Quali dati devo richiedere al mio fornitore di prodotti?

Dati su materiali, origine e conformità

Presso un fornitore si richiedono le informazioni necessarie per compilare il passaporto digitale del prodotto: dati sui materiali e sostanze incorporati nel prodotto o nella parte, l'origine dei componenti, dichiarazioni di conformità e rapporti di prova, e, a seconda del gruppo di prodotti, informazioni su riparazione, smontaggio, riciclabilità o prestazioni energetiche. Questo non è un elenco fisso uguale per tutti i prodotti. Il passaporto viene infatti compilato per ogni gruppo di prodotti con le categorie di dati stabilite dall'ESPR e dall'atto delegato corrispondente per quel gruppo. Quello che si chiede al fornitore è quindi sempre la traduzione di quelle categorie di dati nelle parti specifiche o materie prime che questo fornitore fornisce.

Per chi è rilevante e per chi non lo è

Questa questione riguarda i fabbricanti e gli importatori che devono far redigere un passaporto digitale del prodotto per un prodotto che rientra in un gruppo di prodotti per il quale l'ESPR si applica. Il fornitore non deve creare un passaporto lui stesso; l'obbligo ricade sul fabbricante o importatore che commercializza il prodotto. Ciò che ricade sul fornitore è l'obbligo di rendere disponibili le informazioni sottostanti quando richiesto. Questo vale per gli operatori della catena di approvvigionamento: produttori di componenti, fornitori di materiali e altri anelli prima del fabbricante. Non vale per i dati che non hanno nulla a che fare con il passaporto del prodotto, e non vale per i gruppi di prodotti per i quali non è ancora stato stabilito un atto delegato — per quei prodotti l'obbligo del passaporto semplicemente non esiste ancora, e quindi neanche la richiesta al fornitore di fornirvi informazioni.

Nessuna data fissa ancora: dipende dall'atto delegato per ogni gruppo di prodotti

Non esiste una data precisa in cui entrare in vigore questo obbligo di informazione nei confronti dei fornitori per tutti i prodotti. L'ESPR stessa contiene il quadro — l'obbligo degli operatori della catena di approvvigionamento di fornire le informazioni richieste e i requisiti su cosa deve contenere un passaporto — ma la data di entrata in vigore effettiva e l'insieme preciso dei dati sono stabiliti per ogni gruppo di prodotti in un atto delegato. Fino a quando tale atto non esisterà per un determinato gruppo di prodotti, non vi è alcun obbligo di disporre di un passaporto e quindi nessun obbligo legale per i fornitori di fornire informazioni specifiche per esso. Chi inizia ora a discutere con i fornitori lo fa quindi in anticipo rispetto all'atto che varrà per il suo gruppo di prodotti, non sulla base di una data già stabilita per tutti i prodotti contemporaneamente.

Come procedere nella pratica

Iniziare determinando in quale gruppo di prodotti rientra il prodotto e se per esso è già stato stabilito o è in corso di preparazione un atto delegato; questo determina quali categorie di dati saranno obbligatoriamente nel passaporto. Quindi esaminare l'elenco delle categorie di dati richieste come applicabili al passaporto digitale del prodotto — identificazione del prodotto, prestazioni tecniche, composizione, conformità e informazioni ambientali e di circolarità — e determinare per ogni categoria quale fornitore o produttore di componenti dispone dei dati di origine corrispondenti. Richiedere questi dati in modo mirato: non "invii tutto quello che ha", ma per ogni componente le informazioni specifiche necessarie (per esempio: composizione materiale di questo componente, rapporto di prova di questo rivestimento, dichiarazione di origine di questa materia prima). Registrare chi ha fornito quali dati e quando, in modo da poter tracciare l'origine se l'origine di un dato viene successivamente messa in discussione. Infine, verificare se le informazioni fornite sono in una forma utilizzabile per un passaporto digitale — quindi trasferibile e collegabile al prodotto — piuttosto che solo un certificato cartaceo che non si adatta facilmente a una struttura dati.

