Mitä tietoja minun on pyydettävä tuotteista toimittajaltani?

Tiedot materiaaleista, alkuperästä ja vaatimustenmukaisuudesta

Toimittajalta pyydät tiedot, joita tarvitaan tuotteen digitaalisen tuotepassin täyttämiseen: tiedot tuotteeseen tai osaan sisältyneistä materiaaleista ja aineista, komponenttien alkuperästä, vaatimustenmukaisuusselosteista ja testiraporteista sekä tuoteryhmästä riippuen tiedot korjauksesta, purkamisesta, kierrätettävyydestä tai energiatehokkuudesta. Tämä ei ole kaikkien tuotteiden kannalta sama kiinteä luettelo. Passi täytetään nimittäin tuoteryhmittäin niillä tietoluokilla, jotka ESPR ja kyseiseen ryhmään liittyvä delegoitu säädös määrittävät. Se, mitä pyydät toimittajaltasi, on siis aina näiden tietoluokkien käännös toimittajan toimittamien konkreettisten osien tai raaka-aineiden kannalta.

Kenen osalta tämä pätee ja kenen osalta ei

Tämä kysymysasettelu koskee valmistajia ja maahantuojia, jotka joutuvat tekemään digitaalisen tuotepassin tuotteelle, joka kuuluu tuoteryhmään, jolle ESPR on soveltava. Toimittajan ei tarvitse itse tehdä passia; velvoite on valmistajalla tai maahantuojalla, joka tuo tuotteen markkinoille. Toimittajalle kuuluu sen sijaan velvoite asettaa käyttöön kulloin kysyttävät perustiedot. Tämä koskee toimijoita toimitusketjussa: osien valmistajia, materiaalitoimittajia ja muita valmistajaa edeltäviä haltijoita. Tämä ei koske tietoja, joilla ei ole tekemistä passin kanssa, eikä tuoteryhmiä, joille delegoitua säädöstä ei vielä ole asetettu — näiden tuotteiden osalta paspiveloite ei yksinkertaisesti vielä ole voimassa, eikä siten ole myöskään toimittajaa koskevaa velvoitetta toimittaa sitä varten.

Vielä ei ole määrätty päivämäärää: tämä riippuu tuoteryhmäkohtaisesta delegoidusta säädöksestä

Kaikille tuotteille ei voi nimetä pyöreää päivämäärää, jolloin tämä toimittajien tiedonantovelvoite alkaa. ESPR itse sisältää kehyksen — toimitusketjun toimijoiden velvoite toimittaa pyydetyt tiedot ja vaatimukset sille, mitä passin tulee sisältää — mutta varsinainen voimaantulopäivä ja tarkat tietokokonaisuudet määritetään tuoteryhmittäin delegoidussa säädöksessä. Kunnes tällainen säädös on olemassa tietylle tuoteryhmälle, ei ole velvoitetta ylläpitää passia, eikä siten ole myöskään toimittajien laillista velvoitetta toimittaa sitä varten. Joka nyt jo käy neuvotteluja toimittajien kanssa, tekee sen odottaen omaa tuoteryhmäänsä koskevaa säädöstä, ei jo määritetyn päivämäärän perusteella kaikille tuotteille samanaikaisesti.

Näin siihen käytännössä ryhdyt

Aloita määrittämällä, mille tuoteryhmälle tuote kuuluu ja onko sille jo delegoidtu säädös vai onko se valmisteilla; tämä määrittää, mitkä tietoluokat jatkossa on pakollisesti asetettava passin sisältöön. Käy sitten läpi vereisen tietoluokkien luettelo, joka koskee digitaalista tuotepassia — tuotteen tunnistaminen, tekniset ominaisuudet, koostumus, vaatimustenmukaisuus sekä ympäristö- ja kiertotaloustiedot — ja määritä jokaisessa luokassa, millä toimittajalla tai osien valmistajalla on asianomaiset perustiedot. Pyydä nämä tiedot kohdistettuna: älä "lähetä kaikki, mitä sinulla on", vaan pyydä osaa kohti tietty tarvittava tieto (esimerkiksi: tämän osan materiaalikoostumus, tämän päällysteen testiraportti, tämän raaka-aineen alkuperäseloste). Dokumentoi, kuka on toimittanut mitä tietoja ja milloin, jotta jäljitys on löydettävissä, jos tiedon alkuperä joutuu myöhemmin kysytyksi. Tarkista lopuksi, ovatko toimitetut tiedot sellaisessa muodossa, joka soveltuu digitaaliseen passin — eli siirrettävä ja kytkettävä tuotteeseen — sen sijaan, että ne olisivat vain paperinen sertifikaatti, joka ei sovellu sellaisenaan tietorakenteeseen.

