Môj dodávateľ dodáva súčiastky z rôznych skupín produktov — ako sa toho chytím?

Čo konkrétne musíte urobiť

Dodávateľ, ktorý dodáva textil, časti nábytku a elektroniku, sa pri každej z týchto skupín stretáva s iným časom povinnosti, inými požiadavkami na údaje a možno iným rozsahom pôsobnosti delegovaného nariadenia. Nariadenie ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781) totiž pracuje s delegovanými opatreniami špecifickými pre skupiny produktov: základné nariadenie stanovuje rámec, ale obsah pasportu sa líši podľa skupiny. Pre podnik, ktorý nakupuje, to znamená, že jeden vzťah s dodávateľom v praxi pozostáva z viacerých spisov, ktoré sa musia spracovávať samostatne.

Čo sa od vás očakáva

Na skupinu produktov skontrolovať, či a kedy sa pasport vzťahuje

Fakt, že dodávateľ dodáva pod jedným menom a jednou rámcovou zmluvou, nič nevravie o momente uplatnenia pasportu na jednotlivý produkt. Textilné časti môžu byť povinné v inom čase ako elektronické časti toho istého dodávateľa, jednoducho preto, že delegované opatrenie pre danú skupinu má iný dátum uplatnenia. Pre podnik tejto veľkosti to znamená, že nákupná administratíva nesmie byť orientovaná na dodávateľa, ale na skupinu produktov: na skupinu položiek udržiavať prehľad o tom, či je a od kedy je pasport povinný. Kto to ešte nemá jasné, nájde v keď sa digitálny produktový pas stane povinný pre produkty a v širšej otázke alebo či sa digitálny pas produktu vzťahuje na vlastné produkty.

Údaje na skupinu produktov požadovať samostatne

Článok 10 nariadenia ESPR popisuje, ktoré kategórie údajov musí obsahovať digitálny produktový pasport, ale presné vyplnenie — ktoré parametre, ktoré skúšobné metódy, ktoré látky sa hlásia — sa na skupinu produktov stanoveným v delegovanom opatrení. Jedna požiadavka na dodávateľa s textom "pošli údaje pasportu" má preto za následok tri rôzne odpovede na tri skupiny produktov, alebo, čo je horšie, jednu neúplnú odpoveď, ktorá sa nehodí na žiadnu zo skupín. Z praktického hľadiska je lepšie formulovať na skupinu produktov vlastnú požiadavku na údaje s otázkou, ktoré údaje sú presne potrebné pre danú konkrétnu kategóriu. Prehľad toho, čo v tom pripada, stojí v ktoré údaje si musíte vyžiadať od svojho dodávateľa produktov.

Zodpovednosť v reťazci jasne získať na jednotlivú rolu

Článok 38 nariadenia ESPR popisuje povinnosti subjektov v dodávateľskom reťazci, vrátane sprístupnenia informácií potrebných na splnenie povinností vzťahujúcich sa na pasport. Ktorá strana v reťazci hrá ktorú rolu — výrobca, dovozca, zmocnenec — sa môže na skupinu produktov líšiť, aj keď ide fyzicky o toho istého dodávateľa. Dodávateľ, ktorý na jednu skupinu produktov pôsobí ako výrobca v rámci EÚ, môže na ďalšiu skupinu dovážať časti z mimo EÚ, s iným režimom zodpovednosti. Pri poslednej situácii je užitočné pozrieť sa na to, čo pasport znamená pri dovoze produktov zvonka Európskej únie.

Zmluvne zafiksovať, že dodávka sa na skupinu produktov líši

Nákupná zmluva, ktorá hovorí v základných termínoch o "dodávke údajov pasportu", poskytuje málo opatery, keď dodávateľ dodáva na jednu skupinu včas a na ďalšiu nie. Je praktickejšie dohodnúť sa na skupinu produktov, alebo aspoň na kategóriu s vlastným dátumom uplatnenia, kedy sa ktoré údaje dodajú a v akom formáte. Ako sa to konkrétne dostane do zmluvy, je popísané v ako si dokumentujete dodávku údajov o pase vo vašej nákupnej zmluve.

Kde sa v praxi vyskytujú chyby

Často sa robí chyba v tom, že sa s dodávateľom zaobchádza ako s jedným blokom: údaje sa požiadajú raz, zmluva sa podpíše raz a predpokladá sa, že to pokrýva všetky produkty. Len čo jedna zo skupín produktov bude skôr povinná ako ostatné, ukáže sa, že na danú skupinu sa nikdy špecificky nepytali.

Druhou situáciou je, že samotný dodávateľ nevie, že jeho sortiment podlieha rôznym režimom. Dodáva napríklad primárne elektroniku a sprievodnú malú sortiment textilu zaobchádza rovnako — s výsledkom, že na tieto textilné časti sú dodávané nesprávne alebo nedostatočné údaje.

Tretím opakujúcim sa bodom je, že interné nákupné systémy síce kódujú produkty podľa skupiny artiklov, ale neviažu ich na status paspajitu. V dôsledku toho pri novej objednávke nie je viditeľné, že určitá skupina produktov medzičasom podlieha povinnosti, zatiaľ čo ďalšia skupina od rovnakého dodávateľa zatiaľ nie je zasiahnutá.

Štvrtá situácia vzniká pri subdodávke: dodávateľ sám dodáva zložený komponent, ale jeho časť nechá vyrobiť tretia strana. Pre jednu skupinu produktov je tento komponent určujúci pre údaje v paspajite, pre druhú nie. Kto toto nerozdelí, riskuje stratu údajov, ktoré musia pochádzať špecificky od tohto subdodávateľa — pozri aj ktoré údaje požadovať od subdodávateľa, ktorý vyrába komponent.

Piata situácia je, keď si myslí, že skontrolovaná správnosť údajov pre jednu skupinu produktov automaticky hovvorí niečo o spoľahlivosti údajov pre inú skupinu od rovnakého dodávateľa. To nie je pravda: každá skupina produktov má svoje vlastné zdrojové údaje a vlastnú kontrolnú vrstvu, ako je možné čítať aj v ako skontrolovať správnosť údajov od dodávateľa.

Čo môžete zaznamenať

• Prehľad podľa skupiny produktov dodávateľa s príslušným číslom delegovaného aktu a dátumom, kedy paspajit pre danú skupinu začne platiť.
• Špecifická žiadosť o údaje na každú skupinu produktov dodávateľovi namiesto jednej všeobecnej žiadosti pre celý sortiment.
• Zmluvné dohody, ktoré podľa skupiny produktov alebo kategórie s vlastným dátumom uplatovania určujú, kedy a v akom formáte budú údaje dodané.
• Jasne určené rozdelenie úloh: pre ktorú skupinu produktov je dodávateľ výrobcom, pre ktorú skupinu pôsobí ako dovozca a čo to znamená pre povinnosti z oboch strán.
• Poznámka ku každej skupine produktov, či sú na jej vytváraní zapojení subdodávatelia, so špecifickou žiadosťou o údaje smerovanou na tieto strany.
• Spis podľa skupiny produktov s prijatými údajmi, kontrolnými krokmi a dátumom poslednej aktualizácie, aby sa zmena jednej skupiny produktov omylom neuplatnila na inú.