Hvilke data skal jeg anmode min produktleverandør om?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Som producent eller importør sammensætter du det digitale produktpas, men det meste af indholdet kommer ikke fra din egen administration. Det kommer fra de parter, der leverer til dig: deleleverandører, råvareleverandører, montagevirksomheder. Artikel 38 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) fastslår, at aktører i forsyningskæden har forpligtelser vedrørende stilling af information, der er nødvendig for passet. Hvad det betyder i praksis, kan opdeles i et par genkendelige dele.

At vide, hvilke data passet har brug for

Artikel 10 i ESPR beskriver, hvilken information et digitalt produktpas skal indeholde. For en virksomhed med 10 til 100 ansatte betyder dette først en oversættelsesproces: at finde ud af, hvilke af disse informationskrav der hører til hvilken del eller hvilket råvare, og således hos hvilken leverandør de skal anmodes. Det er ikke en engangsøvelse, men noget, der varierer pr. produktgruppe og pr. delegeret handling — derfor er det meningsfuldt først at afklare om produktpasset gælder for dine produkter og hvilke datakategorier der hører til.

Faktisk anmode leverandøren om data

Forpligtelsen fra artikel 38 fungerer i praksis på to måder: leverandøren skal levere noget, men du skal også anmode om det — og specifikt nok. For en virksomhed af denne størrelse betyder det normalt, at der udpeges en person, der for hver leverandør fører en liste: hvilke data er nødvendige, hvilke er allerede modtaget, hvilke mangler stadig. For virksomheder med en håndfuld faste leverandører er det håndterligt i et regneark; med et bredere indkøbsprogram bliver det hurtigt uoverskueligt uden et fast format.

At få data til tiden og i den rigtige form

Det er ikke nok, at dataene kommer engang — de skal være der, før passet sammensættes og offentliggøres, og i en form, der kan behandles. For en produktionsvirksomhed betyder det, at datalevering bliver en del af selve indkøbsprocessen, ikke noget, der efterspørges bagefter. I praksis fungerer dette bedst, hvis levering af pasdata får en fast plads i indkøbsbetingelserne, så det ikke er et spørgsmål om at bede og håbe, men en aftale, der ligger fast. Hvordan det konkret udformes, er beskrevet under hvordan du fastsætter leveringen af pasdata i din indkøbskontrakt.

At kunne understøtte data

Hvad en leverandør leverer, bliver en del af dit pas og dermed (med) dit ansvar udadtil. Det betyder ikke, at du selv skal måle eller teste alt igen, men at der skal være noget at falde tilbage på, hvis rigtigheden af en dato bliver stillet spørgsmålstegn ved. For en virksomhed uden eget laboratorium eller testkapacitet er dette ofte den mest undervurderede del: at anmode om tallet er et trin, at dokumentere grundlaget herfor er et andet.

Hvor det går galt i praksis

Et par situationer dukker op igen og igen hos virksomheder, der tackler dette spørgsmål.

For det første: dataene anmodes først, når passet skal laves, mens leverandøren allerede er ude af processen for længst til at levere noget hurtigt, eller ordren er længe siden færdig. For det andet: der sendes en generel anmodning ("send dine produktdata") uden at specificere præcis, hvilke data der er nødvendige ifølge artikel 10, hvorefter leverandøren sender noget tilbage, der ikke matcher det, passet spørger om. For det tredje: ved et montageprodukt glemmes det, at ikke kun den direkte leverandør, men også en underleverandør bagved skal levere data — hvilket skaber et gab i kæden, der først opdages sent. Hvad der skal anmodes om i den sammenhæng, er beskrevet under hvilke data du anmoder om hos en underleverandør, der fremstiller en del. For det fjerde: data bliver leveret, men ingen kontrollerer, om de er korrekte — før en kunde eller tilsynsmyndighed stiller spørgsmål om dem. Og for det femte: en virksomhed arbejder med flere leverandører for den samme komponent, for eksempel for at sprede leveringsrisikoen, og opdager, at hver leverandør leverer forskellige data i forskellige formater, hvorfor produktpasset burde være forskelligt pr. batch. Hvordan det håndteres, kan findes under hvad man gør, hvis man bruger flere leverandører til den samme komponent.

Et andet tilbagevendende mønster er, at en leverandør simpelthen ikke leverer data — af uvillighed, uvidenhed, eller fordi leverandøren selv ikke ved, hvor informationen skal komme fra. Hvad man kan gøre ved det, er beskrevet under hvad du kan gøre, hvis din leverandør ikke leverer dataene.

Hvad du kan dokumentere

Et antal dokumenter og aftaler gør det håndterbart at anmode om leverandørdata i stedet for noget, der opfindes på ny hver gang:

• En dataspecifikation pr. produktgruppe: en liste over, hvilke informationselementer fra artikel 10 i ESPR, der hører til, hvilken komponent eller hvilket råstof, således at en indkøber ikke skal finde ud af det på ny hver gang.
• En fast del af indkøbskontrakten om levering af pasportdata, herunder hvad der sker, hvis disse data udebliver eller viser sig at være ukorrekte. Et udarbejdet eksempel kan findes under de aftaler, der kan indgå i en indkøbskontrakt.
• En kontrolprocedure for indgående leverandørdata, således at ikke hvert tal bliver overtaget blindt. Se hvordan leverandørdata kontrolleres for rigtighed herfor.
• Et overblik pr. leverandør over, hvad der er leveret, og hvad der stadig mangler, vedligeholdt som en fast del af indkøbsmappen i stedet for løse e-mailkorschangseringer.
• En fortrolighedsaftale for data, som leverandøren betragter som fortrolig, således at anmodningen om detaljerede oplysninger ikke løber fast på nervøsitet. Se om der kan anmodes om en fortrolighedserklæring fra leverandøren.
• En procedure for leverandørskifte, således at det er kendt, hvad der sker med det eksisterende produktpasport, så snart der skiftes leverandør. Mere derom under om produktpasset skal justeres ved et leverandørskifte.
• Yderligere aftaler ved import udenfor EU, hvor spørgsmålet om, hvem der leverer, hvilke data, får et ekstra lag. Se hvad produktpasset betyder ved import fra uden for Den Europæiske Union.

disse fastholdelser gør det mindre afhængigt af hukommelsen hos en enkelt indkøber at anmode om leverandørdata, og giver en virksomhed noget at falde tilbage på, så snart der opstår uenighed om, hvem der skulle have leveret hvad.