Jakie dane muszę zażądać od swojego dostawcy produktów?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Jako producent lub importer opracowujesz cyfrowy paszport produktu, ale większość zawartości nie pochodzi z Twojej własnej administracji. Pochodzi od stron, które Ci dostarczają: producentów części, dostawców surowców, firm zajmujących się montażem. Artykuł 38 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) stanowi, że podmioty w łańcuchu dostaw mają obowiązki związane z udostępnianiem informacji niezbędnych do paszportu. To, co oznacza to w praktyce, dzieli się na kilka rozpoznawalnych elementów.

Wiedza na temat danych wymaganych przez paszport

Artykuł 10 rozporządzenia ESPR opisuje, jakie informacje musi zawierać cyfrowy paszport produktu. Dla firmy zatrudniającej 10 do 100 pracowników oznacza to przede wszystkim przełożenie na praktykę: ustalenie, które z tych wymagań dotyczących informacji dotyczą której części lub którego surowca, a zatem od którego dostawcy muszą być pobrane. To nie jest zadanie jednorazowe, ale coś, co różni się w zależności od grupy produktów i delegowanego aktu — dlatego warto najpierw wyjaśnić czy paszport produktu ma zastosowanie do Twoich produktów i które kategorie danych się do tego wiążą.

Rzeczywiście zażądanie danych od dostawcy

Obowiązek wynikający z artykułu 38 działa w praktyce w dwie strony: dostawca musi coś dostarczyć, ale Ty musisz o to poprosić — i wystarczająco konkretnie. Dla firmy tej wielkości zwykle oznacza to, że ktoś jest wyznaczony do prowadzenia listy dla każdego dostawcy: jakie dane są potrzebne, jakie już się pojawiły, jakie jeszcze brakuje. W firmach mających garstkę stałych dostawców można to opanować w arkuszu kalkulacyjnym; w przypadku szerszego pakietu zakupów szybko staje się to niezorganizowane bez ustalonego formatu.

Otrzymanie danych na czas i w odpowiedniej formie

Nie wystarczy, że dane kiedyś się pojawią — muszą być dostępne zanim paszport zostanie opracowany i opublikowany, oraz w formie możliwej do przetworzenia. Dla firmy produkcyjnej oznacza to, że dostarczanie danych paszportu staje się częścią samego procesu zakupowego, a nie czymś, co jest sprawdzane Later. W praktyce działa to najlepiej, jeśli dostawa danych paszportu ma stałe miejsce w warunkach zakupu, aby nie była to kwestia proszenia i mienia nadzieję, ale umowy, która jest ustalona. Jak to konkretnie funkcjonuje, opisano w jak ustalić dostawę danych paszportu w umowie o zakup.

Dane można wspierać dowodami

To, co dostarcza dostawca, staje się częścią Twojego paszportu, a zatem (częściowo) Twoją odpowiedzialnością wobec świata zewnętrznego. Nie oznacza to, że musisz wszystko sam mierzyć lub testować, ale musi być coś, na co możesz się powołać, jeśli dokładność danych zostanie podważona. Dla firmy bez własnego laboratorium lub zdolności testowych jest to często najbardziej niedoceniana część: zadanie pytania o liczbę to jeden krok, udokumentowanie podstawy tego drugi.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Kilka sytuacji pojawia się regularnie w firmach, które zajmują się tym zagadnieniem.

Po pierwsze: dane są pobierane dopiero w momencie, gdy paszport musi być stworzony, podczas gdy dostawca już dawno nie uczestniczy w procesie, aby szybko coś dostarczyć, lub zamówienie już dawno się skończyło. Po drugie: wysyłane jest ogólne żądanie ("wyślij swoje dane produktu") bez określenia, które dokładnie dane są potrzebne zgodnie z artykułem 10, po czym dostawca odsyła coś, co nie odpowiada temu, czego wymaga paszport. Po trzecie: w przypadku produktu montażowego zapomina się, że nie tylko bezpośredni dostawca, ale także podwykonawca za nim musi dostarczyć dane — co powoduje lukę w łańcuchu, która pojawia się dopiero później. To, czego w tym względzie pytać, opisano w jakie dane pobierasz od podwykonawcy, który wytwarza część. Po czwarte: dane są dostarczane, ale nikt nie sprawdza, czy są poprawne — aż do momentu, gdy klient lub organ nadzoru zadaje w tej sprawie pytanie. Po piąte: przedsiębiorstwo współpracuje z wieloma dostawcami tego samego komponentu, na przykład w celu rozłożenia ryzyka dostaw, i odkrywa, że każdy dostawca dostarcza dane w innym formacie, przez co paszport powinien różnić się w zależności od partii. Sposób postępowania w tej sprawie opisany jest w co robić, jeśli używamy wielu dostawców dla tego samego komponentu.

Inny często powtarzający się problem to sytuacja, w której dostawca po prostu nie dostarcza danych — z powodu niechęci, niewiedzy, albo dlatego, że dostawca sam nie wie, skąd powinny pochodzić informacje. Co w takiej sytuacji można zrobić, opisane jest w co można zrobić, jeśli dostawca nie dostarcza danych.

Co możesz udokumentować

Szereg dokumentów i ustaleń czyni żądanie danych od dostawców zarządzalnym, zamiast czegoś, co za każdym razem wymyśla się od nowa:

• Specyfikacja danych dla każdej grupy produktówlista elementów informacji z artykułu 10 rozporządzenia ESPR, które dotyczą której części lub której surowca, aby pracownik ds. zakupów nie musiał za każdym razem na nowo ustalać, co jest potrzebne.
• Stały zapis w umowie zakupu dotyczący dostarczania danych paszportu, w tym co się dzieje, jeśli te dane nie zostaną dostarczone lub okażą się być nieprawidłowe. Przykład opracowany znajduje się w ustaleniach, które mogą być zawarte w umowie zakupu.
• Procedura kontroli danych otrzymanych od dostawcy, aby nie każda liczba została ślepo przejęta. Patrz jak sprawdzana jest poprawność danych dostawcy w celu uzyskania podejścia do tego.
• Przegląd dla każdego dostawcy tego, co zostało dostarczone i co jeszcze brakuje, prowadzony jako stały element teczki zakupowej zamiast luźnych wymian e-maili.
• Umowa o poufności dotycząca danych, które dostawca uważa za poufne, aby żądanie szczegółowych informacji nie utknęło w strachu przed konsekwencjami. Patrz czy można poprosić o umowę o poufności od dostawcy.
• Procedura zmiany dostawcy, aby było wiadomo, co się stanie z istniejącym paszportem w momencie zmiany dostawcy. Więcej na ten temat w czy paszport produktu należy skorygować w przypadku zmiany dostawcy.
• Dodatkowe ustalenia przy imporcie z poza Unię Europejską, gdzie kwestia, kto dostarcza które dane, przybiera dodatkowy wymiar. Patrz znaczenie paszportu produktu dla importu spoza Unii Europejskiej.

Te ustalone zapisy czynią żądanie danych od dostawców mniej zależnym od pamięci jednego pracownika ds. zakupów i dają przedsiębiorstwu coś, na co może się powołać, gdy pojawi się spór dotyczący tego, kto miał dostarczyć co.