Mein Lieferant liefert Komponenten aus verschiedenen Produktgruppen — wie gehe ich damit um?

Pro Produktgruppe eine eigene Datenanfrage, nicht eine Sammelanfrage

Ein Lieferant, der Komponenten für Produkte aus verschiedenen Produktgruppen liefert, hat in der Praxis mit ebenso vielen verschiedenen Informationsfragen zu tun wie es Produktgruppen gibt — nicht mit einer einheitlichen Anfrage. Das kommt daher, dass die Anforderungen an das digitale Produktpass pro Produktgruppe in einer eigenen delegierten Handlung festgelegt werden: Das, was im Pass eines Möbelstücks stehen muss, unterscheidet sich von dem, was im Pass eines Elektrogeräts oder eines Textilprodukts stehen muss. Ein Lieferant, der beispielsweise dieselben Kunststoffkomponenten sowohl für ein Küchengerät als auch für ein Möbelstück liefert, unterliegt also faktisch zwei verschiedenen Regelungen gleichzeitig, obwohl das physische Produkt dasselbe ist.

Für wen dies gilt und wo die Grenze liegt

Diese Fragestellung betrifft Hersteller und Importeure, die Komponenten, Materialien oder Halbfabrikate bei einem Lieferant einkaufen, während diese Komponenten in Endprodukte gelangen, die unter verschiedene Produktgruppen fallen. Sie betrifft es nicht, wenn ein Lieferant zwar an mehrere Kunden liefert, diese Kunden aber alle Produkte innerhalb derselben Produktgruppe herstellen — dann gilt nur ein Satz von Anforderungen, unabhängig von der Anzahl der Abnehmer. Es geht hier auch nicht um die Frage, wás ein Lieferant genau liefern muss; diese inhaltlichen Anforderungen (Materialzusammensetzung, Herkunft, Reparaturdaten und dergleichen) sind jeweils in der delegierten Handlung der betreffenden Produktgruppe selbst geregelt. Was Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) hingegen betrifft, ist die Verpflichtung eines Akteurs in der Lieferkette, diese Informationen auf Anfrage zur Verfügung zu stellen — unabhängig davon, wie viele verschiedene Produktgruppen dieser Akteur damit bedient.

Was bereits feststeht und was noch nicht

Es gibt kein allgemeines Datum, an dem diese Verpflichtung für alle Produktgruppen gleichzeitig in Kraft tritt. Die ESPR selbst ist zwar gültig, aber die konkreten Anforderungen an einen digitalen Produktpass — und damit auch die Frage, welche Daten ein Lieferant für eine spezifische Gruppe liefern muss — entstehen erst pro Produktgruppe, sobald für diese Gruppe eine delegierte Handlung festgelegt wurde. Für eine Produktgruppe, für die noch keine delegierte Handlung besteht, gelten also noch keine konkreten Passerfordernisse und es besteht auch noch keine konkrete Informationsverpflichtung gegenüber dem Lieferant auf dieser Grundlage. Bis dahin ist es vor allem wichtig, zu verfolgen, welche Produktgruppen als erste an die Reihe kommen, damit die Vorbereitung nicht hinter dem Zeitpunkt zurückbleibt, an dem eine Handlung in Kraft tritt.

Wie dies in der Praxis vorzugehen ist

Die Reihenfolge, die hier logisch passt, beginnt mit der Komponente selbst: überprüfen, in welches Endprodukt sie gelangt und unter welche Produktgruppe dieses Endprodukt fällt. Einige Lieferanten liefern nämlich dieselbe Komponente an mehrere Abnehmer, die sie in völlig unterschiedliche Produkte einarbeiten — die Komponente selbst bestimmt nicht die Produktgruppe, das Endprodukt, in dem sie sich befindet, tut das.

Danach ist zu überprüfen, ob für diese spezifische Produktgruppe bereits eine delegierte Handlung festgelegt wurde und somit bereits konkrete Passerfordernisse gelten. Erst dann wird deutlich, welche Daten genau erforderlich sind.

Anschließend ist es ratsam, pro Produktgruppe eine separate und spezifische Anfrage an den Lieferant zu richten, anstatt einer allgemeinen Anfrage "um alle Daten". Der Grund ist, dass der erforderliche Datensatz pro Gruppe unterschiedlich ist: Das, was für die eine Gruppe relevant ist (beispielsweise Daten über Reparatur oder Demontage), muss für eine andere Gruppe nicht relevant sein. Eine Sammelanfrage läuft Gefahr, dass der Lieferant etwas liefert, das für die eine Gruppe zu viel ist und für die andere zu wenig.

Es ist sinnvoll, pro Produktgruppe festzuhalten, welche Informationen angefordert wurden, wann und was eingegangen ist. Dieser Überblick ist nicht nur praktisch für die eigene Verwaltung, sondern unterstützt auch die eigene Passwortpflicht: Er zeigt, dass die Herkunft der Daten pro Gruppe überprüft wurde, anstatt generisch angenommen zu werden.

