Jaké údaje musím od svého dodavatele produktů požadovat?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

Jako výrobce nebo dovozce sestavujete digitální produktový pas, ale většina jeho obsahu nepochází z vaší vlastní administrativy. Pochází od stran, které vám dodávají: výrobců součástí, dodavatelů surovin, montážních podniků. Článek 38 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) stanovuje, že subjekty v dodavatelském řetězci mají povinnosti týkající se zpřístupnění informací nezbytných pro pas. Co to v praxi znamená, lze rozdělit na několik rozpoznatelných částí.

Vědět, jaká data pas potřebuje

Článek 10 ESPR popisuje, jaké informace musí digitální produktový pas obsahovat. Pro podnik s 10 až 100 zaměstnanci to znamená nejprve převod: zjistit, která z těchto informačních požadavků se týkají které součásti nebo kterého materiálu, a tedy u kterého dodavatele o ně musí být požádáno. Není to jednorázové cvičení, ale něco, co se liší podle skupiny produktů a podle delegovaného právního aktu — proto je vhodné nejprve jasně mít na mysli zda se produktový pas vztahuje na vaše produkty a které kategorie údajů do toho patří.

Skutečně požádat dodavatele o údaje

Povinnost z článku 38 funguje v praxi oboustranně: dodavatel musí něco dodat, ale vy musíte o to požádat — a dostatečně konkrétně. Pro podnik této velikosti to obvykle znamená, že je určena osoba, která si u každého dodavatele vede seznam: která data jsou potřebná, která jsou již přijata, která ještě chybí. U podniků s hrstkou pevných dodavatelů je to zvládnutelné v tabulce; u širšího nákupního balíčku to rychle bez pevného formátu ztrácí přehlednost.

Získat údaje včas a v správné podobě

Nestačí, aby údaje přišly někdy — musí být k dispozici dříve, než bude pas sestaven a zveřejněn, a v podobě, která se dá zpracovat. Pro výrobní podnik to znamená, že dodání údajů pasportu se stane součástí samotného nákupního procesu, ne něco, co se později dotazuje. Prakticky to nejlépe funguje, pokud bude dodávka údajů pasportu mít pevné místo v nákupních podmínkách, takže to nebude otázka ptání se a doufání, ale dohoda, která je pevně stanovena. Jak to konkrétně vypadá, je popsáno v části jak si zajistíte dodávku údajů pasportu ve vaší nákupní smlouvě.

Údaje lze podpořit

To, co dodavatel dodá, se stane součástí vašeho pasu a tím pádem (částečně) vaší odpovědnosti směrem ven. To znamená, že nemusíte všechno znovu měřit nebo testovat sami, ale musí existovat něco, na co se можно vrátit, pokud bude správnost údaje zpochybňována. Pro podnik bez vlastní laboratoře nebo testovacích kapacit je to často nejméně oceňovaná část: požádání o číslo je jeden krok, zaznamenání podkladu za ním je druhý.

Kde to v praxi selže

U podniků, které se s tímto problémem zabývají, se objevuje několik opakujících se situací.

Za prvé: údaje jsou požádány až v okamžiku, kdy musí být pas vytvořen, přičemž dodavatel už v procesu není, aby mohl něco ještě rychle dodat, nebo je objednávka už dávno uzavřena. Za druhé: je odeslána obecná žádost ("pošlete své údaje o produktu") bez specifikace toho, která data jsou přesně potřebná podle článku 10, a pak dodavatel zašle něco, co neodpovídá tomu, co pas vyžaduje. Za třetí: u produktu s montáží se zapomene, že údaje musí dodat nejen přímý dodavatel, ale také subdodavatel za ním — čímž vzniká mezera v řetězci, která se zjistí až později. Co se v tom případě má ptát, je popsáno v části jaké údaje si vyžádáte u subdodavatele, který vyrábí součást. Za čtvrté: data jsou sice dodána, ale nikdo nekontroluje, zda jsou správná — až do doby, než se na ně zeptá zákazník nebo dozorující orgán. A za páté: podnik pracuje s více dodavateli stejné součásti, například aby rozložil riziko dodávky, a zjistí, že každý dodavatel dodává data v jiném formátu, takže by se pas měl lišit v jednotlivých závazkách. Jak se s tím postupuje, je popsáno v co dělat, když máte více dodavatelů stejné součásti.

Dalším opakujícím se problémem je, že dodavatel data jednoduše nedodá — z nevůle, z neznalosti nebo proto, že sám dodavatel neví, odkud by měla informace pocházet. Co s tím dělat, je popsáno v co můžete dělat, když váš dodavatel data nedodá.

Co si můžete zaznamenat

Řada dokumentů a dohod činí vyžadování dat od dodavatelů zvládnutelným místo něčeho, co se vymýšlí znovu pokaždé:

• Gegevensspecificatie na skupinu produktů: seznam toho, které informační prvky z článku 10 ESPR patří k jaké součásti nebo jaké surovině, aby nákupčí nemusel pokaždé znovu zjišťovat, co je potřeba.
• Pevná součást nákupní smlouvy o dodání dat pasportu, včetně toho, co se stane, pokud tato data chybí nebo se ukáží jako nesprávná. Zpracovaný příklad je v dohodách, které lze zahrnout do nákupní smlouvy.
• Kontrolní postup pro příchozí data od dodavatelů, aby se slepě neprebrala každá čísla. Viz jak se kontroluje správnost dat od dodavatele pro tento přístup.
• Přehled na dodavatele, co bylo dodáno a co ještě chybí, vedený jako pevná součást souboru nákupů místo jednotlivých výměn e-mailů.
• Dohoda o důvěrnosti pro data, která dodavatel považuje za důvěrná, aby se žádost o podrobné informace nezasekla na obavy. Viz zda je možné požadovat prohlášení o důvěrnosti od dodavatele.
• Postup pro změnu dodavatele, aby bylo jasno, co se stane se stávajícím pasportem, jakmile se změní dodavatel. Více o tom v zda musí být produktový pas upraven při výměně dodavatele.
• Dodatečné dohody pro dovoz mimo EU, kde otázka, kdo které údaje dodá, získá další vrstvu. Viz co znamená produktový pas při dovozu z mimo Evropské unie.

Tato upřesnění činí vyžadování dat od dodavatelů méně závislá na paměti jednoho nákupčího a dávají firmě něco, na co se může odvolat, jakmile vznikne spor o tom, kdo měl co dodat.