Mi proveedor suministra componentes de diferentes categorías de productos — ¿cómo lo abordo?

Lo que debe hacer concretamente

Un proveedor que suministra textil, componentes de muebles y electrónica se enfrenta, para cada uno de esos grupos, a un momento diferente de obligatoriedad, otros requisitos de datos y posiblemente un ámbito de aplicación diferente del reglamento delegado. El ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) funciona, en efecto, con actos delegados específicos por grupo de productos: el reglamento base establece el marco, pero el contenido del pasaporte varía según el grupo. Para la empresa que compra, esto significa que una relación de proveedores en la práctica consta de varios expedientes que deben tratarse por separado.

Lo que se espera de usted

Por grupo de productos, determinar si y cuándo se aplica el pasaporte

El hecho de que un proveedor suministre bajo un único nombre y un único acuerdo marco no dice nada sobre el momento de aplicación del pasaporte por producto. Los componentes textiles pueden ser obligatorios en un momento diferente que los componentes electrónicos del mismo proveedor, simplemente porque el acto delegado de ese grupo tiene una fecha de aplicación diferente. Para una empresa de este tamaño, esto significa que la administración de compras no debe estructurarse por proveedor sino por grupo de productos: por línea de artículos, registrar si y desde cuándo el pasaporte es obligatorio. Quién aún no tenga esto claro, encontrará un punto de partida en cuando el pasaporte de productos se hace obligatorio para productos y en la pregunta más amplia o si el pasaporte de producto digital se aplica a los productos propios.

Solicitar datos por separado para cada grupo de productos

El artículo 10 del ESPR describe qué categorías de datos debe contener un pasaporte de producto digital, pero la especificación exacta — qué parámetros, qué métodos de ensayo, qué sustancias se notificarán — se establece por grupo de productos en el acto delegado. Una única solicitud al proveedor con el texto "envíe los datos del pasaporte" genera así tres respuestas diferentes para tres grupos de productos, o, peor aún, una respuesta incompleta que no se ajusta correctamente a ninguno de los grupos. En la práctica, funciona mejor formular una solicitud de datos separada por grupo de productos, con la pregunta de qué datos se necesitan exactamente para esa categoría específica. Un resumen de qué preguntar al respecto se encuentra en qué datos debe solicitar a sus proveedores de productos.

Dejar clara la responsabilidad en la cadena por rol

El artículo 38 del ESPR describe obligaciones para los operadores en la cadena de suministro, incluida la puesta a disposición de la información necesaria para cumplir con las obligaciones del pasaporte. Qué parte de la cadena juega qué papel — fabricante, importador, mandatario — puede variar por grupo de productos, incluso si se trata físicamente del mismo proveedor. Un proveedor que actúa como fabricante dentro de la UE para un grupo de productos puede importar componentes de fuera de la UE para otro grupo, con un régimen diferente de responsabilidades. En esta última situación, es útil ver qué significa el pasaporte en la importación de productos de fuera de la Unión Europea.

Establecer contractualmente que la entrega varía por grupo de productos

Un contrato de compra que hable en términos generales de "suministro de datos del pasaporte" ofrece poca orientación cuando un proveedor entrega puntualmente para un grupo y no para otro. Es más prácticamente viable acordar por grupo de productos, o al menos por categoría con su propia fecha de aplicación, cuándo se suministrarán qué datos y en qué formato. Cómo eso se refleja concretamente en un contrato se describe en cómo fija usted el suministro de datos del pasaporte en su contrato de compra.

Dónde se producen los errores en la práctica

Un error muy frecuente es tratar al proveedor como un bloque único: se solicitan datos una sola vez, se firma un contrato una sola vez, y se asume que esto cubre todos los productos. Tan pronto como uno de los grupos de productos sea obligatorio antes que el otro, resulta que nunca se preguntó específicamente por ese grupo.

Una segunda situación es que el proveedor mismo no sepa que su surtido cae bajo diferentes regímenes. Suministra, por ejemplo, principalmente electrónica y trata un pequeño surtido complementario de textil de la misma manera — con el resultado de que para esos componentes textiles se suministran datos incorrectos o insuficientes.

Un tercer punto recurrente es que los sistemas internos de compras codifican los productos por grupo de productos, pero no los vinculan a un estado de pasaporte. Como resultado, en un nuevo pedido no se detecta que un determinado grupo de productos ahora cae bajo la obligación, mientras que otro grupo del mismo proveedor aún no se ve afectado.

Una cuarta situación surge en la subcontratación: el proveedor entrega un componente ensamblado por sí mismo, pero encarga la fabricación de una parte del mismo a un tercero. Para un grupo de productos, ese componente es determinante para los datos en el pasaporte, para otro no. Quien no desglosa esto corre el riesgo de perder datos que deben proceder específicamente de ese subcontratista — véase también qué datos solicitar a un subcontratista que fabrica un componente.

Una quinta situación es que se considera que la veracidad verificada de datos para un grupo de productos dice automáticamente algo sobre la fiabilidad de datos para otro grupo del mismo proveedor. Esto no es así: cada grupo de productos tiene sus propias fuentes de datos y su propia verificación, como también se puede leer en cómo verificar la veracidad de los datos de un proveedor.

Lo que puede documentar

• Un resumen por grupo de productos del proveedor, con el número del acto delegado aplicable y la fecha en la que el pasaporte para ese grupo entra en vigor.
• Por cada grupo de productos, una solicitud de datos separada al proveedor, en lugar de una única solicitud general para todo el surtido.
• Acuerdos contractuales que por grupo de productos, o por categoría con su propia fecha de aplicación, establezcan cuándo y en qué formato se facilitan los datos.
• Una distribución de funciones establecida: para qué grupo de productos el proveedor es fabricante, para qué grupo actúa como importador, y qué significa esto para las obligaciones mutuas.
• Una anotación por grupo de productos sobre si intervienen subcontratistas en su elaboración, con una solicitud de datos separada dirigida a esas partes.
• Un expediente por grupo de productos con los datos recibidos, los pasos de verificación y la fecha de la última actualización, de modo que un cambio en un grupo de productos no se aplique accidentalmente a otro.