Mój dostawca nie dostarcza danych — co mogę zrobić?

Co konkretnie należy zrobić

Paszport produktu Pana produktu w dużej mierze składa się z danych, które nie pochodzą od Pana. Część z nich pochodzi od dostawców: skład części, pochodzenie materiału, wynik testu, który ma tylko producent tej części. Gdy ten dostawca nie dostarcza — nie odpowiada, odmawia lub dostarcza dane, które są nieprawidłowe — jako producent lub importer ponosi Pan obowiązek, ale nie ma Pan informacji. Ten artykuł dotyczy tego, co ESPR na ten temat stanowi, co w praktyce idzie nie tak i co można udokumentować, aby nie znaleźć się w sytuacji bez niczego.

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Producent pozostaje odpowiedzialny za paszport

Artykuł 27 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) określa obowiązki dotyczące paszportu produktu producenta. Nie zmienia się to, gdy dane faktycznie muszą pochodzić od dostawcy. Dla przedsiębiorstwa liczącego od 10 do 100 pracowników oznacza to, że brak danych u dostawcy nie jest powodem, aby opublikować paszport bez tych danych lub czekać, aż dostawca kiedyś dostarczy. Odpowiedzialność spoczywa na osobie, która wprowadza produkt na rynek, a nie na tej, która produkuje część.

Podmioty w łańcuchu dostaw mają własne obowiązki

Artykuł 38 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje, jakie oczekiwania stawia się podmiotom w łańcuchu dostaw, jeśli chodzi o udostępnianie informacji niezbędnych do paszportu. Artykuł ten nie skierowany jest wyłącznie do producenta wprowadzającego produkt końcowy na rynek, ale także do stron dostaw. Dla przedsiębiorstwa, które samo kupuje u wielu dostawców, oznacza to, że obowiązek dostarczenia danych wynika nie tylko z umowy z dostawcą, ale także z samego rozporządzenia. Jest to istotne w momencie, gdy dostawca powołuje się na brak umowy: samo rozporządzenie już przewiduje obowiązek dla dostawców do udostępnienia odpowiednich informacji.

Łańcuch jako całość musi być możliwy do śledzenia

Paszport, któremu brakuje danych o części, w praktyce jest paszportem z luką. Dla firm pracujących z wieloma warstwami dostawców — podwykonawca, który z kolei kupuje u własnego dostawcy — oznacza to, że możliwość śledzenia nie może zatrzymać się na pierwszym ogniwie. Co dane od podwykonawcy powinny dokładnie zawierać, zależy od tego, jaką część dostarcza podwykonawca i jaką rolę ta część odgrywa w paszporcie produktu końcowego.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Dostawca po prostu nie odpowiada. Wiadomość e-mail z prośbą o dane dotyczące składu pozostaje bez odpowiedzi, podobnie jak przypomnienie. Nie ma odmowy, jest cisza — a cisza dla producenta jest tak problematyczna jak wyraźna odmowa, ponieważ paszport nie pojawia się sam z siebie.

Dostawca dostarcza dane, ale nie w formie, którą można wykorzystać. Plik PDF z tekstem wolnym zamiast danych strukturalnych lub tabela, która nie odpowiada temu, czego potrzebuje paszport. Zazwyczaj odkrywa się to dopiero w momencie, gdy dane muszą być przetwarzane, a nie po ich otrzymaniu.

Dostawca dostarcza, ale dane są nieprawidłowe. Skład, który nie odpowiada temu, co wcześniej podano, lub wynik testu, który jest zdatowany. Bez sposobu, aby to sprawdzić, tego rodzaju rozbieżności często wychodzą na jaw dopiero, gdy ktoś inny — organ kontrolny, klient — zadaje na ten temat pytania. Jak weryfikować poprawność danych to pytanie, które powinno być bezoddwojennie rozstrzygnięte przed pojawieniem się wątpliwości.

Dostawca powołuje się na tajemnicę handlową. Szczególnie w przypadku danych dotyczących składu i receptury jest to punkt powracający: dostawca nie chce udostępniać danych, ponieważ są konkurencyjnie wrażliwe. Dotyczy to nie tylko producenta, który składa paszport, ale także pytania, czy i jak te dane będą następnie chronione.

Nie ma umowy dotyczącej danych paszportu. W przypadku istniejących relacji z dostawcami, które trwają od wielu lat, często nigdy nie było powodu, aby coś ustalić na piśmie na temat dostarczania danych. W momencie, gdy paszport staje się obowiązkowy dla danej grupy produktów, brakuje wówczas umownej podstawy do pytania, co naprawdę jest potrzebne.

Co możesz udokumentować

• Przegląd danych, które należą do którego dostawcydla każdego komponentu lub materiału, aby podczas opracowywania paszportu było jasne, kto powinien wypełnić którą lukę. Jako punkt wyjścia można przeczytać które dane są wymagane od dostawcy produktów.

• Umowa w umowie zakupu dotycząca dostarczania danych paszportu, w tym forma, w której to następuje i co się dzieje, jeśli nie uda się to na czas. Opis sposobu, w jaki można to konkretnie ustalić w umowie zakupu, znajduje się w umowy dotyczące dostarczania danych paszportu w umowie zakupu.

• Oświadczenie o poufności, na wypadek sytuacji, w której dostawca chce udostępnić dane tylko wtedy, gdy ich poufność jest zabezpieczona. To jest często kluczem do skłonienia dostawcy, który powołuje się na poufne informacje handlowe, do dostarczenia danych; patrz oświadczenie o poufności z dostawcą dotyczące danych paszportu.

• Ustalona procedura sprawdzania otrzymanych danych, dzięki czemu rozbieżności nie zostaną zauważone dopiero w momencie, gdy paszport jest już opublikowany.

• Dossier dla każdego dostawcy z korespondencją dotyczącą żądania, z datą żądania, przypomnieniami i ewentualnymi odpowiedziami. To nie tylko praktyczne dla własnej administracji, ale także jedynym dowodem na to, że zostało faktycznie poproszone, gdy dostawca niczego nie dostarcza.

Gdy produkt jest kupowany od dostawcy spoza Unii Europejskiej, to zagadnienie ma inną formę: tam jest znaczenie paszportu produktu dla importu spoza Unii Europejskiej dodatkowym punktem wyjścia, ponieważ odpowiedzialność za paszport może wtedy spoczywać na importerze, podczas gdy dane znajdują się jeszcze dalej w łańcuchu.