Toimittajani toimittaa osia eri tuoteryhmistä — miten pääsen alkuun?

Yksi tietopyyntö tuoteryhmää kohti, ei yksi koontipyyntö

Toimittaja, joka toimittaa osia eri tuoteryhmien tuotteisiin, kohtaa käytännössä yhtä monta erilaista tietokysymystä kuin on tuoteryhmiä — ei yhtä yhtenäistä pyyntöä. Tämä johtuu siitä, että digitaalisen tuotepassin vaatimukset vahvistetaan tuoteryhmittäin omassa delegoidussa säädöksessä: kalusteiden passin sisällöltä vaaditaan eri asiat kuin sähkölaitteiden tai tekstiilituotteiden passilta. Toimittaja, joka toimittaa esimerkiksi samoja muovinosia sekä keittiölaitteelle että huonekalulle, toimittaa näin ollen samaan aikaan kahdelle eri sääntelylle, vaikka fyysinen tuote on identtinen.

Kenelle tämä koskee ja missä raja kulkee

Tämä kysymys koskee valmistajia ja maahantuojia, jotka hankkivat osia, materiaaleja tai puolivalmisteita yhdeltä toimittajalta, kun nämä osat päätyvät lopputuotteisiin, jotka kuuluvat eri tuoteryhmiin. Sitä ei ole kyse, kun toimittaja toimittaa tosin useille asiakkaille, mutta asiakkaat kaikki valmistavat tuotteita samassa tuoteryhmässä — silloin sovelletaan vain yhtä vaatimustesarjaa asiakkaiden lukumäärästä riippumatta. Tässä ei myöskään käsitellä sitä, mitä toimittajan tarkalleen ottaen on toimitettava; nämä sisältöön liittyvät vaatimukset (materiaalien koostumus, alkuperä, korjaustiedot ja vastaavat) löytyvät kunkin tuoteryhmän omasta delegoidusta säädöksestä. ESPR:n (Asetus (EU) 2024/1781) 38 artiklan osalta kyse on toimitusketjussa olevan toimijan velvollisuudesta asettaa nämä tiedot pyynnöstä saataville — riippumatta siitä, kuinka monta eri tuoteryhmää kyseinen toimija näin palvelee.

Mikä on jo vahvistettu ja mikä ei vielä

Ei ole olemassa yleistä päivämäärää, jolloin tämä velvollisuus astuu voimaan kaikille tuoteryhmille samanaikaisesti. ESPR on tosin voimassa, mutta digitaalisen tuotepassin konkreettiset vaatimukset — ja näin ollen myös kysymys siitä, mitkä tiedot toimittajan on toimitettava tiettyä ryhmää varten — syntyvät vasta tuoteryhmittäin, kun kyseiselle ryhmälle on vahvistettu delegoitu säädös. Tuoteryhmälle, jolle delegoitua säädöstä ei vielä ole olemassa, ei siis ole vielä konkreettisia passivaatimuksia eikä myöskään konkreettista tiedonantovelvollisuutta toimittajaa kohtaan sen perusteella. Siihen asti on ensisijaisesti seurattava, mitkä tuoteryhmät ovat ensimmäisenä vuorossa, jotta valmistautuminen ei jää jälkeen siitä hetkestä, jolloin säädös astuu voimaan.

Kuinka toteuttaa tämä käytännössä

Logiikka etenee parhaiten seuraavasti: aloita osasta itsestään ja tarkista, mihin lopputuotteeseen se päätyy ja mihin tuoteryhmään kyseinen lopputuote kuuluu. Jotkut toimittajat toimittavat nimittäin saman komponentin useille asiakkaille, jotka käsittelevät sen hyvin erilaisissa tuotteissa — osa itsessään ei määritä tuoteryhmää, vaan lopputuote, jossa se on, tekee sen.