Laillinen perusta: artikla 38 ja artikla 10 ESPR

Tämä lähestymistapa pohjautuu kahteen Asetuksen (EU) 2024/1781 säännökseen. 38 artikla määrittelee toimitusketjun toimijoille asetettavat vaatimukset: siinä määrätään, että nämä toimijat voivat pyynnöstä toimittaa tiedot, jotka ovat tarpeen tuotteen vaatimuksien täyttämiseksi — perustan, jonka nojalla valmistaja tai tuoja voi pyytää tietoja toimittajalta. 10 artikla määrittelee digitaalisen tuotepassin itsensä vaatimukset: minkä tyyppisiä tietoja passissa on oltava, missä muodossa, ja kenelle nämä tiedot on saatettava saavutettavaksi. Yhdessä nämä artiklalit määrittelevät sekä sitä, mitä tietoja lopulta passissa on oltava, että ketjun muiden osapuolten velvoitetta toimittaa siihen tarvittavat lähdetiedot.

Jos valmistelet jo nyt tuotepassia, voit käyttää 10 artiklan tietoluokkia tarkistuslistana kohdistetun kysymyksen muotoilussa toimittajille, ja ketkä mitä toimittivat, kannattaa dokumentoida jo nyt — se säästää selvitystyötä, kun oman tuoteryhmän delegoitu säädös tulee voimaan.

Mihin tämä perustuu

Asetus löytyy EUR-Lexista. Viitaamme kuhunkin väitteeseen; ette joudu uskomaan meitä.

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

Valmistajana tai tuojana kootatte digitaalisen tuotepassin, mutta suurin osa sen sisällöstä ei tule vihreästä kirjanpidostanne. Se tulee osapuolilta, jotka toimittavat sinulle: komponenttien valmistajat, raaka-aineiden toimittajat, kokoonpanoyritykset. ESPR-asetuksen (EU 2024/1781) 38 artikla määrää, että toimitusketjun toimijoilla on velvollisuuksia sen suhteen, miten he asettavat saataville pasportille tarvittavat tiedot. Se, mitä tämä käytännössä tarkoittaa, jakautuu muutamaan tunnistettavaan osaan.

Tietää, mitä tietoja pasporti tarvitsee

ESPR-asetuksen 10 artikla kuvaa, mitä tietoa digitaalisen tuotepassin on sisällettävä. 10–100 työntekijän yritykselle tämä tarkoittaa ensin käännöstyötä: selvittää, mitkä näistä tietovaatimuksista liittyvät mihin osaan tai raaka-aineeseen, ja näin ollen miltä toimittajalta ne on pyydettävä. Tämä ei ole kertaluonteinen harjoitus vaan asia, joka vaihtelee tuoteryhmittäin ja delegoidulla säädöksellä — siksi on järkevää selvittää ensin selvästi ovatko tuotepassit voimassa tuotteillenne ja mitkä tietoluokat siihen liittyvät.

Pyytää tietoja tosiasiallisesti toimittajalta

38 artiklan velvollisuus toimii käytännössä kaksisuuntaisesti: toimittajan on toimitettava jotain, mutta sinun on pyydettävä sitä — ja riittävän spesifisti. Tämän kokoiselle yritykselle tämä tarkoittaa yleensä sitä, että joku määrätään pitämään kirjaa jokaisesta toimittajasta: mitä tietoja tarvitaan, mitä on jo saapunut, mitä puuttuu. Yrityksissä, joissa on kourallinen vakaita toimittajia, tämä on hallittavissa laskentataulukolla; laajemmalla ostoportfoliolla se muuttuu nopeasti sekavaksi ilman kiinteää formaattia.

Saada tiedot ajallaan ja oikeassa muodossa

Ei riitä, että tiedot tulevat joskus — ne on oltava saatavilla ennen pasportin kokoamista ja julkaisemista, ja muodossa, joka on käsiteltävissä. Tuotantoyritykselle tämä tarkoittaa, että tietojen toimittaminen tulee osaksi itse ostoprosessia, ei jokin asia, jota pyydetään jälkikäteen. Käytännössä tämä toimii parhaiten, jos tuotepassitietojen toimittamiselle on varattu kiinteä paikka ostoehdoissa, joten se ei ole kysymisen ja toivomisen kysymys vaan sovittu sopimus. Miten tämä konkreettisesti toteutetaan, kuvataan kuinka kirjataan tuotepassitietojen toimittaminen ostosopimuukseen.

Tiedot voidaan perusteella

Mitä toimittaja toimittaa, tulee osaksi pasporttiasi ja näin ollen (osittain) sinun vastuullasi ulospäin. Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi mitata tai testata kaikkea uudelleen itse, mutta siihen on oltava jotain, mihin vedota, jos tiedon oikeellisuus joutuu kyseenalaiseksi. Laboratorion tai testauskyvyn omaavalle yritykselle tämä on usein kaikkein aliarvioiduin osa: luvun pyytäminen on yksi vaihe, sen taustalla olevan perustelun dokumentointi toinen.

