Ο προμηθευτής μου παρέχει εξαρτήματα από διαφορετικές κατηγορίες προϊόντων — πώς το χειρίζομαι;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Ένας προμηθευτής που προμηθεύει κλωστοϋφαντουργικά, εξαρτήματα επίπλων και ηλεκτρονικά έχει να αντιμετωπίσει για καθεμία από αυτές τις ομάδες διαφορετική χρονιά υποχρέωσης, διαφορετικές απαιτήσεις δεδομένων και ενδεχομένως διαφορετικό πεδίο εφαρμογής της εξουσιοδοτημένης κανονισμού. Το ESPR (Κανονισμός (ΕU) 2024/1781) λειτουργεί δηλαδή με εξουσιοδοτημένες πράξεις που είναι ειδικές για ομάδες προϊόντων: ο βασικός κανονισμός θέτει το πλαίσιο, αλλά το περιεχόμενο του διαβατηρίου διαφέρει ανά ομάδα. Για το επιχειρείν που αγοράζει, αυτό σημαίνει ότι μία σχέση προμηθευτή στην πράξη αποτελείται από πολλαπλά, ξεχωριστά φάκελα που πρέπει να αντιμετωπιστούν.

Τι αναμένεται από εσάς

Ανά ομάδα προϊόντων να ελέγξετε αν και πότε ισχύει το διαβατήριο

Το γεγονός ότι ένας προμηθευτής παρέχει με ένα όνομα και μία πλαίσια συμφωνία δεν λέει τίποτα για το χρόνο εφαρμογής του διαβατηρίου ανά προϊόν. Τα κλωστοϋφαντουργικά εξαρτήματα μπορεί να καταστούν υποχρεωτικά σε άλλη εποχή από τα ηλεκτρονικά εξαρτήματα του ίδιου προμηθευτή, απλώς επειδή η εξουσιοδοτημένη πράξη για εκείνη την ομάδα έχει διαφορετική ημερομηνία εφαρμογής. Για μια επιχείρηση αυτού του μεγέθους, αυτό σημαίνει ότι η διαχείριση αγορών δεν πρέπει να είναι κεντραρισμένη στον προμηθευτή αλλά κεντραρισμένη στην ομάδα προϊόντων: ανά ομάδα άρθρων να καταγράφετε αν, και από ποια στιγμή, το διαβατήριο είναι υποχρεωτικό. Όποιος δεν έχει κάνει αυτό σαφές ακόμα, βρίσκει ένα σημείο αναφοράς σε όταν το διαβατήριο προϊόντος γίνεται υποχρεωτικό για προϊόντα και στο ευρύτερο ερώτημα αν το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος ισχύει για τα δικά τους προϊόντα.

Να ζητείτε δεδομένα ανά ομάδα προϊόντων ξεχωριστά

Το άρθρο 10 του ESPR περιγράφει ποιες κατηγορίες δεδομένων πρέπει να περιέχει ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος, αλλά η ακριβής συμπλήρωση — ποιες παράμετροι, ποιες μέθοδοι δοκιμής, ποιες ουσίες αναφέρονται — καθορίζεται ανά ομάδα προϊόντων στην εξουσιοδοτημένη πράξη. Ένα αίτημα προς τον προμηθευτή με το κείμενο «στείλτε τα δεδομένα διαβατηρίου» δίνει επομένως για τρεις ομάδες προϊόντων τρεις διαφορετικές απαντήσεις, ή, χειρότερα, μία ημιτελή απάντηση που δεν ταιριάζει καλά σε καμία από τις ομάδες. Στην πράξη λειτουργεί καλύτερα να διατυπώσετε ένα ξεχωριστό αίτημα δεδομένων ανά ομάδα προϊόντων, με το ερώτημα ποια δεδομένα ακριβώς είναι απαραίτητα για εκείνη την ειδική κατηγορία. Μία επισκόπηση του τι πρέπει να ζητηθεί σε αυτή την περίπτωση βρίσκεται σε ποια δεδομένα πρέπει να ζητήσετε από τον προμηθευτή σας για προϊόντα.

Να κάνετε σαφή την ευθύνη στην αλυσίδα ανά ρόλο

Το άρθρο 38 του ESPR περιγράφει υποχρεώσεις για τους δρώντες στην αλυσίδα εφοδιασμού, συμπεριλαμβανομένης της διάθεσης πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την τήρηση των υποχρεώσεων διαβατηρίου. Ποιο μέρος της αλυσίδας παίζει ποιο ρόλο — κατασκευαστής, εισαγωγέας, εξουσιοδοτημένος — μπορεί να διαφέρει ανά ομάδα προϊόντων, ακόμα κι αν φυσικά πρόκειται για τον ίδιο προμηθευτή. Ένας προμηθευτής που για την ία ομάδα προϊόντων ενεργεί ως κατασκευαστής εντός της ΕU, μπορεί για μια άλλη ομάδα να εισάγει εξαρτήματα από έξω από την ΕU, με διαφορετικό καθεστώς ευθυνών. Σε εκείνη την τελευταία περίπτωση είναι χρήσιμο να δείτε τι σημαίνει το διαβατήριο κατά εισαγωγή προϊόντων από έξω από την Ευρωπαϊκή Ένωση.