Seuraavaksi on tarkistettava, onko kyseiselle tuoteryhmälle jo vahvistettu delegoitu säädös ja ovatko konkrettiset passivaatimukset näin ollen jo voimassa. Vasta tällöin selviää, mitkä tiedot tarkalleen ottaen tarvitaan.

Seuraavaksi suositellaan esittämään tuoteryhmittäin erillinen ja erityinen pyyntö toimittajalle sen sijaan, että tekisit yhden yleisen pyynnön "kaikista tiedoista". Syy tähän on se, että vaadittu tietojoukko vaihtelee ryhmittäin: joille ryhmille relevantti tieto (esimerkiksi tiedot korjauksesta tai purkamisesta) ei välttämättä ole relevanttia toisille. Yksi koontipyyntö riskinä, että toimittaja toimittaa tietoa, joka yhdelle ryhmälle on liikaa ja toiselle liian vähän.

On kannollista määritellä tuoteluokkittain, mitä tietoja on pyydetty, milloin ja mitä on saatu. Tämä yleiskatsaus on hyödyllinen paitsi omaan hallinnointiin, myös pasportin vaatimuksien täyttämisen perustelemiseen: se osoittaa, että tietojen lähde on tutkittu jokaista ryhmää kohti sen sijaan, että se olisi oletettu yleisesti.

Lopuksi tämä ei ole kertaluonteinen harjoitus. Kun delegoituja säädöksiä vahvistetaan enemmän ja ESPR:n soveltamisalaan tulee entistä enemmän tuoteluokkia, tämä prosessi toistuu: on jälleen tarkistettava, kuuluuko olemassa oleva osa nyt myös uusien säännösten piiriin, ja jos on, lähetettävä uusi kohdennettu pyyntö toimittajalle.

Mistä tämä ilmenee: ESPR:n artikla 38 ja artikla 10

ESPR:n (Asetus (EU) 2024/1781) 38 artikla määrää, että toimitusketjun toimijat — mukaan lukien osien ja materiaalien toimittajat — ovat velvollisia toimittamaan pyynnöstä tiedot, joita tarvitaan digitaalisen tuotepassin kokoamiseen, myös muille taloudellisille toimijoille kuin niiden suorille ostajille. Saman asetuksen 10 artikla määrää, että passin sisältö määritetään tuoteluokkittain niihin liittyvissä delegoiduissa säädöksissä. Näiden kahden artiklan yhdistelmä selittää, miksi yhtenäistä, tuoteluokkien välistä tietojoukkoa ei ole olemassa: velvollisuus toimittaa tietoja on yleinen (artikla 38), mutta mitä on toimitetettava, vaihtelee ryhmittäin (artikla 10).

Mitä tässä asiassa voidaan tehdä

Ensimmäinen askel on tehdä yleiskatsaus kaikista toimittajalta saatavista osista, joissa ilmoitetaan kunkin osan lopputuote ja vastaava tuoteluokka. Seuraavaksi on tarkistettava tuoteluokittain, onko delegoitua säädöstä jo vahvistettu, ja jos on, mitä tietoja se vaatii. Tämän perusteella voidaan laadintaa tuoteluokkaa kohti kohdennettu pyyntö toimittajalle yleisen "kaikki pasporttidata" -pyynnön sijaan.

Mihin tämä perustuu

Asetus löytyy EUR-Lexista. Viitaamme kuhunkin väitteeseen; ette joudu uskomaan meitä.

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Toimittaja, joka toimittaa tekstiilejä, huonekalujen osia ja elektroniikkaa, joutuu käsittelemään eri ajankohtia velvoitteen alkamiselle, eri tietovaatimuksia ja mahdollisesti eri soveltamisalaa delegoidulle asetukselle jokaisen näiden ryhmien osalta. ESPR (asetus (EU) 2024/1781) nimittäin toimii tuoteryhmäkohtaisilla delegoiduilla toimilla: perusasetus määrittää kehikon, mutta passin sisältö vaihtelee ryhmittäin. Ostavalle yritykselle tämä tarkoittaa, että yksi toimittajasuhde käytännössä muodostuu useista toisistaan erillään käsiteltävistä asiakirjoista.

