Ktoré údaje si musím od svojho dodávateľa produktov vyžiadať?

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

Ako výrobca alebo dovozca zostavujete digitálny produktový pas, ale väčšina jeho obsahu nepochádza z vašej vlastnej administratívy. Pochádza od strán, ktoré vám dodávajú: výrobcov komponentov, dodávateľov surovín, montážnych spoločností. Článok 38 nariadenia ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781) stanovuje, že aktéri v dodávateľskom reťazci majú povinnosti týkajúce sa sprístupňovania informácií potrebných pre pas. To, čo to znamená v praxi, sa rozdeľuje na niekoľko rozpoznateľných častí.

Vedieť, ktoré údaje pas potrebuje

Článok 10 nariadenia ESPR popisuje, aké informácie musí obsahovať digitálny produktový pas. Pre podnik s 10 až 100 zamestnancami to znamená najskôr preklad: zistiť, ktoré z týchto požiadaviek na informácie patria ku ktorej časti alebo ktorej surovine, a teda ktorý dodávateľ ich musí poskytnúť. Nejde o jednorázové cvičenie, ale o niečo, čo sa líši podľa skupiny produktov a podľa delegovaného aktu — preto má zmysel najskôr jasne zistiť či sa digitálny produktový pas vzťahuje na vaše produkty a ktoré kategórie údajov s tým súvisia.

Skutočne si vyžiadať údaje od dodávateľa

Povinnosť z článku 38 v praxi pôsobí obojsmerne: dodávateľ musí niečo poskytnúť, ale vy musíte o to požiadať — a dosť konkrétne. Pre podnik tejto veľkosti to zvyčajne znamená, že sa určí osoba, ktorá si vedie zoznam pre každého dodávateľa: ktoré údaje sú potrebné, ktoré sú už na mieste, ktoré ešte chýbajú. U podnikov s hŕstkou stálych dodávateľov je to zvládnuteľné v tabuľke; pri širšom nákupnom balíku sa to bez pevného formátu rýchlo stáva neprehľadným.

Údaje dostať včas a v správnej forme

Nestačí, aby údaje niekedy prišli — musia byť dostupné pred tým, ako sa pas zostaví a zverejní, a v podobe, ktorá sa dá spracovať. Pre výrobnú spoločnosť to znamená, že dodávka údajov o pase sa stáva súčasťou samotného nákupného procesu, nie niečím, čo sa neskoršie opätovne požaduje. V praxi to funguje najlepšie, ak má dodávka údajov o pase pevné miesto v nákupných podmienkach, takže nejde o otázku prosenia a dúfania, ale o dohodu, ktorá je pevne stanovená. Ako sa to konkrétne realizuje, je popísané v časti ako si dokumentujete dodávku údajov o pase vo vašej nákupnej zmluve.

Údaje je možné zdôvodniť

To, čo dodávateľ poskytne, sa stáva súčasťou vášho pasu a tým (spolu) vašej zodpovednosti smerom von. To neznamená, že musíte všetko sami znova merať alebo testovať, ale znamená to, že musí existovať niečo, na čo sa môžete odvolať, ak je správnosť údaja sporná. Pre podnik bez vlastného laboratória alebo testovacích kapacít je toto často najmenej zohľadňovaná časť: vyžiadanie si čísla je jeden krok, zadokumentovanie jeho zdôvodnenia za ním je druhý.

Kde sa v praxi vyskytujú chyby

Niekoľko situácií sa stále objavuje u podnikov, ktoré sa s touto otázkou začínajú zaoberajú.

Po prvé: údaje sa požadujú až v okamihu, keď sa má pas vytvoriť, zatiaľ čo dodávateľ je už dlho mimo procesu, aby mohol niečo rýchlo poskytnúť, alebo je objednávka už dávno uzavretá. Po druhé: pošle sa všeobecná žiadosť ("pošlite svoje údaje o produktoch") bez špecifikácie toho, ktoré údaje sú presne potrebné podľa článku 10, potom dodávateľ pošle niečo, čo sa nezhoduje s tým, čo pas požaduje. Po tretie: v prípade montážneho produktu sa zabúda na to, že nielen priamy dodávateľ, ale aj podnikateľ za ním musí poskytnúť údaje — čím vzniká medzera v reťazci, ktorá sa objaví neskoro. Čo sa pri tom má požiadať, je popísané v časti ktoré údaje si vyžadujete od subdodávateľa, ktorý vyrába komponent. Štvrtým: údaje sú síce dodané, ale nikto nekontroluje, či sú správne — kým sa o ne nepýta zákazník alebo dohľadný orgán. A piatým: podnik pracuje s viacerými dodávateľmi na tú istú súčasť, napríklad aby znížil dodávateľské riziká, a zistí, že každý dodávateľ dodáva iné údaje v inom formáte, čo by znamenalo, že by sa pas mal líšiť podľa dávky. Ako sa to rieši, je uvedené na stránke čo robiť, ak používate viacerých dodávateľov pre tú istú súčasť.

Ďalší opakujúci sa vzor je, že dodávateľ údaje jednoducho nedodá — buď z nechuti, z nevedomosti, alebo preto, že dodávateľ sám nevie, odkiaľ by mal informácia pochádzať. Čo sa v tom prípade dá robiť, je popísané v časti čo možete robiť, ak váš dodávateľ údaje nedodá.

Čo môžete zaznamenať

Niekoľko dokumentov a dohôd robí vyžadovanie si údajov od dodávateľov zvládnuteľným namiesto toho, aby sa to zakaždým vymýšľalo nanovo:

• Špecifikácia údajov na produktovú skupinu: zoznam toho, ktoré informačné prvky z článku 10 nariadenia ESPR patria ku ktorej súčasti alebo surovine, aby nákupčí nemusel zakaždým nanovo zisťovať, čo je potrebné.
• Pevná súčasť nákupnej zmluvy o dodaní údajov o pasporte vrátane toho, čo sa stane, ak tieto údaje chýbajú alebo sa ukážu ako nesprávne. Vypracovaný príklad je uvedený v dohodách, ktoré je možné zahrnúť do nákupnej zmluvy.
• Kontrolný postup pre príchodzí údaje od dodávateľov, aby sa každé číslo neprebralo bez rozmyslu. Pozrite si ako sa kontroluje správnosť údajov od dodávateľa na tento prístup.
• Prehľad na dodávateľa o tom, čo bolo dodané a čo ešte chýba, ktorý sa vedie ako pevná súčasť nákupného spisu namiesto jednotlivých výmen e-mailov.
• Dohoda o utajení údajov, ktoré dodávateľ považuje za dôverné, aby vyžadovanie si podrobných informácií nezapadlo na obava pred stratou tváre. Pozrite si či je možné požiadať dodávateľa o vyhlásenie o utajení.
• Postup pri zmene dodávateľa, aby bolo jasné, čo sa stane s existujúcim pasportom v momente, keď sa zmení dodávateľ. Viac informácií nájdete v časti či sa musí produktový pas upraviť pri zmene dodávateľa.
• Doplnkové dohody pri dovoze z mimo Európskej únie, kde otázka, kto ktoré údaje dodá, dostáva ďalšiu vrstvu. Pozrite si čo znamená digitálny produktový pas pri dovoze z oblastí mimo Európsku úniu.

Tieto zapisovateľnosti robia vyžadovanie si údajov od dodávateľov menej závislým od pamäti jedného nákupčího a dávajú podniku niečo, na čo sa môže spoľahnúť v momente, keď vznikne spor o to, kto mal čo dodať.