Mely adatokat kell az EU-n kívülről importált termékek szállítójától kérnünk?

Mit kell konkrétan tennie

Mit várnak el Öntől

Mint gyártó vagy importőr Ön állítja össze a digitális termékpasszportot, de a tartalom nagy része nem saját adminisztrációjából származik. Az Ön beszállítóitól jön: alkatrészgyártóktól, alapanyagszállítóktól, összeszerelő vállalatoktól. Az ESPR (2024/1781 EU rendelet) 38. cikke rögzíti, hogy az ellátási lánc szereplőinek kötelezettségeik vannak a passzporthoz szükséges információk rendelkezésre bocsátása tekintetében. Hogy ez a gyakorlatban mit jelent, néhány felismerhető összetevőre oszlik.

Tudni, hogy mely adatok szükségesek a passzporthoz

Az ESPR 10. cikke azt írja le, hogy egy digitális termékpasszportnak mely információkat kell tartalmaznia. Egy 10-100 fős vállalat számára ez először egy fordítási feladat: feltárni, hogy az információkövetelések közül melyik mely alkatrészhez vagy nyersanyaghoz tartozik, és így mely beszállítótól kell őket bekérni. Ez nem egyszeri gyakorlat, hanem termékkategóriánként és delegált aktus szerint eltérő — ezért célszerű először tisztázni hogy az Ön termékeire vonatkozik-e a termékpasszport és mely adatkategóriák tartoznak ahhoz.

Az adatok tényleges bekérése a beszállítótól

A 38. cikk szerinti kötelezettség a gyakorlatban két irányba hat: a beszállítónak valamit szállítania kell, de Önnek kérnie kell érte — és elég konkrétan. Erre az omvangra egy vállalat számára ez általában azt jelenti, hogy valakit kijelölnek, aki beszállítónként egy listát vezet: mely adatok szükségesek, melyek érkeztek már meg, melyek hiányoznak még. Egy maroknyi állandó beszállítóval rendelkező vállalatnál ez kezelhetően egy táblázatban; egy szélesebb beszerzési portfolióval azonban gyorsan átláthatatlanná válik rögzített formátum nélkül.

Az adatok időben és helyes formában érkezzenek meg

Nem elég, hogy az adatok valaha megérkezzenek — meg kell lenniük előtte, hogy a passzport összeállításra és közzétételre kerüljön, és olyan formában, amely feldolgozható. Egy termelő vállalat számára ez azt jelenti, hogy az adatszállítás maga a beszerzési folyamat részévé válik, nem valami, amit utólag ellenőriznek. Praktikusan ez úgy működik a legjobban, ha a passzportadatok szállítása egy rögzített helyet kap a beszerzési feltételekben, így nem kérdés és remény kérdése, hanem egy rögzített megállapodás. Hogyan valósul meg ez konkrétan, az alábbiaknál leírtak szerint: hogyan rögzítik a passzportadatok szállítását a beszerzési szerződésben.

Az adatok alátámaszthatók

Amit egy beszállító szállít, az az Ön passzportjának részévé válik, és ezáltal (részben) az Ön felelőssége a külvilág felé. Ez nem azt jelenti, hogy Önnek mindent újra meg kell mérnie vagy tesztelnie, de van valami, amire vissza lehet menni, ha egy adat helyessége megkérdőjelezhető. Egy saját laboratóriuma vagy tesztelési kapacitása nélküli vállalat számára ez gyakran a leggyakrabban alábecsült rész: a szám bekérése egy lépés, a mögötte lévő alátámasztás rögzítése egy másik.

Ahol a gyakorlatban félresiklanak a dolgok

Néhány olyan helyzet fordul elő ismételten azoknál a vállalatoknak, amelyek ezzel a kérdéssel foglalkoznak.

