Můj dodavatel dodává součásti z různých produktových skupin — jak na to navážu?

Co konkrétně musíte dělat

Dodavatel, který dodává textil, součásti nábytku a elektroniku, se setkává s odlišným okamžikem povinnosti, jinými požadavky na data a případně jiným rozsahem použití delegovaného nařízení pro každou z těchto skupin. ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) totiž pracuje s delegovanými akty specifickými pro skupinu produktů: základní nařízení stanoví rámec, ale obsah pasportu se liší podle skupiny. Pro nákupující podnik to znamená, že jedna dodavatelská relace se v praxi skládá z více oddělených souborů, které je třeba řešit každý zvlášť.

Co se od vás očekává

Za každou skupinu produktů ověřit, zda a kdy se pasport vztahuje

Skutečnost, že dodavatel dodává pod jedním jménem a jednou rámcovou smlouvou, nic neříká o okamžiku použití pasportu na jednotlivý produkt. Textilní součásti mohou být povinné v jiném čase než elektronické součásti od stejného dodavatele, jednoduše proto, že delegovaný akt pro danou skupinu má jiné datum vstupu v platnost. Pro podnik této velikosti to znamená, že nákupní agenda nesmí být zaměřena na dodavatele, ale na skupinu produktů: sledovat pro každou skupinu položek, zda je a od kterého okamžiku pasport povinný. Kdo to ještě nemá jasné, najde oporu v když se stane produktový pas povinný pro produkty a v širší otázce nebo zda se digitální produktový pas vztahuje na vlastní produkty.

Údaje za každou skupinu produktů vyžádat zvlášť

Článek 10 ESPR popisuje, které kategorie údajů musí digitální produktový pas obsahovat, ale přesné vymezení — jaké parametry, jaké testovací metody, které látky se hlásí — se pro každou skupinu produktů určuje v delegovaném aktu. Jeden požadavek na dodavatele s textem "pošlete údaje pasportu" tak vede u tří skupin produktů na tři různé odpovědi, nebo, což je horší, na jednu neúplnou odpověď, která se nehodí pro žádnou ze skupin. V praxi je lepší formulovat pro každou skupinu produktů vlastní žádost o údaje s otázkou, které údaje jsou přesně potřebné pro danou konkrétní kategorii. Přehled toho, co v té souvislosti vyžádat, najdete v jaké údaje musíte požadovat od svého dodavatele produktů.

Jasně vyjasnit odpovědnost v řetězci podle role

Článek 38 nařízení ESPR popisuje povinnosti subjektů v dodavatelském řetězci, včetně poskytování informací nezbytných ke splnění povinností týkajících se pas; Která strana v řetězci jakou roli hraje — výrobce, dovozce, zplnomocněný zástupce — se může lišit podle skupiny produktů, i když jde fyzicky o stejného dodavatele. Dodavatel, který pro jednu skupinu produktů působí jako výrobce v EU, může pro jinou skupinu dovážet součásti zvenčí EU s jiným režimem odpovědnosti. V těchto posledních situacích je užitečné podívat se na to, co pas znamená při dovozu produktů zvenčí Evropské unie.

Smluvní zajištění, že dodávka se liší podle skupiny produktů

Nákupní smlouva, která se általános výrazech mluví o "poskytování údajů pas", nabízí málo podpory, když dodavatel pro jednu skupinu dodává včas a pro druhou nikoliv. Je lépe vhodné domluvit si pro každou skupinu produktů nebo alespoň pro každou kategorii s vlastním datem aplikace, kdy se které údaje dodají a v jakém formátu. Jak se to konkrétně v smlouvě zrealizuje, je popsáno v jak si zajistíte dodávku údajů pasportu ve vaší nákupní smlouvě.

Kde to v praxi selže

Běžnou chybou je zacházení s dodavatelem jako s jedním celkem: údaje se požadují jednou, smlouva se jednou podepíše a předpokládá se, že to pokrývá všechny produkty. Jakmile se některá ze skupin produktů stanou povinnou dříve než ostatní, ukáže se, že pro danou skupinu se nikdy konkrétně nepožadavalo.

Druhou situací je, že samotný dodavatel neví, že jeho sortiment podléhá různým režimům. Dodává například především elektroniku a svůj malý doplňující sortiment textilu zachází stejným způsobem — s výsledkem, že pro tyto textilní komponenty se poskytují nesprávné nebo nedostatečné údaje.

Třetím se opakujícím se bodem je, že interní nákupní systémy sice kódují produkty podle skupiny položek, ale nenavazují je na status pasportu. Výsledkem je, že při novém objednávce není vidět, že určitá skupinu produktů již podléhá povinnosti, zatímco jiná skupina od stejného dodavatele dosud není dotčena.

Čtvrtá situace vzniká u subdodávky: dodavatel sám dodává složenou součást, ale část jejího výroby nechá provést třetí stranou. Pro jednu skupinu produktů je tato součást určující pro údaje v pasportu, pro druhou skupinu není. Kdo toto nerozliší, riskuje, že si vynechá údaje, které musí specificky pocházet od tohoto subdodavatele — viz také které údaje požadovat od subdodavatele, který vyrábí součást.

Pátá situace spočívá v tom, že si lidé myslí, že ověřená správnost údajů pro jednu skupinu produktů automaticky něco vypovídá o spolehlivosti údajů pro jinou skupinu od stejného dodavatele. To není pravda: každá skupinu produktů má své vlastní zdrojové údaje a svůj vlastní kontrolní krok, jak je také možné číst v jak ověřit správnost údajů od dodavatele.

Co si můžete zaznamenat

• Přehled podle skupiny produktů dodavatele, spolu s příslušným číslem delegovaného právního aktu a datem, ke kterému pasport pro tuto skupinu začíná platit.
• Zvláštní žádost o údaje odeslaná dodavateli pro každou skupinu produktů, místo jediné obecné žádosti pro celý sortiment.
• Smluvní dohody, které pro každou skupinu produktů nebo kategorii s vlastním datem uplatnění definují, kdy a v jakém formátu budou údaje dodány.
• Stanoveného rozdělení rolí: pro kterou skupinu produktů je dodavatel výrobcem, pro kterou skupinu vystupuje jako dovozce a co to znamená pro povinnosti na obou stranách.
• Poznámka u každé skupiny produktů, zda se na jejím vzniku podílejí subdodavatelé, spolu se zvláštní žádostí o údaje směřující k těmto stranám.
• Spis pro každou skupinu produktů s přijatými údaji, kontrolními kroky a datem poslední aktualizace, aby ke změně v jedné skupině produktů nedošlo omylem v jiné skupině.