Mój dostawca dostarcza komponenty z różnych grup produktów — jak się do tego zabrać?

Osobne żądanie danych dla każdej grupy produktów, nie jedno żądanie zbiorcze

Dostawca dostarczający części do produktów z różnych grup produktów praktycznie ma do czynienia z tyloma różnymi zapytaniami informacyjnymi, ile jest grup produktów — a nie z jednym ujednoliconym żądaniem. Wynika to z faktu, że wymogi dotyczące cyfrowego paszportu produktu dla każdej grupy produktów są określane w osobnym akcie delegowanym: to, co musi znaleźć się w paszporcie mebla, różni się od tego, co musi znaleźć się w paszporcie urządzenia elektronicznego lub produktu tekstylnego. Dostawca dostarczający na przykład te same plastikowe części do urządzenia kuchennego i do mebla, faktycznie dostarcza jednocześnie do dwóch różnych regulacji, mimo że produkt fizyczny jest identyczny.

Dla kogo to dotyczy i gdzie jest granica

To zagadnienie dotyczy producentów i importerów, którzy kupują części, materiały lub półfabrykaty u jednego dostawcy, podczas gdy te części trafiają do produktów końcowych należących do różnych grup produktów. Nie dotyczy to sytuacji, w której dostawca co prawda dostarcza wielu klientom, ale wszyscy ci klienci wytwarzają produkty w ramach tej samej grupy produktów — wtedy obowiązuje tylko jeden zestaw wymogów, niezależnie od liczby odbiorców. Nie chodzi tu również o pytanie, co dokładnie dostawca musi dostarczyć; te wymagania merytoryczne (skład materiałowy, pochodzenie, dane dotyczące naprawy i tym podobne) zawsze znajdują się w akcie delegowanym danej grupy produktów. O czym artykuł 38 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) faktycznie mówi, to obowiązek podmiotu w łańcuchu dostaw udostępnienia tych informacji na żądanie — niezależnie od liczby różnych grup produktów, którym dany podmiot służy.

Co jest już ustalone i co jeszcze nie

Nie ma ogólnej daty wejścia tego obowiązku w życie dla wszystkich grup produktów jednocześnie. Samo rozporządzenie ESPR jest wprawdzie obowiązujące, ale konkretne wymogi dotyczące cyfrowego paszportu produktu — a wraz z nimi pytanie, jakie dane dostawca musi dostarczyć dla określonej grupy — pojawiają się dopiero dla każdej grupy produktów, gdy tylko dla tej grupy zostanie ustanowiony akt delegowany. Dla grupy produktów, dla której jeszcze nie istnieje akt delegowany, nie obowiązują jeszcze żadne konkretne wymogi paszportowe i nie istnieje jeszcze konkretny obowiązek informacyjny wobec dostawcy na tej podstawie. Do tego czasu ważne jest przede wszystkim śledzenie, które grupy produktów są następne w kolejności, aby przygotowanie nie zalegało w momencie wejścia aktu w życie.

Jak to realizować w praktyce

Kolejność, która logicznie się tutaj wiąże, zaczyna się od samej części: ustalić, do którego produktu końcowego trafia i pod jaką grupę produktów ten produkt końcowy się podpada. Wielu dostawców dostarcza bowiem ten sam komponent wielu odbiorcom, którzy go następnie przetwarzają w zupełnie inne produkty — sama część nie determinuje grupy produktów, robi to produkt końcowy, w którym się znajduje.

Następnie należy sprawdzić, czy dla tej konkretnej grupy produktów został już ustanowiony akt delegowany, a zatem czy już obowiązują konkretne wymogi paszportowe. Dopiero wtedy staje się jasne, jakie dokładnie dane są potrzebne.

Następnie zaleca się kierowanie do dostawcy osobne i konkretne żądanie dla każdej grupy produktów, zamiast jednego ogólnego żądania "wszystkich danych". Powodem jest to, że wymagany zestaw danych różni się w zależności od grupy: to, co jest istotne dla jednej grupy (na przykład dane dotyczące naprawy lub demontażu), niekoniecznie ma znaczenie dla innej grupy. Jedno żądanie zbiorcze grozi tym, że dostawca dostarczy coś, co dla jednej grupy jest za dużo, a dla drugiej za mało.

Wskazane jest ponadto ustalić dla każdej grupy produktów, które informacje zostały poproszone, kiedy i co zostało otrzymane. Ten przegląd nie tylko ułatwia własną administrację, ale także uzasadnia spełnienie własnego obowiązku dotyczącego paszportu: wykazuje, że pochodzenie danych dla każdej grupy zostało sprawdzone, zamiast być ogólnie założone.

Wreszcie nie jest to jednorazowe zadanie. W miarę jak ustalane są kolejne akty delegowane i coraz więcej grup produktów podlega ESPR, proces ten się powtarza: ponownie sprawdzić, czy istniejący element teraz również podlega nowym przepisom, i jeśli tak, skierować do dostawcy ponowne, ukierunkowane zapytanie.

