Welche Daten muss ich bei meinem Lieferant von Produkten anfragen?

Informationen über Materialien, Herkunft und Konformität

Bei einem Lieferanten fordern Sie die Informationen an, die erforderlich sind, um das digitale Produktpass eines Produkts auszufüllen: Angaben zu den in das Produkt oder Bauteil eingearbeiteten Materialien und Stoffen, die Herkunft von Komponenten, Konformitätserklärungen und Testberichte, und je nach Produktgruppe Informationen über Reparatur, Demontage, Recycelbarkeit oder Energieeffizienz. Dies ist keine feste Liste, die für alle Produkte gleich ist. Der Pass wird nämlich pro Produktgruppe mit den Datenkategorien ausgefüllt, die die ESPR und die entsprechende Delegierte Handlung für diese Gruppe festlegen. Was Sie von Ihrem Lieferanten fordern, ist also immer die Übersetzung dieser Datenkategorien in die spezifischen Bauteile oder Rohstoffe, die dieser Lieferant liefert.

Für wen das gilt und für wen nicht

Diese Fragestellung betrifft Hersteller und Importeure, die einen digitalen Produktpass für ein Produkt erstellen lassen müssen, das unter eine Produktgruppe fällt, für die die ESPR anwendbar ist. Der Lieferant muss nicht selbst einen Pass erstellen; diese Verpflichtung liegt beim Hersteller oder Importeur, der das Produkt in Verkehr bringt. Was dagegen beim Lieferanten liegt, ist die Pflicht, die zugrunde liegenden Informationen auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Dies gilt für Akteure in der Lieferkette: Hersteller von Komponenten, Materiallieferanten und weitere Glieder vor dem Hersteller. Es gilt nicht für Informationen, die nichts mit dem Pass zu tun haben, und nicht für Produktgruppen, für die noch keine Delegierte Handlung festgelegt worden ist — für diese Produkte besteht die Paspflichtverpflichtung schlicht noch nicht, und daher auch nicht die Anforderung an den Lieferanten, dafür bereitzustellen.

Noch kein fester Termin: dies hängt von der Delegierten Handlung pro Produktgruppe ab

Es gibt kein bestimmtes Datum, ab dem diese Informationspflicht gegenüber Lieferanten für alle Produkte gilt. Die ESPR selbst enthält den Rahmen — die Pflicht von Akteuren in der Lieferkette, angeforderte Informationen bereitzustellen, und die Anforderungen an den Inhalt eines Passes — aber das tatsächliche Inkrafttreten und der genaue Datensatz werden pro Produktgruppe in einer Delegierten Handlung festgelegt. Solange diese Handlung für eine bestimmte Produktgruppe nicht vorliegt, besteht keine Verpflichtung zur Führung eines Passes und daher auch keine gesetzliche Pflicht für Lieferanten, gezielt dafür bereitzustellen. Wer jetzt bereits mit Lieferanten in Gespräche tritt, tut dies also in Vorausschau auf die Handlung, die für seine Produktgruppe gelten wird, nicht auf der Grundlage eines bereits festgelegten Datums für alle Produkte zugleich.

So gehen Sie in der Praxis vor

Bestimmen Sie zunächst, unter welche Produktgruppe das Produkt fällt und ob dafür bereits eine Delegierte Handlung festgelegt oder in Vorbereitung ist; dies bestimmt, welche Datenkategorien künftig verbindlich im Pass stehen müssen. Gehen Sie dann die Liste der erforderlichen Datenkategorien durch, wie sie für den digitalen Produktpass gilt — Produktidentifikation, technische Leistungen, Zusammensetzung, Konformität, und Umwelt- und Kreislaufinformationen — und bestimmen Sie pro Kategorie, welcher Lieferant oder Komponentenhersteller die entsprechenden Quelldaten hat. Fordern Sie diese Daten gezielt an: nicht "schicken Sie alles, was Sie haben", sondern pro Bauteil die spezifische erforderliche Information (zum Beispiel: Materialzusammensetzung dieses Bauteils, Testbericht dieser Beschichtung, Herkunftserklärung dieses Rohstoffs). Dokumentieren Sie, wer welche Daten und wann geliefert hat, um eine Rückverfolgbarkeit zu schaffen, falls die Herkunft eines Datums später in Frage gestellt wird. Prüfen Sie abschließend, ob die bereitgestellten Informationen in einer Form vorliegen, die für einen digitalen Pass nutzbar ist — also übertragbar und mit dem Produkt verknüpfbar — anstatt nur ein Papierzertifikat zu sein, das nicht ohne Weiteres in eine Datenstruktur passt.

