declaração de confidencialidade com o fornecedor sobre dados do passaporte.

• Um procedimento documentado para verificar os dados recebidos, para que as discrepâncias não sejam apenas notadas no momento em que o passaporte já foi publicado.

• Um dossiê por fornecedor com correspondência sobre o pedido, com data do pedido, lembretes e possíveis respostas. Isto não é apenas prático para a própria administração, mas também a única prova de que foi solicitado, quando um fornecedor não fornece nada.

Quando um produto é adquirido junto a um fornecedor fora da UE, esta questão apresenta-se de forma diferente: nesse caso o que o passaporte do produto significa na importação de fora da União Europeia é um ponto de partida adicional, porque a responsabilidade pelo passaporte pode recair sobre o importador enquanto os dados ainda estão mais longe na cadeia.