Να καθορίσετε συμβατικά ότι η παράδοση διαφέρει ανά ομάδα προϊόντων

Ένα συμβόλαιο αγοράς που μιλά σε γενικούς όρους για «παράδοση δεδομένων διαβατηρίου» προσφέρει ελάχιστη οδηγία όταν ένας προμηθευτής για τη μία ομάδα παραδίδει έγκαιρα και για την άλλη όχι. Είναι πιο πρακτικό να συμφωνήσετε ανά ομάδα προϊόντων, ή τουλάχιστον ανά κατηγορία με δική της ημερομηνία εφαρμογής, πότε ποια δεδομένα παραδίδονται και σε ποια μορφή. Ο τρόπος που αυτό συγκεκριμένα εμφανίζεται σε ένα συμβόλαιο περιγράφεται σε πώς καθιερώνετε τη παροχή δεδομένων διαβατηρίου στο συμβόλαιο αγοράς σας.

Όπου τα πράγματα πάνε στραβά στην πράξη

Ένα συχνό λάθος είναι η αντιμετώπιση του προμηθευτή ως ένα ενιαίο σύνολο: τα δεδομένα ζητούνται μία φορά, υπογράφεται ένα συμβόλαιο μία φορά, και κάποιος υποθέτει ότι αυτό καλύπτει όλα τα προϊόντα. Μόλις μία από τις ομάδες προϊόντων καταστεί υποχρεωτική νωρίτερα από τις άλλες, αποδεικνύεται ότι για εκείνη την ομάδα ποτέ δεν ζητήθηκε συγκεκριμένα.

Μια δεύτερη κατάσταση είναι ότι ο προμηθευτής δεν γνωρίζει ότι το ποικίλο του αγαθό του υπάγεται σε διαφορετικά καθεστώτα. Παραδείγματος χάριν παρέχει κυρίως ηλεκτρονικά και αντιμετωπίζει ένα μικρό συμπληρωματικό ποικίλο κλωστοϋφαντουργικών με τον ίδιο τρόπο — με αποτέλεσμα για εκείνα τα κλωστοϋφαντουργικά εξαρτήματα να παραδίδονται εσφαλμένα ή ανεπαρκή δεδομένα.

Ένα τρίτο επαναλαμβανόμενο σημείο είναι ότι τα εσωτερικά συστήματα προμηθειών κωδικοποιούν τα προϊόντα ανά ομάδα άρθρων, αλλά δεν τα συνδέουν με κατάσταση διαβατηρίου. Έτσι, κατά την επόμενη παραγγελία, δεν παρατηρείται ότι μια συγκεκριμένη ομάδα προϊόντων πλέον υπόκειται στην υποχρέωση, ενώ μια άλλη ομάδα του ίδιου προμηθευτή δεν έχει ακόμη επηρεαστεί.

Μια τέταρτη κατάσταση προκύπτει στην υπεργολαβία: ο προμηθευτής παρέχει ο ίδιος ένα συναρμολογημένο εξάρτημα, αλλά αφήνει ένα μέρος του να κατασκευαστεί από ένα τρίτο μέρος. Για μια ομάδα προϊόντων, το εξάρτημα αυτό είναι καθοριστικό για τα δεδομένα στο διαβατήριο, για την άλλη όχι. Εάν κάποιος δεν το χωρίσει, διατρέχει τον κίνδυνο να χάσει δεδομένα που πρέπει να προέρχονται ειδικά από τον υπεργολάβο αυτό — δείτε επίσης ποια δεδομένα πρέπει να ζητούνται από έναν υπεργολάβο που κατασκευάζει ένα εξάρτημα.

Μια πέμπτη κατάσταση είναι ότι υποθέτουν ότι η ελεγχθείσα ορθότητα των δεδομένων για μια ομάδα προϊόντων λέει αυτόματα κάτι για την αξιοπιστία των δεδομένων για μια άλλη ομάδα του ίδιου προμηθευτή. Αυτό δεν ισχύει: κάθε ομάδα προϊόντων έχει τα δικά της δεδομένα προέλευσης και το δικό της βήμα ελέγχου, όpως μπορείτε επίσης να διαβάσετε στο πώς να ελέγξετε την ορθότητα των δεδομένων ενός προμηθευτή.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

• Μια επισκόπηση ανά ομάδα προϊόντων του προμηθευτή, με τον αντίστοιχο αριθμό ανατιθέμενης πράξης και την ημερομηνία κατά την οποία το διαβατήριο για την ομάδα αυτή ισχύει.
• Ανά ομάδα προϊόντων ένα ξεχωριστό αίτημα δεδομένων στον προμηθευτή, αντί για ένα γενικό αίτημα για ολόκληρη την ποικιλία.
• Συμβατικές συμφωνίες που ανά ομάδα προϊόντων, ή ανά κατηγορία με ίδια ημερομηνία εφαρμογής, καθορίζουν πότε και σε ποια μορφή παρέχονται τα δεδομένα.
• Μια καθορισμένη κατανομή ρόλων: για ποια ομάδα προϊόντων ο προμηθευτής είναι κατασκευαστής, για ποια ομάδα λειτουργεί ως εισαγωγέας, και τι σημαίνει αυτό για τις υποχρεώσεις αμοιβαία.
• Μια σημείωση για κάθε ομάδα προϊόντων ή υπεργολάβοι εμπλέκονται στη δημιουργία, με ένα ξεχωριστό αίτημα δεδομένων προς αυτές τις ακόμη.
• Ένα δοσιέ ανά ομάδα προϊόντων με τα λαμβανόμενα δεδομένα, τα βήματα ελέγχου και την ημερομηνία της τελευταίας ενημέρωσης, έτσι ώστε μια αλλαγή σε μια ομάδα προϊόντων να μην εφαρμοστεί κατά λάθος σε μια άλλη.