Die gesetzliche Grundlage: Artikel 38 und Artikel 10 ESPR

Dieser Ansatz ergibt sich aus zwei Bestimmungen der Verordnung (EU) 2024/1781. Artikel 38 regelt die Anforderungen an Akteure in der Lieferkette: Er legt fest, dass diese Akteure auf Anfrage die Informationen bereitstellen müssen, die erforderlich sind, um die Anforderungen für das Produkt zu erfüllen — die Grundlage, auf der ein Hersteller oder Importeur bei einem Lieferanten Daten anfordern kann. Artikel 10 regelt die Anforderungen für das digitale Produktpass selbst: welche Art von Informationen ein Pass enthalten muss, in welcher Form und für wen diese Informationen zugänglich sein müssen. Zusammen bestimmen diese Artikel sowohl das, was am Ende im Pass enthalten sein muss, als auch die Verpflichtung der Akteure weiter oben in der Kette, die dafür erforderlichen Ausgangsdaten bereitzustellen.

Wer jetzt bereits ein Produktpass vorbereitet, kann die Datenkategorien von Artikel 10 als Checkliste verwenden, um eine gezielte Anfrage an Lieferanten zu formulieren, und die Dokumentation, wer was geliefert hat, am besten gleich einrichten — das erspart Nachforschungen, sobald die delegierte Handlung für die eigene Produktgruppe in Kraft tritt.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Als Hersteller oder Importeur stellen Sie das digitale Produktpass zusammen, aber der Großteil des Inhalts stammt nicht aus Ihrer eigenen Verwaltung. Er kommt von den Parteien, die Sie beliefern: Teilehersteller, Rohstofflieferanten, Montagebetriebe. Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt fest, dass Akteure in der Lieferkette Verpflichtungen zur Bereitstellung von Informationen haben, die für den Pass erforderlich sind. Was dies in der Praxis bedeutet, lässt sich in mehrere erkennbare Komponenten aufteilen.

Wissen, welche Daten der Pass benötigt

Artikel 10 der ESPR beschreibt, welche Informationen ein digitaler Produktpass enthalten muss. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies zunächst eine Uminterpretation: herauszufinden, welche dieser Informationsanforderungen zu welchem Teil oder welchem Rohstoff gehören und somit bei welchem Lieferanten abgefragt werden müssen. Das ist keine einmalige Übung, sondern etwas, das je Produktgruppe und je delegiertem Rechtsakt unterschiedlich ist — daher ist es sinnvoll, zunächst zu klären ob der Produktpass für Ihre Produkte gilt und welche Datenkategorien dazu gehören.

Daten tatsächlich beim Lieferanten anfordern

Die Verpflichtung aus Artikel 38 funktioniert in der Praxis in zwei Richtungen: Der Lieferant muss etwas liefern, aber Sie müssen danach fragen — und zwar spezifisch genug. Für ein Unternehmen dieser Größe bedeutet dies normalerweise, dass jemand ernannt wird, der pro Lieferant eine Liste führt: welche Daten sind erforderlich, welche sind bereits eingegangen, welche fehlen noch. Bei Unternehmen mit einer Handvoll fester Lieferanten ist dies in einer Tabellenkalkulation zu bewältigen; bei einem breiteren Einkaufsportfolio wird es schnell unübersichtlich ohne ein festes Format.

Daten rechtzeitig und in der richtigen Form erhalten

Es reicht nicht aus, dass die Daten irgendwann kommen — sie müssen vorliegen, bevor der Pass zusammengestellt und veröffentlicht wird, und in einer Form, die zu verarbeiten ist. Für ein Produktionsunternehmen bedeutet dies, dass die Datenlieferung Teil des Einkaufsprozesses selbst wird, nicht etwas, das nachträglich angefordert wird. In der Praxis funktioniert dies am besten, wenn die Lieferung von Passdaten einen festen Platz in den Einkaufsbedingungen erhält, so dass es keine Frage von Fragen und Hoffen ist, sondern eine verbindliche Vereinbarung. Wie dies konkret umgesetzt wird, wird beschrieben bei wie Sie die Lieferung von Passdaten in Ihrem Einkaufsvertrag festhalten.

Daten können begründet werden

Was ein Lieferant liefert, wird Teil Ihres Passes und damit (mit)verantwortlich für Sie gegenüber außen. Das bedeutet nicht, dass Sie alles selbst erneut messen oder testen müssen, aber es muss etwas geben, auf das man sich berufen kann, wenn die Richtigkeit eines Datums in Frage gestellt wird. Für ein Unternehmen ohne eigenes Labor oder Testkapazität ist dies oft der am meisten unterschätzte Teil: das Anfordern der Zahl ist ein Schritt, die Dokumentation der Begründung dahinter ein zweiter.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tauchen regelmäßig bei Unternehmen auf, die sich mit dieser Frage auseinandersetzen.