La base legale: articolo 38 e articolo 10 ESPR

Questo approccio deriva da due disposizioni del Regolamento (UE) 2024/1781. L'articolo 38 disciplina i requisiti per gli operatori della catena di approvvigionamento: stabilisce che questi operatori, su richiesta, devono fornire le informazioni necessarie per rispettare i requisiti del prodotto — la base su cui un fabbricante o importatore può richiedere dati a un fornitore. L'articolo 10 disciplina i requisiti della passaporta digitale del prodotto stessa: che tipo di informazioni deve contenere una passaporta, in quale forma e per chi tali informazioni devono essere accessibili. Insieme, questi articoli determinano sia ciò che deve figurare alla fine nella passaporta sia l'obbligo delle parti successive nella catena di fornire i dati di base necessari.

Chi sta già preparando una passaporta digitale del prodotto può utilizzare le categorie di dati dell'articolo 10 come elenco di controllo quando formula una domanda mirata ai fornitori, e può organizzare fin da subito la registrazione di chi ha fornito cosa — ciò evita ricerche successivamente quando l'atto delegato per la propria categoria di prodotti entra in vigore.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Forniamo riferimenti per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Se siete un fabbricante o importatore, compilate il passaporto digitale del prodotto, ma la maggior parte del contenuto non proviene dalla vostra amministrazione. Proviene dalle parti che vi forniscono: produttori di componenti, fornitori di materie prime, aziende di assemblaggio. L'articolo 38 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce che gli operatori nella catena di approvvigionamento hanno obblighi relativi alla messa a disposizione delle informazioni necessarie per il passaporto. Ciò che ciò significa nella pratica si articola in pochi elementi riconoscibili.

Sapere quali dati il passaporto richiede

L'articolo 10 dell'ESPR descrive quali informazioni deve contenere un passaporto digitale del prodotto. Per un'azienda con 10-100 dipendenti, questo significa innanzitutto una riformulazione: capire quali di questi requisiti informativi si applicano a quale componente o quale materia prima, e quindi presso quale fornitore devono essere richiesti. Non è un esercizio una tantum ma qualcosa che varia per gruppo di prodotti e per atto delegato — per questo è opportuno avere prima ben chiaro se il passaporto digitale del prodotto si applica ai vostri prodotti e quali categorie di dati vi si applicano.

Richiedere effettivamente i dati al fornitore

L'obbligo dell'articolo 38 nella pratica funziona in due sensi: il fornitore deve fornire qualcosa, ma voi dovete chiederlo — e in modo sufficientemente specifico. Per un'azienda di queste dimensioni, questo di solito significa che viene designata una persona che mantiene un elenco per ogni fornitore: quali dati sono necessari, quali sono già stati ricevuti, quali mancano ancora. Per le aziende con una manciata di fornitori fissi, questo è gestibile in un foglio di calcolo; con un portafoglio di approvvigionamento più ampio diventa rapidamente confuso senza un formato fisso.

Ricevere i dati in tempo e nella forma corretta

Non è sufficiente che i dati arrivino a un certo punto — devono essere disponibili prima che il passaporto sia compilato e pubblicato, e in una forma che possa essere elaborata. Per un'azienda di produzione, questo significa che la fornitura dei dati del passaporto diventa parte del processo di acquisto stesso, non qualcosa che viene richiesto successivamente. Praticamente, questo funziona meglio se la fornitura dei dati del passaporto occupa un posto fisso nelle condizioni di acquisto, in modo che non sia una questione di chiedere e sperare ma di un accordo che è vincolante. Come questo prende forma concretamente è descritto in come stabilite la fornitura dei dati del passaporto nel vostro contratto di acquisto.

I dati possono essere provati

Ciò che un fornitore fornisce diventa parte del vostro passaporto e quindi (anche) vostra responsabilità verso l'esterno. Ciò non significa che dovete testare o controllare tutto di nuovo da soli, ma significa che ci deve essere qualcosa su cui fare affidamento se l'accuratezza di un dato è messa in discussione. Per un'azienda senza laboratorio proprio o capacità di test, questa è spesso la parte più sottovalutata: richiedere il dato è un passo, registrare la documentazione dietro di esso è un secondo passo.