Mitä sinulta odotetaan

Tarkista tuoteryhmittäin, koskeeko ja milloin passisopimus koskee

Se, että toimittaja toimittaa yhden nimen alla ja yhdessä puitesopimuksessa, ei kerro mitään passin soveltamisajankohdasta tuotteittain. Tekstiilin osat voidaan tehdä velvoitteellisiksi eri ajankohtana kuin saman toimittajan elektronisen osat, yksinkertaisesti siksi, että kyseisen ryhmän delegoidulla toimella on eri soveltamispäivä. Tämän kokoiselle yritykselle tämä tarkoittaa, että ostokirjanpito on järjestettävä toimittajalähtöisen sijaan tuoteryhmälähtöisesti: seurattava artikkeliryhmittäin, koskeeko ja mistä ajankohdasta lähtien passi on velvoitteellinen. Joka ei ole vielä terävöittänyt tätä, löytää kiinnepisteen kun tuotepassi tulee pakolliseksi tuotteille ja laajemmasta kysymyksestä koskeeko digitaalinen tuotepassi omia tuotteita.

Pyydä tiedot tuoteryhmittäin erikseen

ESPR:n 10. artiklassa kuvataan, mitkä tietoluokat digitaalisen tuotepassin on sisällettävä, mutta tarkka täyttö — mitkä parametrit, mitkä testausmenetelmät, mitkä aineet ilmoitetaan — määritellään tuoteryhmittäin delegoidussa toimessa. Yksi pyyntö toimittajalle tekstillä "lähetä passin tiedot" johtaa kolmelle tuoteryhmälle kolmeen erilaiseen vastaukseen tai, pahemmin, yhteen epätäydelliseen vastaukseen, joka ei sovi hyvin millekään ryhmälle. Käytännössä se toimii paremmin, kun muotoilet jokaiselle tuoteryhmälle oman tietopyyntönsä, ja kysyt, mitä tarkkoja tietoja tarvitset kyseiseen kategoriaan. Yleiskatsaus siitä, mitä tässä kysyä on, löytyy mitä tietoja sinun on pyydettävä toimittajaltasi tuotteiden osalta .

Tee vastuut ketjussa selväksi roolia kohti

ESPR:n 38. artiklassa kuvataan toimijat toimitusketjussa kohtaavat velvoitteet, mukaan lukien tietojen saatavuuden varmistaminen, jota tarvitaan passivelvoitteiden täyttämiseksi. Se, mikä osapuoli ketjussa ottaa minkä roolin — valmistaja, maahantuoja, valtuutettu — voi vaihdella tuoteryhmittäin, vaikka fyysisesti kyse olisi samasta toimittajasta. Toimittaja, joka yksissä tuoteryhmissä toimii valmistajana EU:n sisällä, voi tuoda osia muista ryhmistä EU:n ulkopuolelta, eri vastuuvelvoitteiden järjestelmällä. Jälkimmäisessä tilanteessa on hyödyllistä katsoa, mitä passi tarkoittaa tuotteiden tuonti Euroopan unionin ulkopuolelta.

Vahvista sopimuksella, että toimitus poikkeaa tuoteryhmittäin

Ostosopimus, joka puhuu yleisesti termeillä "passin tietojen toimittaminen", tarjoaa vähän otetta silloin, kun toimittaja toimittaa oikea-aikaisesti yhtä ryhmää varten ja ei toista. Se on toimivampaa sopia tuoteryhmittäin tai ainakin kategoriassa, jolla on oma soveltamispäivä, milloin mitä tietoja toimitetaan ja missä muodossa. Miten tämä konkreettisesti sopimuksessa toteutetaan, kuvataan kuinka kirjataan tuotepassitietojen toimittaminen ostosopimuukseen.