Missä käytännössä menee pieleen

Muutama tilanne nousee toistuvasti esille yrityksillä, jotka lähestyvät tätä kysymystä.

Ensinnäkin: tiedot pyydetään vasta silloin, kun pasporti on tehtävä, kun taas toimittaja on jo pitkään poissa prosessista voidakseen toimittaa jotain nopeasti, tai tilaus on jo kauan sitten valmis. Toiseksi: lähetetään yleinen pyyntö ("lähetä tuotteiden tietosi") ilman, että määrätään tarkasti, mitä tietoja artiklan 10 mukaan tarvitaan, minkä jälkeen toimittaja lähettää jotain, joka ei vastaa pasportin vaatimuksia. Kolmanneksi: kokoonpanotuotteella unohdetaan, että ei ainoastaan suora toimittaja vaan myös sen takana oleva aliurakoitsija on toimittava tietoja — jolloin ketjussa syntyy rako, joka tulee esille vasta myöhään. Mitä siinä on pyydettävä, kuvataan mitä tietoja pyydät aliurakoitsijalta, joka valmistaa komponentin. Neljänneksi: tietoja toimitetaan, mutta kukaan ei tarkista, ovatko ne oikeita — kunnes asiakas tai valvontaviranomainen esittää siitä kysymyksen. Ja viidenneksi: yritys työskentelee useiden toimittajien kanssa samasta osasta, esimerkiksi toimitusten riskin hajauttamiseksi, ja huomaa, että jokainen toimittaja toimittaa tietoja eri muodossa, minkä vuoksi tuotepassi pitäisi olla erilainen erätä kohden. Miten tämä käsitellään, on kuvattu kohdassa mitä tehdä, jos käytätte samasta osasta useita toimittajia.

Toinen toistuva malli on, että toimittaja ei yksinkertaisesti toimita tietoja — joko haluttomuudesta, tietämättömyydestä tai koska toimittaja itse ei tiedä, mistä tieto on saatava. Mitä sille voi tehdä, on kuvattu kohdassa mitä voitte tehdä, jos toimittajanne ei toimita tietoja.

Mitä voit dokumentoida

Useat asiakirjat ja sopimukset tekevät toimittajatietojen pyytämisestä hallittavaa sen sijaan, että se olisi jotain, joka keksitään uudelleen joka kerta:

Tietojen spesifikaatio tuoteryhmää kohden: luettelo siitä, mitkä tietojen elementit ESPR:n 10 artiklan mukaan kuuluvat mihin osaan tai raaka-aineeseen, jotta ostaja ei joutuu selvittämään joka kerta uudelleen, mitä tarvitaan.
Pysyvä osa ostosopimusssa tuotepassitietojen toimittamisesta, mukaan lukien mitä tapahtuu, jos tiedot puuttuvat tai osoittautuvat virheellisiksi. Laadittu esimerkki on kohdassa ostosopimuseen voidaan sisällyttävistä sopimuksista.
Tarkistusmenetelmä saapuville toimittajatiedoille, jotta jokaista lukua ei oteta sokein silmin vastaan. Katso miten toimittajan tiedot tarkistetaan oikeellisuuden kannalta tämän lähestymistavasta.
Yhteenveto kutakin toimittajaa kohden siitä, mitä on toimitettu ja mitä puuttuu, joka pidetään ostokansiossa kiinteänä osana sähköpostinvaihtojen sijaan.
Salassapitosopimus tiedoille, joita toimittaja pitää luottamuksellisina, jotta yksityiskohtaisten tietojen pyytäminen ei pysähdy pelon takia. Katso voidaanko toimittajalta pyytää salassapitosopimusta.
Menettely toimittajan vaihdosta, jotta tiedetään, mitä tuotepassille tapahtuu, kun toimittajaa vaihdetaan. Lisätietoja on kohdassa pitääkö tuotepassia muuttaa toimittajan vaihdossa.
Lisäsopimukset EU:n ulkopuolelta tuotaessa, jossa kysymys siitä, kuka toimittaa mitä tietoja, saa lisäkerroksen. Katso mitä tuotepassi tarkoittaa tuoteiden maahantuonnissa Euroopan unionin ulkopuolelta.

Nämä kiinnitykset tekevät toimittajatietojen pyytämisestä vähemmän riippuvaista yhden ostajan muistista ja antavat yritykselle jotakin, johon vedota, kun syntyy ristiriita siitä, kuka olisi pitänyt toimittaa mitä.

Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa. Tämä sivu antaa yleistä tietoa säännöksistä, joita tämä alusta käsittelee. Emme tunne vosituaatiota. Jos epävarmuutta omaa tilannettanne koskien, kysykää neuvoa lakimieheltä tai asianomaisten valvontaviranomaisen.

Kirjoitettu tekoälyllä yllä olevien lähteiden perusteella, tarkistettu ihmisen toimesta 2026-08-22. Onko jotain vialla? Kerro meille — korjaukset saavat etusijan.