Kako ću u svojem ugovoru o nabavi utvrditi isporuku podataka putovnice?

Što ocjenjujete: obaveza isporuke podataka o pasportu

Ugovor o nabavi može odrediti da dobavljač isporučuje podatke potrebne za sastavljanje digitalnog produktnog putovnice, i da je ta isporuka uvjet za prihvaćanje proizvoda. To praktički znači: koje podatke dobavljač isporučuje, u kojem obliku, prije kojeg trenutka u procesu nabave, i što se dogodи ako su podaci nedostajući ili se kasnije promijene. ESPR već nameće obavezu prenošenja informacija na subjekte u lancu opskrbe, ali precizni način rada — kako, kada, u kojem formatu — nešto je što stranke sami dogovaraju u svom ugovoru.

Za koga se to odnosi i što se ne odnosi

Ovaj dogovor je relevantan za sve one koji nabavljaju dijelove, materijale ili kompletne proizvode koji spadaju pod skupinu proizvoda za koju će se primjenjivati digitalni putovnica proizvoda. To se odnosi na proizvaču koji nabavljaju od podzabljačiteljа i na uvoznicima koji nabavljaju proizvode izvan EU-a. Ne odnosi se na nabavu proizvoda ili dijelova koji spadaju izvan određenih skupinа proizvoda — za sada ne postoji obaveza putovnice i stoga nema osnove za prisiljavanja isporuke podataka ugovorom na temelju ESPR-a. Razlika između uloge proizvaču i uloge uvoznika također je relevantna: članak 29. ESPR-a (Uredba (EU) 2024/1781) specifično opisuje što se očekuje od uvoznika, dok članak 38. šire govori o subjektima u lancu opskrbe općenito.

Kada postaje ovo relevantno

Ne postoji fiksni datum kada ovaj ugovorna odredba mora vrijediti posvuda — to ovisi o trenutku kada delegirani propis odrede određenu skupinu proizvoda i o odgovarajućim rokovima za tu skupinu. To je definirano po skupini proizvoda u zasebnoj regulativi koja još mora biti objavljena ili nije uključena u ove izvore. Što je međutim jasno: čim proizvod spadа pod određenu skupinu proizvoda, nastaje obaveza za subjekte u lancu opskrbe da pružе relevantne informacije na temelju članka 38. Stoga je praktično uključiti ugovornu klauzulu prije nego što obaveza za specifičnu skupinu proizvoda stupи na snagu, kako bi isporuka podataka bila uređena čim je potrebna, umjesto da se trebа pregovarati pod vremenskim pritiskom.

Kako to razraditi u ugovoru

Redoslijed kojim se to obično radi započinje određivanjem kojи su podaci potrebni za putovnicu specifičnog proizvoda — razmislite o sastavу materijala, podrijetlu, podacima o popravcima ili drugim informacijama relevantnim za tu skupinu proizvoda. Zatim se u ugovoru određuje tko isporučuje koji dio tih podataka: za složeni proizvod, ne isporučuje sve jedna stranka, već više karaka u lancu doprinosi dijelovima informacija. Zatim slijedi pitanje vremena isporuke: po mogućnosti prije ili istovremeno s isporukom fizičkog proizvoda, kako bi se putovnica mogla pravovremeno sastaviti. Također je korisno dogovoriti se o formatu, kako bi podaci koji se isporučuju mogli biti obrađeni bez dodatnog posla. Sljedeći korak je određivanje obaveze ažuriranja: što se događa ako se sastav dijela promijeni, ili ako dobavljač sam mora ispraviti podatke nakon što je putovnica već sastavljena. Konačno, uobičajeno je regulirati odgovornost u slučaju da se podaci pokажu kao netačni ili nepotpuni, te uključiti pravo provjere kako bi kupujuća stranka mogla provjeriti dostavljene podatke prije nego što se pojave u putovnici. Za uvoznike je također relevantno da u ugovoru s proizvaču odredi da je proizvač ispunio vlastite obveze putovnice, jer je uvoznik sam odgovoran za to.