Missä käytännössä menee pieleen

Yleinen virhe on käsitellä toimittajaa yhtenä lohkona: tiedot pyydetään kerran, sopimus allekirjoitetaan kerran, ja oletetaan, että tämä kattaa kaikki tuotteet. Heti kun jokin tuoteryhmä tulee velvoitteelliseksi aikaisemmin kuin muut, käy ilmi, että kyseisen ryhmän osalta ei koskaan ole erityisesti kysytty.

Toinen tilanne on, että toimittaja itse ei tiedä, että hänen valikoimansa kuuluu eri säädösten piiriin. Hän toimittaa esimerkiksi pääasiassa elektroniikkaa ja käsittelee pienessä lisävalikoimassaan tekstiilejä samalla tavalla — seurauksena, että näille tekstiilin osille toimitetaan väärät tai liian vähän tietoja.

Kolmas toistuva seikka on se, että sisäiset ostojärjestelmät koodaavat tuotteet kyllä tuoteryhmittäin, mutta eivät linkitä niitä passitilaan. Näin uudessa tilauksessa ei huomata, että tietty tuoteryhmä kuuluu nyt velvoitteen piiriin, kun taas saman toimittajan toinen ryhmä ei vielä ole kohteena.

Neljäs tilanne syntyy alihankinnan yhteydessä: toimittaja toimittaa itse koottua osaa, mutta antaa osan siitä kolmannen osapuolen valmistaa. Yhden tuoteryhmän osalta tämä osa on merkitsevä passin tietojen kannalta, toisen ryhmän osalta ei. Jos tätä ei eritellä, on vaarana, että puuttuu tietoja, jotka erityisesti tältä alihankinnalta on saatava — ks. myös mitä tietoja pyytää alihankinnalta, joka valmistaa osaa.

Viides tilanne on se, että uskotaan tarkistettujen tietojen oikeellisuuden yhdelle tuoteryhmälle automaattisesti kertovan saman toimittajan toisen ryhmän tietojen luotettavuudesta. Näin ei ole: jokaisella tuoteryhmällä on omat lähdetiedot ja oma tarkistuskierros, kuten myös luettavissa kohdassa miten toimittajan tiedot tarkistetaan oikeellisuuden osalta.

Mitä voit dokumentoida

Yhteenveto tuoteryhmittäin toimittajalta, jossa on sovellettavissa olevan delegoidun säädöksen numero ja päivämäärä, jolloin kyseisen ryhmän passi tulee voimaan.
Tuoteryhmäkohtainen erillinen tietopyyntö toimittajalle koko valikoiman yleisen pyynnön sijaan.
Sopimukseen kirjatut järjestelyt, jotka tuoteryhmittäin tai omalla soveltamisajankohdalla olevissa kategorioissa määrittelevät, milloin ja missä muodossa tiedot toimitetaan.
Määritelty tehtävänjakauma: mihin tuoteryhmiin toimittaja on valmistaja, mihin ryhmiin hän toimii tuojana, ja mitä se merkitsee keskinäisistä velvoitteista.
Merkintä kunkin tuoteryhmän kohdalla, ovatko alihankintayritykset osallistuneet toteutukseen, sekä erillinen tietopyyntö näille osapuolille.
Dossie tuoteryhmäkohtaisesti vastaanotettujen tietojen, tarkistusvaiheiden ja viimeksi päivitetyn päivämäärän kanssa, jotta yhden tuoteryhmän muutos ei vahingossa siirry toiseen.

Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa. Tämä sivu antaa yleistä tietoa säännöksistä, joita tämä alusta käsittelee. Emme tunne vosituaatiota. Jos epävarmuutta omaa tilannettanne koskien, kysykää neuvoa lakimieheltä tai asianomaisten valvontaviranomaisen.

Kirjoitettu tekoälyllä yllä olevien lähteiden perusteella, tarkistettu ihmisen toimesta 2026-08-22. Onko jotain vialla? Kerro meille — korjaukset saavat etusijan.