Erstens: Die Daten werden erst angefordert, wenn der Pass erstellt werden muss, während der Lieferant dann bereits nicht mehr im Prozess ist, um schnell noch etwas zu liefern, oder die Bestellung bereits lange abgeschlossen ist. Zweitens: Es wird eine allgemeine Anfrage gesendet ("senden Sie Ihre Produktdaten"), ohne anzugeben, welche Daten genau nach Artikel 10 erforderlich sind, woraufhin der Lieferant etwas zurücksendet, das nicht mit dem übereinstimmt, was der Pass verlangt. Drittens: Bei einem Montageprodukt wird übersehen, dass nicht nur der direkte Lieferant, sondern auch ein Subunternehmer dahinter Daten liefern muss — wodurch eine Lücke in der Kette entsteht, die erst spät bemerkt wird. Was dabei abgefragt werden sollte, wird beschrieben bei welche Daten Sie bei einem Subunternehmer anfordern, das ein Teil herstellt. Viertens: Daten werden zwar geliefert, aber niemand überprüft, ob sie korrekt sind — bis ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde eine Frage dazu stellt. Und fünftens: Ein Unternehmen arbeitet mit mehreren Lieferanten für dieselbe Komponente, beispielsweise um Lieferrisiken zu verteilen, und stellt fest, dass jeder Lieferant andere Daten in einem anderen Format liefert, weshalb der Pass pro Charge unterschiedlich sein müsste. Wie dies gehandhabt wird, ist unter was zu tun ist, wenn Sie mehrere Lieferanten für dieselbe Komponente nutzen.

Ein anderes wiederkehrendes Muster ist, dass ein Lieferant Daten einfach nicht liefert — aus Unwilligkeit, Unwissenheit oder weil der Lieferant selbst nicht weiß, woher die Informationen kommen müssen. Was dagegen zu tun ist, ist unter beschrieben was Sie tun können, wenn Ihr Lieferant die Daten nicht liefert.

Was Sie dokumentieren können

Eine Reihe von Dokumenten und Vereinbarungen macht die Anforderung von Lieferantendaten handhabbar statt etwas, das jedes Mal neu erfunden wird:

Eine Datenvorgabe pro Produktgruppe: eine Liste, welche Informationselemente aus Artikel 10 der ESPR zu welcher Komponente oder welchem Rohstoff gehören, damit ein Einkäufer nicht jedes Mal neu herausfinden muss, was erforderlich ist.
Ein fester Bestandteil des Kaufvertrags über die Lieferung von Passdaten, einschließlich der Regelung für den Fall, dass diese Daten ausbleiben oder sich als fehlerhaft erweisen. Ein ausgearbeitetes Beispiel ist unter den Vereinbarungen zu finden, die in einen Kaufvertrag aufgenommen werden können.
Ein Überprüfungsverfahren für eingehende Lieferantendaten, damit nicht jede Zahl blind übernommen wird. Siehe wie die Daten eines Lieferanten auf Richtigkeit überprüft werden für die Vorgehensweise.
Eine Übersicht pro Lieferant, welche Daten geliefert wurden und welche noch fehlen, die als fester Bestandteil der Einkaufsakte geführt wird statt als lose E-Mail-Korrespondenz.
Eine Vertraulichkeitsvereinbarung für Daten, die der Lieferant als vertraulich betrachtet, damit die Anforderung detaillierter Informationen nicht an Angstmacherei scheitert. Siehe ob eine Geheimhaltungserklärung vom Lieferanten verlangt werden kann.
Ein Verfahren für den Lieferantenwechsel, damit bekannt ist, was mit dem bestehenden Pass geschieht, sobald der Lieferant gewechselt wird. Mehr dazu unter ob der Produktpass bei einem Lieferantenwechsel angepasst werden muss.
Zusätzliche Vereinbarungen bei Einfuhren von außerhalb der EU, wo die Frage, wer welche Daten liefert, eine zusätzliche Ebene erhält. Siehe was das Produktpasseport bei der Einfuhr von außerhalb der Europäischen Union bedeutet.

Diese Festlegungen machen die Anforderung von Lieferantendaten weniger abhängig vom Gedächtnis eines Einkäufers und geben einem Unternehmen etwas, worauf es zurückgreifen kann, sobald eine Diskussion darüber entsteht, wer was hätte liefern sollen.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Rechtsvorschriften, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI geschrieben auf Basis der obigen Quellen, von einem Menschen überprüft am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.