Zakonska osnova: članak 38 i 29 ESPR-a

Članak 38 Uredbe (EU) 2024/1781 (ESPR) opisuje zahtjeve za subjekte u opskrbnom lancu, uključujući pružanje podataka potrebnih za sastavljanje digitalnog proizvodnoga putovnice. Ovaj članak čini temelj zbog kojega kupujući subjekt može i smije tražiti dostavu podataka od dobavljača: obveza suradnje nije samo na proizvođaču ili uvozu, već se prostire na cijeli lanac. Članak 29 iste Uredbe specifično opisuje obveze uvoznika, uključujući brigu da proizvod prati ispravna putovnica i da je proizvođač ispunio svoje obveze. Zajedno ova članska čine osnovu na kojoj se ugovorna dorada o dostavi podataka može graditi — zakon obvezuje na suradnju, ugovor uređuje kako ta suradnja u praksi izgleda.

Tko sada izrađuje ili revidira ugovor o nabavi, može pri prvoj sljedećoj prilici unijeti odredbu o dostavi podataka za proizvodno putovnice, čak i ako vlastita grupa proizvoda nije još proglašena — tako je dorada već spremna i kasnije se ne mora ponovno pregovarati.

Na čemu se temelji

Sama Uredba nalazi se na EUR-Lex-u. Upućujemo po tvrdnji; ne trebate nam vjerovati.

Što konkretno trebate učiniti

Što se od vas očekuje

Proizvodni je dokument sastavljen od podataka koji nastaju negdje u lancu opskrbe: kod proizvođača komponente, kod podizvođača ili kod uvoznika koji proizvode izvan EU-a stavlja na tržište. Tko mora na kraju sastaviti dokument, ovisi o vlastitoj ulozi, ali sami podaci često dolaze od drugoga poduzeća. To čini ugovor o nabavi jednim od praktičnih mjesta na kojem se regulira isporuka podataka produktnog dokumenta.

Podaci dobavljača potrebni su za sastavljanje produktnog dokumenta

ESPR opisuje u članku 38 da akteri u lancu opskrbe imaju ulogu u stavljanju na raspolaganje informacija potrebnih za proizvodni dokument. Za poduzeće s 10 do 100 zaposlenika to znači da vlastiti dobavljači — od dobavljača sirovina do proizvođača komponenti — moraju dostaviti podatke koji se zatim koriste u dokumentu krajnjeg proizvoda. Bez te isporuke dio informacija koje dokument mora sadržavati nedostaje. Točni podaci razlikuju se ovisno o skupini proizvoda i komponenti; koje podatke trebam zatražiti od svojega dobavljača proizvoda daje pregled.

Uvoznici imaju vlastitu obvezu provjere i proslijeđivanja podataka

Tko uvozi proizvode izvan EU-a, podpadajući je pod članak 29 ESPR-a. U njemu piše da uvoznici moraju provjeriti je li proizvođač prošao kroz potrebne postupke usklađenosti i slijedi li proizvod potrebne informacije, uključujući proizvodni dokument. Za uvozno poduzeće to znači da odnos nabave s proizvođačem izvan EU-a nije samo o cijeni i vremenu isporuke, već i o pitanju je li i kako se dostavljaju podaci produktnog dokumenta. Više o toj ulozi nalazi se u što znači proizvodni dokument ako uvozim proizvode izvan Europske unije.

Odnos nabave mora nešto regulirati o obliku i vremenu isporuke

Nijedan od tih članaka ne propisuje oblik ugovora. Ono što slijedi je da negdje u odnosu između kupca i dobavljača nešto mora biti dogovoreno o tome koji se podaci dostavljaju i da su ti podaci točni. Za poduzeće koje nabavlja kod više dobavljača to je praktična zadaća: nije svaki dobavljač dostavljač podatke na isti način, u istom obliku ili u isto vrijeme.