Schließlich ist dies keine einmalige Übung. Je mehr delegierte Maßnahmen festgelegt werden und je mehr Produktgruppen unter die ESPR fallen, wiederholt sich dieser Prozess: Erneut prüfen, ob ein bestehendes Element nun auch unter eine neue Regelung fällt, und wenn ja, erneut eine gezielt formulierte Anfrage an den Lieferanten richten.

Daraus folgt: Artikel 38 und Artikel 10 ESPR

Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt fest, dass Akteure in der Lieferkette — einschließlich Lieferanten von Komponenten und Materialien — auf Anfrage verpflichtet sind, die Informationen bereitzustellen, die für die Erstellung des digitalen Produktpasses erforderlich sind, auch gegenüber anderen Wirtschaftsakteuren als ihrem direkten Abnehmer. Artikel 10 derselben Verordnung bestimmt, dass der Inhalt des Passes pro Produktgruppe in der zugehörigen delegierten Maßnahme festgelegt wird. Die Kombination dieser beiden Artikel erklärt, warum es keinen einheitlichen, gruppenübergreifenden Datensatz gibt: Die Verpflichtung zur Datenbereitstellung ist allgemein (Artikel 38), aber WAS bereitgestellt werden muss, unterscheidet sich pro Gruppe (Artikel 10).

Was nun zu tun ist

Ein erster Schritt besteht darin, einen Überblick über alle Komponenten zu erstellen, die von diesem Lieferanten stammen, mit dem Endprodukt pro Komponente und der zugehörigen Produktgruppe. Anschließend ist pro Gruppe zu prüfen, ob bereits eine delegierte Maßnahme festgelegt wurde und wenn ja, welche Daten diese erfordert. Auf dieser Grundlage kann pro Gruppe eine gezielt formulierte Anfrage an den Lieferanten formuliert werden, anstelle einer allgemeinen Frage nach "allen Passdaten".

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Ein Lieferant, der Textilien, Möbelteile und Elektronik liefert, hat es bei jeder dieser Gruppen mit einem anderen Zeitpunkt der Verpflichtung, anderen Datenanforderungen und möglicherweise einem anderen Geltungsbereich der delegierten Verordnung zu tun. Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) arbeitet nämlich mit produktgruppenspezifischen delegierten Maßnahmen: die Basisverordnung setzt den Rahmen, aber der Inhalt des Produktpasses unterscheidet sich je Gruppe. Für das einkaufende Unternehmen bedeutet dies, dass eine Lieferantenbeziehung in der Praxis aus mehreren, unabhängig voneinander zu behandelnden Dateien besteht.

Was von Ihnen erwartet wird

Pro Produktgruppe prüfen, ob und wann der Produktpass gilt

Die Tatsache, dass ein Lieferant unter einem Namen und einer Rahmenvereinbarung liefert, sagt nichts über den Anwendungszeitpunkt des Produktpasses pro Produkt aus. Textilteile können zu einem anderen Zeitpunkt verpflichtend werden als elektronische Teile desselben Lieferanten, einfach weil die delegierte Maßnahme für diese Gruppe ein anderes Anwendungsdatum aufweist. Für ein Unternehmen dieser Größe bedeutet dies, dass die Einkaufsverwaltung nicht lieferantenzentriert, sondern produktgruppenzentriert aufgebaut werden muss: pro Artikelgruppe dokumentieren, ob und ab welchem Zeitpunkt der Produktpass verpflichtend ist. Wer das noch nicht klar hat, findet einen Ansatzpunkt in wenn das Produktpaspoort für Produkte verbindlich wird und in der übergeordneten Frage ob das digitale Produktpass für die eigenen Produkte gilt.

Daten pro Produktgruppe separat abfragen

Artikel 10 der ESPR beschreibt, welche Datenkategorien ein digitales Produktpaspoort enthalten muss, aber die genaue Ausgestaltung — welche Parameter, welche Testmethoden, welche Stoffe gemeldet werden — wird pro Produktgruppe in der delegierten Maßnahme festgelegt. Eine Anfrage an den Lieferanten mit dem Text "Senden Sie die Passdaten" liefert daher für drei Produktgruppen drei verschiedene Antworten, oder schlimmer noch, eine unvollständige Antwort, die auf keine der Gruppen richtig passt. Praktisch funktioniert es besser, pro Produktgruppe eine eigene Datenanfrage zu formulieren, mit der Frage, welche Daten genau für diese spezifische Kategorie erforderlich sind. Eine Übersicht über das dabei Abzufragende steht in welche Daten Sie bei Ihrem Lieferanten von Produkten erfragen müssen.

