Ποια δεδομένα πρέπει να ζητήσω από τον προμηθευτή μου για προϊόντα;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Ως κατασκευαστής ή εισαγωγέας, συναρμολογείτε το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος, αλλά το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου δεν προέρχεται από τη δική σας διοίκηση. Προέρχεται από τα μέρη που σας προμηθεύουν: κατασκευαστές εξαρτημάτων, προμηθευτές πρώτων υλών, εταιρείες συναρμολόγησης. Το άρθρο 38 της ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) προβλέπει ότι τα υποκείμενα της αλυσίδας εφοδιασμού έχουν υποχρεώσεις σχετικά με τη διάθεση πληροφοριών που απαιτούνται για το διαβατήριο. Αυτό που αυτό σημαίνει στην πράξη χωρίζεται σε μερικά αναγνωρίσιμα μέρη.

Να γνωρίζετε ποια δεδομένα χρειάζεται το διαβατήριο

Το άρθρο 10 της ESPR περιγράφει ποιες πληροφορίες πρέπει να περιέχει ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος. Για μια εταιρεία με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό σημαίνει πρώτα μια μετάφραση: να ανακαλύψετε ποιες από αυτές τις απαιτήσεις πληροφοριών ισχύουν για ποιο εξάρτημα ή ποια πρώτη ύλη, και συνεπώς σε ποιον προμηθευτή πρέπει να ζητηθούν. Αυτό δεν είναι μια εφάπαξ άσκηση αλλά κάτι που διαφέρει ανά ομάδα προϊόντων και ανά εκπεδευμένη πράξη — γι' αυτό είναι λογικό να έχετε πρώτα σαφήνεια αν το διαβατήριο προϊόντος ισχύει για τα προϊόντα σας και ποιες κατηγορίες δεδομένων σχετίζονται με αυτό.

Να ζητούν τα δεδομένα από τον προμηθευτή

Η υποχρέωση του άρθρου 38 λειτουργεί στην πράξη και προς τις δύο κατευθύνσεις: ο προμηθευτής πρέπει να παράσχει κάτι, αλλά πρέπει να το ζητήσετε — και με αρκετή ειδικότητα. Για μια εταιρεία αυτού του μεγέθους, αυτό συνήθως σημαίνει ότι κάποιος ορίζεται για να διατηρεί ένα κατάλογο ανά προμηθευτή: ποια δεδομένα είναι απαραίτητα, ποια είναι ήδη λήφθη, ποια λείπουν ακόμα. Για εταιρείες με μερικούς σταθερούς προμηθευτές, αυτό είναι εφικτό σε ένα υπολογιστικό φύλλο. με ένα ευρύτερο πακέτο αγορών γίνεται γρήγορα άχρηστο χωρίς ένα σταθερό μορφότυπο.

Να λάβετε δεδομένα έγκαιρα και στη σωστή μορφή

Δεν αρκεί ότι τα δεδομένα θα φτάσουν κάποτε — πρέπει να είναι εκεί πριν το διαβατήριο συναρμολογηθεί και δημοσιευθεί, και σε μορφή που μπορεί να επεξεργαστεί. Για μια εταιρεία παραγωγής, αυτό σημαίνει ότι η παροχή δεδομένων γίνεται μέρος της ίδιας της διαδικασίας αγοράς, όχι κάτι που ζητείται αργότερα. Πρακτικά, αυτό λειτουργεί καλύτερα εάν η παροχή δεδομένων διαβατηρίου έχει σταθερή θέση στους όρους αγοράς, έτσι ώστε δεν είναι θέμα ερώτησης και ελπίδας αλλά ένα συμφωνημένο κατοχυρωμένο. Πώς αυτό λαμβάνει συγκεκριμένη μορφή περιγράφεται στο πώς καθιερώνετε τη παροχή δεδομένων διαβατηρίου στο συμβόλαιο αγοράς σας.

Δεδομένα που μπορούν να υποστηριχθούν

Αυτό που ένας προμηθευτής παρέχει γίνεται μέρος του διαβατηρίου σας και ως εκ τούτου (εν μέρει) δική σας ευθύνη προς τα έξω. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να μετρήσετε ή να δοκιμάσετε τα πάντα ξανά, αλλά ότι πρέπει να υπάρχει κάτι στο οποίο να στηριχθείτε εάν η ορθότητα ενός δεδομένου αμφισβητηθεί. Για μια εταιρεία χωρίς δικό της εργαστήριο ή ικανότητα δοκιμής, αυτό είναι συχνά το περισσότερο υποτιμημένο μέρος: το ζήτημα του αριθμού είναι ένα βήμα, η καταγραφή της υποστήριξης πίσω από αυτό ένα δεύτερο.

Όπου τα πράγματα πάνε στραβά στην πράξη

Μερικές καταστάσεις εμφανίζονται συνεχώς σε εταιρείες που ασχολούνται με αυτό το θέμα.