Gdje krivi u praksi

Česta je situacija da ugovor o nabavi sadržava sporazume o kvaliteti, vremenu isporuke i cijeni, ali ništa o podacima produktnog dokumenta. Kupac tada pretpostavlja da će dobavljač "to riješiti", dok dobavljač tamo ne vidi odvojenu obvezu jer ugovor o tome ništa ne govori.

Također se dogodi da se podaci dostave, ali prekasno — tek nakon isporuke proizvoda, dok dokument mora biti prisutan pri dostavi. Bez dogovora o vremenu isporuke tada nastaje kašnjenje koje nije kod kupca, već kod dobavljača, dok se kupac ipak osporava.

Treća situacija: dobavljač dostavi podatke, ali ne u obliku koji se može obraditi — PDF s slobodnim tekstom umjesto strukturiranih podataka koji se uklapaju u dokument. Rezultat je da kupac mora ručno prenijeti podatke, s rizikom od greške. Kako te podatke provjeriti, nalazi se u kako provjeravam jesu li podaci moga dobavljača točni.

Dalje se dogodi da poduzeće promijeni dobavljača bez da je u ugovoru nešto navedeno o podacima prethodnog dobavljača koji su već obrađeni u postojećem dokumentu. To postavlja pitanje je li i kako se dokument mora prilagoditi, temu koja je obrađena u prelazim na novog dobavljača, mora li se proizvodni dokument prilagoditi.

Na kraju, stvari idu po zlu kada dobavljač isporučuje dijelove koji se obrađuju u više grupa proizvoda, a ugovor ne razjašnjava koje podatke trebati za koju primjenu. To se događa primjerice kod moj dobavljač isporučuje dijelove iz različitih grupa proizvoda — kako to riješiti.

Što možete zabilježiti

U ugovoru o nabavi, ili u prilogu uz njega, može se uključiti sljedeće:

Opis podataka koji se trebaju isporučiti, usklađen s grupom proizvoda dijela ili završnog proizvoda, kako bi dobavljač znao koju informaciju očekuje.
Trenutak isporuke, primjerice povezan s isporukom samog proizvoda, kako podaci ne bi trebali biti traženi naknadno.
Oblik u kojem se isporučuju podaci, kako bi se bez ponovno pisanja mogli obraditi u putovnici.
Odredba o točnosti podataka, u kojoj dobavljač izjavljuje da su isporučeni podaci točni u trenutku isporuke.
Dogovor o izmjenama, kako bi bilo jasno što se događa ako dobavljač promijeni ili ako se dio prilagodi — relevantno u situacijama kao što su opisane u koristim više dobavljača za isti dio, kako tada funkcionira putovnica.
Odredba o povjerljivosti, na slučaj da dobavljač podatke smatra povjerljivima; vidi mogu li tražiti od svoga dobavljača izjavu o tajnosti vezano uz podatke paša.
Uputa na poddobavljače, kako bi se uključili i podaci stranaka koje rade za dobavljača; vidi koje podatke tražim od podizvodnog davatelja koji izraditi dio.
Postupak ako podaci nedostaju ili nisu točni, kako bi unaprijed bilo jasno koji se koraci poduzimaju umjesto da se to utvrdi pri isporuci; vidi također moj dobavljač ne isporučuje podatke — što mogu učiniti.

Za poduzeća koja još trebaju utvrditi je li ova dogovora za njihove proizvode već relevantna, primjenjuje li se digitalni putovnica proizvoda na moje proizvode i kada postaje proizvodni pasport obavezatan za proizvode daju prve informacije, i nudi što je digitalna putovnica proizvoda za proizvode pozadinu o podacima koji su u konačnici od značaja.

Ovo nije pravna savjet. Ova stranica daje opće podatke o regulativi o kojoj radi ova platforma. Ne znamo vašu situaciju. Ako ste u nedoumici o vlastitom slučaju, obratite se pravniku ili nadležnom inspektoru.

Napisano s AI-jem na temelju izvora gore navedenih, provjereno od strane čovjeka na 2026-08-22. Postoji li nešto krivo? Javite nam — ispravke imaju prioritet.