Dove le cose vanno male in pratica

Diverse situazioni si ripetono sempre nelle aziende che affrontano questa questione.

In primo luogo: i dati vengono richiesti solo quando il passaporto deve essere creato, mentre il fornitore è già da tempo fuori dal processo per fornire rapidamente qualcosa di aggiuntivo, o l'ordine è stato completato da tempo. In secondo luogo: viene inviata una richiesta generica ("inviateci i dati del vostro prodotto") senza specificare quali dati esattamente sono necessari secondo l'articolo 10, dopodiché il fornitore invia qualcosa che non corrisponde a quello che il passaporto richiede. In terzo luogo: con un prodotto assemblato, si dimentica che non solo il fornitore diretto ma anche un appaltatore dietro di esso deve fornire dati — per cui si crea un divario nella catena che emerge solo tardivamente. Cosa chiedere in tal caso è descritto in quali dati richiedete a un subappaltatore che realizza un componente. In quarto: i dati vengono forniti, ma nessuno verifica se sono corretti — finché un cliente o un'autorità di controllo non pone una domanda al riguardo. E in quinto: un'azienda lavora con più fornitori per lo stesso componente, ad esempio per distribuire il rischio di fornitura, e scopre che ogni fornitore fornisce dati diversi in formati diversi, il che significa che il passaporto dovrebbe differire per lotto. Come affrontare questo è descritto in cosa fare se si utilizzano più fornitori per lo stesso componente.

Un altro modello ricorrente è che un fornitore semplicemente non fornisce i dati — per mancanza di volontà, ignoranza, o perché lo stesso fornitore non sa da dove provengono le informazioni. Cosa fare al riguardo è descritto in cosa potete fare se il vostro fornitore non fornisce i dati.

Cosa potete documentare

Una serie di documenti e accordi rende gestibile la richiesta di dati dei fornitori invece di qualcosa che viene reinventato ogni volta:

Una specifica dei dati per gruppo di prodotti: un elenco degli elementi informativi dell'articolo 10 dell'ESPR che corrispondono a quale componente o quale materia prima, in modo che un responsabile degli acquisti non debba scoprire ogni volta cosa è necessario.
Una parte fissa del contratto di acquisto sulla fornitura dei dati del passaporto, compreso ciò che accade se tali dati non arrivano o si rivelano errati. Un esempio elaborato è disponibile negli accordi che possono essere inclusi in un contratto di acquisto.
Una procedura di controllo per i dati dei fornitori in arrivo, in modo che non ogni cifra venga accettata ciecamente. Vedere come i dati di un fornitore vengono controllati per l'esattezza per l'approccio.
Un elenco per fornitore di ciò che è stato fornito e ciò che manca ancora, mantenuto come parte fissa del fascicolo di acquisto invece di scambi di e-mail separati.
Un accordo di riservatezza per i dati che il fornitore considera confidenziali, in modo che la richiesta di informazioni dettagliate non si blocchi a causa di timidezze. Vedere se una dichiarazione di riservatezza può essere richiesta al fornitore.
Una procedura per il cambio di fornitore, in modo che sia noto cosa accade al passaporto prodotto una volta che si passa a un fornitore diverso. Maggiori dettagli al riguardo sono disponibili in se il passaporto del prodotto deve essere modificato in caso di cambio di fornitore.
Accordi aggiuntivi per l'importazione da fuori l'UE, dove la domanda su chi fornisce quali dati aggiunge un livello extra. Vedere cosa significa il passaporto del prodotto per l'importazione da fuori dell'Unione europea.

Questi accordi rendono la richiesta di dati dei fornitori meno dipendente dalla memoria di un singolo responsabile degli acquisti e danno a un'azienda qualcosa su cui fare affidamento una volta che sorge una discussione su chi avrebbe dovuto fornire cosa.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con l'IA sulla base delle fonti di cui sopra, verificato da una persona il 2026-08-22. C'è qualcosa che non va? Fatemelo sapere — le correzioni hanno priorità.