Πρώτον: τα δεδομένα ζητούνται μόνο τη στιγμή που το διαβατήριο πρέπει να γίνει, ενώ ο προμηθευτής δεν είναι πλέον στη διαδικασία για να παράσχει γρήγορα κάτι, ή η παραγγελία έχει ήδη ολοκληρωθεί. Δεύτερον: αποστέλλεται ένα γενικό αίτημα ("στείλτε τα δεδομένα του προϊόντος σας") χωρίς να καθορίζεται ποια δεδομένα είναι απαραίτητα σύμφωνα με το άρθρο 10, μετά από το οποίο ο προμηθευτής στέλνει κάτι που δεν συνδέεται με το ζητούμενο του διαβατηρίου. Τρίτον: σε ένα προϊόν συναρμολόγησης, ξεχνά κανείς ότι όχι μόνο ο άμεσος προμηθευτής αλλά και ένας υπεργολάβος πίσω του πρέπει να παράσχει δεδομένα — γεγονός που δημιουργεί ένα κενό στην αλυσίδα που γίνεται αντιληπτό αργά. Τι να ζητήσει σχετικά περιγράφεται στο ποια δεδομένα ζητούν από ένα υπεργολάβο που κατασκευάζει ένα εξάρτημα. Τέταρτον: τα δεδομένα παραδίδονται μεν, αλλά κανείς δεν ελέγχει εάν είναι σωστά — έως ότου ένας πελάτης ή ένας εποπτικός φορέας θέσει μια ερώτηση γι' αυτά. Και πέμπτον: μια επιχείρηση εργάζεται με πολλούς προμηθευτές για το ίδιο εξάρτημα, για παράδειγμα για να κατανέμει το κίνδυνο εφοδιασμού, και ανακαλύπτει ότι κάθε προμηθευτής παραδίδει διαφορετικά δεδομένα σε διαφορετική μορφή, γεγονός που θα σήμαινε ότι το διαβατήριο θα έπρεπε να διαφέρει ανά παρτίδα. Πώς αυτό αντιμετωπίζεται, αναφέρεται στο τι να κάνετε εάν χρησιμοποιείτε πολλούς προμηθευτές για το ίδιο εξάρτημα.

Ένα άλλο επαναλαμβανόμενο πρότυπο είναι ότι ένας προμηθευτής δεν παραδίδει δεδομένα — είτε από απροθυμία, είτε από άγνοια, είτε επειδή ο ίδιος ο προμηθευτής δεν γνωρίζει από πού θα πρέπει να προέρχεται η πληροφορία. Τι να κάνετε γι' αυτό, περιγράφεται στο τι μπορείτε να κάνετε εάν ο προμηθευτής σας δεν παραδίδει τα δεδομένα.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

Ορισμένα έγγραφα και συμφωνίες κάνουν το αίτημα για δεδομένα προμηθευτών διαχειρίσιμο αντί να είναι κάτι που επινοείται εκ νέου κάθε φορά:

• Μια προδιαγραφή δεδομένων ανά ομάδα προϊόντων: ένας κατάλογος ποιων στοιχείων πληροφοριών από το άρθρο 10 του ESPR ανήκουν σε ποιο εξάρτημα ή ποια πρώτη ύλη, ώστε ένας αγοραστής να μην χρειάζεται να ανακαλύψει εκ νέου κάθε φορά τι χρειάζεται.
• Ένα σταθερό τμήμα στο συμβόλαιο αγοράς σχετικά με την παράδοση δεδομένων διαβατηρίου, συμπεριλαμβανομένου του τι συμβαίνει εάν αυτά τα δεδομένα δεν παραδοθούν ή αποδειχθούν ανακριβή. Ένα αναλυτικό παράδειγμα αναφέρεται στις συμφωνίες που μπορούν να περιληφθούν σε ένα συμβόλαιο αγοράς.
• Μια διαδικασία ελέγχου για τα δεδομένα που λαμβάνονται από τον προμηθευτή, ώστε κάθε αριθμός να μην λαμβάνεται απλώς ως δεδομένο. Βλέπε πώς ελέγχονται τα δεδομένα ενός προμηθευτή για ακρίβεια για τη στρατηγική γι' αυτό.
• Ένα περίληψη ανά προμηθευτή του τι παραδόθηκε και τι λείπειπου τηρείται ως σταθερό τμήμα του αρχείου αγορών αντί για ξεχωριστές ανταλλαγές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
• Μια συμφωνία μη αποκάλυψης για δεδομένα που ο προμηθευτής θεωρεί ως εμπιστευτικά, ώστε το αίτημα για λεπτομερείς πληροφορίες να μην κολλήσει σε υπερβολική προσοχή. Βλέπε εάν μπορεί να ζητηθεί μια δήλωση μη αποκάλυψης από τον προμηθευτή.
• Μια διαδικασία για αλλαγή προμηθευτή, ώστε να γίνεται γνωστό τι θα συμβεί στο υπάρχον διαβατήριο μόλις αλλάξει προμηθευτής. Περισσότερα γι' αυτό αναφέρονται στο εάν το διαβατήριο προϊόντος πρέπει να προσαρμοστεί κατά την αλλαγή προμηθευτή.
• Πρόσθετες συμφωνίες για εισαγωγές από έξω της ΕΕ, όπου το ερώτημα ποιος παραδίδει ποια δεδομένα λαμβάνει ένα επιπλέον επίπεδο. Βλέπε τι σημαίνει το διαβατήριο προϊόντος κατά την εισαγωγή από έξω από την Ευρωπαϊκή Ένωση.

Αυτές οι καταγραφές κάνουν το αίτημα για δεδομένα προμηθευτών λιγότερο εξαρτώμενο από τη μνήμη ενός αγοραστή, και δίνουν σε μια επιχείρηση κάτι στο οποίο μπορεί να επιστρέψει μόλις προκύψει διαφωνία σχετικά με το ποιος θα έπρεπε να παραδώσει τι.