Először: az adatok csak akkor kerülnek bekérésre, amikor a passzportot el kell készíteni, miközben a beszállító már régen kívül esik a folyamaton, hogy gyorsan szállítson valamit, vagy a megrendelés már régen le van zárva. Másodszor: egy általános kérés érkezik ("küldjön termékinformációkat"), a 10. cikk szerinti szükséges adatok megadása nélkül, majd a beszállító visszaküldi valamit, amely nem felel meg a passzport kívánalmainak. Harmadszor: egy összeszerelt termék esetében elfeledkezünk arról, hogy nemcsak a közvetlen beszállító, hanem a mögötte lévő alvállalkozó is adatokat kell szállítson — így egy hézag jön létre az ellátási láncban, amely csak később derül ki. Mit kell ebben bekérni, az alábbiaknál leírtak szerint: mely adatokat kér be egy olyan alvállalkozótól, amely egy alkatrészt gyárt. Negyedszer: az adatok ugyan beérkeznek, de senki sem ellenőrzi, hogy helyesek-e — amíg egy ügyfél vagy felügyeleti hatóság fel nem tesz rá kérdést. Ötödször pedig: egy vállalat több beszállítót használ ugyanahhoz az alkatrészhez, például a szállítási kockázat분散 céljából, és azt tapasztalja, hogy minden beszállító más adatokat más formátumban szállít, amelynek következtében a passzport tétel szerint eltérne. Ennek kezelésérő információ található a többszöri szállító használata esetén ugyanahhoz az alkatrészhez.

Egy másik visszatérő minta az, hogy a beszállító egyszerűen nem szállít adatokat — nem akar, nem ért a kérdéshez, vagy mert a beszállító maga sem tudja, hogy az információ honnan származik. Mit lehet tenni ez ellen, ezt a amit tehet, ha beszállítója nem szállít adatokat.

Amit rögzíthet

Számos dokumentum és megállapodás kezelhetővé teszi a beszállítói adatok lekérését, ahelyett, hogy minden alkalommal új ötleteket kellene kidolgozni:

• Egy adatspecifikáció termékkategóriánkéntaz ESPR 10. cikke mely információs elemei melyik alkatrészhez vagy nyersanyaghoz tartoznak, hogy a beszerzési munkatárs ne kelljen minden alkalommal újra megtudnia, mire van szükség.
• Az inkoopcontractus állandó része a passzportadatok szállítása, valamint annak szabályozása, hogy mi történik, ha azok az adatok elmaradnak vagy helytelennek bizonyulnak. Részletesen kidolgozott példa található a beszerzési szerződésbe foglalható megállapodásokról.
• Egy ellenőrzési eljárás a beérkezett beszállítói adatokra vonatkozóan, hogy ne végezze azt vakon minden számot. Lásd hogyan ellenőrzik a beszállító adatainak helyességét ennek a megközelítésnek a alkalmazásához.
• Szállítónkénti áttekintés arról, hogy mit szállítottak le és mi hiányzik még, amit a beszerzési dosszié állandó részeként kell nyilvántartani a szétszórt e-mail levelezések helyett.
• Egy titoktartási megállapodás az olyan adatokra vonatkozóan, amelyeket a szállító bizalmasnak tekint, hogy a részletes információk kérésének eljárása ne érjen véget a bizalmatlanság miatt. Lásd: vagy egy titoktartási nyilatkozatot lehet kérni a szállítótól.
• Eljárás a szállítóváltáshoz, hogy ismert legyen, mi történik a meglévő termékpasszusszal amint szállítót váltanak. Erről bővebben vagy módosítani kell-e a termékpasszuszt egy szállítóváltás során.
• Az EU-n kívülről történő behozatal kiegészítő megállapodásai, ahol az a kérdés, hogy ki mely adatokat szállítja, egy további réteget kap. Lásd: mi jelent az az útlevél az Európai Unión kívülről történő behozatalkor.

Ezek a rögzítések kevésbé teszik függővé a szállítói adatok kérésétől egy beszerzési vezető memóriáját, és eszközt biztosítanak egy vállalkozás számára, amelyre vissza lehet térni, ha vita merül fel arról, hogy ki mit kellett volna szállítania.