Die Verantwortung in der Kette pro Rolle klären

Artikel 38 der ESPR beschreibt Verpflichtungen für Akteure in der Lieferkette, einschließlich der Bereitstellung von Informationen, die erforderlich sind, um die Pasportpflichten zu erfüllen. Welche Partei in der Kette welche Rolle spieltHersteller, Einführer, Bevollmächtigter — kann je Produktgruppe unterschiedlich sein, auch wenn es sich physisch um denselben Lieferanten handelt. Ein Lieferant, der für eine Produktgruppe als Hersteller innerhalb der EU tätig ist, kann für eine andere Gruppe Teile von außerhalb der EU einführen, mit einem anderen Regime von Verantwortlichkeiten. Bei dieser letzten Situation ist es sinnvoll zu prüfen, was das Pasport bedeutet bei Einfuhr von Produkten von außerhalb der Europäischen Union.

Vertraglich festlegen, dass die Lieferung je Produktgruppe unterschiedlich ist

Ein Einkaufsvertrag, der in allgemeinen Begriffen von "Lieferung von Pasportdaten" spricht, bietet wenig Halt, wenn ein Lieferant für eine Gruppe pünktlich liefert und für die andere nicht. Es ist praktikabler, je Produktgruppe oder zumindest je Kategorie mit einem eigenen Anwendungsdatum zu vereinbaren, wann welche Daten in welchem Format bereitgestellt werden. Wie dies konkret in einem Vertrag umgesetzt wird, ist beschrieben in wie Sie die Lieferung von Passdaten in Ihrem Einkaufsvertrag festhalten.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein häufig gemachter Fehler ist die Behandlung des Lieferanten als ein Ganzes: Daten werden einmal abgefragt, ein Vertrag wird einmal unterzeichnet, und man geht davon aus, dass dies alle Produkte abdeckt. Sobald eine der Produktgruppen früher verpflichtend wird als die andere, stellt sich heraus, dass für diese Gruppe nie spezifisch nachgefragt wurde.

Eine zweite Situation ist, dass der Lieferant selbst nicht weiß, dass sein Sortiment unter verschiedene Regime fällt. Er liefert beispielsweise hauptsächlich Elektronik und behandelt ein kleines zusätzliches Sortiment Textilien auf die gleiche Weise — mit dem Ergebnis, dass für diese Textilteile die falschen oder zu wenig Daten bereitgestellt werden.

Ein dritter wiederkehrender Punkt ist, dass interne Einkaufssysteme die Produkte zwar pro Produktgruppe kodieren, aber nicht mit einem Passstatus verknüpfen. Dadurch fällt bei einer neuen Bestellung nicht auf, dass eine bestimmte Produktgruppe inzwischen wohl unter die Verpflichtung fällt, während eine andere Gruppe desselben Lieferanten noch nicht betroffen ist.

Eine vierte Situation entsteht bei Unterauftragsvergabe: der Lieferant liefert selbst ein zusammengesetztes Bauteil, lässt aber einen Teil davon von einem Dritten herstellen. Für die eine Produktgruppe ist dieses Bauteil für die Daten im Passdokument maßgebend, für die andere nicht. Wer dies nicht aufschlüsselt, läuft Gefahr, Daten zu übersehen, die spezifisch von diesem Unterauftragnehmer stammen müssen – siehe auch welche Daten von einem Unterauftragnehmer, der ein Bauteil herstellt, anzufordern sind.

Eine fünfte Situation ist, dass man meint, die überprüfte Richtigkeit von Daten für die eine Produktgruppe sagt automatisch etwas über die Zuverlässigkeit von Daten für eine andere Gruppe desselben Lieferanten aus. Das ist nicht der Fall: jede Produktgruppe hat eigene Quelldaten und einen eigenen Kontrollschritt, wie auch nachzulesen ist bei wie die Daten eines Lieferanten auf Richtigkeit zu überprüfen sind.

Was Sie dokumentieren können

Ein Überblick pro Produktgruppe des Lieferanten, mit der anwendbaren Delegierten Handlung-Nummer und dem Datum, ab dem das Passdokument für diese Gruppe gilt.
Pro Produktgruppe eine separate Datenanfrage an den Lieferanten, anstelle einer allgemeinen Anfrage für das gesamte Sortiment.
Vertragliche Vereinbarungen, die pro Produktgruppe oder pro Kategorie mit eigenem Anwendungsdatum festhalten, wann und in welchem Format Daten geliefert werden.
Eine festgelegte Rollenverteilung: für welche Produktgruppe der Lieferant Hersteller ist, für welche Gruppe er als Einführer auftritt, und was das für die Verpflichtungen gegenseitig bedeutet.
Eine Anmerkung bei jeder Produktgruppe, ob Unterauftragnehmer an der Herstellung beteiligt sind, mit einer separaten Datenanfrage an diese Parteien.
Ein Dossier pro Produktgruppe mit den erhaltenen Daten, den Kontrollschritten und dem Datum der letzten Aktualisierung, damit eine Änderung bei einer Produktgruppe nicht versehentlich auf eine andere angewendet wird.

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Mit KI geschrieben auf Basis der obigen Quellen, von einem Menschen überprüft am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.