Gdzie to wynika: artykuł 38 i artykuł 10 ESPR

Artykuł 38 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) stanowi, że podmioty łańcucha dostaw — w tym dostawcy części i materiałów — są obowiązane do przekazania na żądanie informacji niezbędnych do opracowania cyfrowego paszportu produktu, również innym podmiotom gospodarczym niż ich bezpośredni odbiorcy. Artykuł 10 tego samego rozporządzenia stanowi, że zawartość paszportu dla każdej grupy produktów ustala się w odpowiadającym mu akcie delegowanym. Kombinacja tych dwóch artykułów wyjaśnia, dlaczego nie istnieje jednolity, przekrojowy dla wszystkich grup zestaw danych: obowiązek przekazania danych jest ogólny (artykuł 38), ale to, co ma być przekazane, różni się w zależności od grupy (artykuł 10).

Co z tym zrobić

Pierwszym krokiem jest sporządzenie przeglądu wszystkich części pochodzących od tego dostawcy, z wskazaniem dla każdej części produktu końcowego i odpowiadającej mu grupy produktów. Następnie dla każdej grupy należy sprawdzić, czy został już ustalony akt delegowany i jeśli tak, jakie dane są wymagane. Na tej podstawie można dla każdej grupy sformułować ukierunkowane zapytanie do dostawcy, zamiast jednego ogólnego pytania o "wszystkie dane paszportowe".

Na czym to się opiera

Samo rozporządzenie znajduje się na EUR-Lex. Podajemy odniesienia dla każdego stwierdzenia; nie musisz nam wierzyć.

Co konkretnie należy zrobić

Dostawca, który dostarcza tekstylia, części mebli i produkty elektroniczne, musi zmierzyć się z innym momentem obowiązu, innymi wymaganiami dotyczącymi danych i ewentualnie innym zakresem stosowania rozporządzenia delegowanego dla każdej z tych grup. ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) bowiem pracuje z działaniami delegowanymi specyficznymi dla grup produktów: rozporządzenie podstawowe ustala ramy, ale zawartość paszportu różni się w zależności od grupy. Dla przedsiębiorstwa, które dokonuje zakupów, oznacza to, że jedna relacja dostawcy w praktyce składa się z kilku, niezależnie od siebie rozpatrywanych akt.

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Per gruppe produktów sprawdzić, czy i kiedy paszport ma zastosowanie

Fakt, że dostawca dostarcza pod jedną nazwą i jedną umową ramową, nic nie mówi o momencie zastosowania paszportu na produkt. Części tekstylne mogą być obowiązkowe w innym terminie niż części elektroniczne tego samego dostawcy, po prostu dlatego, że działanie delegowane dla tej grupy ma inną datę zastosowania. Dla przedsiębiorstwa tego rozmiaru oznacza to, że administracja zakupów nie powinna być skoncentrowana na dostawcy, lecz na grupie produktów: dla każdej grupy artykułów należy prowadzić ewidencję tego, czy i od jakiego momentu paszport jest obowiązkowy. Kto tego jeszcze nie ma jasne, znajdzie punkt wyjścia w gdy produktowe paszporty są obowiązkowe dla produktów i w szerszym pytaniu czy cyfrowy paszport produktu stosuje się do własnych produktów.

Żądać danych osobno dla każdej grupy produktów

Artykuł 10 ESPR opisuje, które kategorie danych musi zawierać cyfrowy paszport produktu, ale dokładne wypełnienie — jakie parametry, jakie metody badań, które substancje są raportowane — ustala się dla każdej grupy produktów w działaniu delegowanym. Jedno zapytanie do dostawcy z tekstem "wyślij dane paszportu" daje zatem dla trzech grup produktów trzy różne odpowiedzi, lub, gorzej, jedną niepełną odpowiedź, która nie pasuje prawidłowo do żadnej z grup. W praktyce lepiej działa sformułowanie osobnego zapytania o dane dla każdej grupy produktów, z pytaniem, jakie dokładnie dane są potrzebne dla tej konkretnej kategorii. Przegląd tego, co w związku z tym należy zapytać, znajduje się w jakie dane należy uzyskać u dostawcy produktów.

Jasno określić odpowiedzialność w łańcuchu na podstawie roli

Artykuł 38 ESPR opisuje obowiązki podmiotów w łańcuchu dostaw, w tym udostępnianie informacji niezbędnych do spełnienia obowiązków związanych z paszportem. Która strona w łańcuchu pełni którą rolę — producent, importer, upoważniony — może się różnić w zależności od grupy produktów, nawet jeśli fizycznie chodzi o tego samego dostawcę. Dostawca, który dla jednej grupy produktów działa jako producent na terenie UE, może dla innej grupy importować części spoza UE, z innym reżimem odpowiedzialności. W tej drugiej sytuacji warto zapoznać się z tym, co paszport oznacza w imporcie produktów spoza Unii Europejskiej.

Ustanowić w sposób umowny, że dostawa różni się w zależności od grupy produktów

Umowa zakupu, która mówi w ogólnych słowach o "dostawie danych paszportu", daje mało wsparcia, gdy dostawca dostarcza terminowo dla jednej grupy, a dla innej nie. Pracowalne jest uzgodnienie dla każdej grupy produktów, lub w każdym razie dla każdej kategorii z własną datą wejścia w życie, kiedy które dane będą dostarczone i w jakim formacie. Jak to konkretnie wyląduje w umowie, opisano w jak ustalić dostawę danych paszportu w umowie o zakup.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Powszechnie popełnianym błędem jest traktowanie dostawcy jako jednej całości: dane są żądane raz, umowa jest podpisana raz, i zakłada się, że to obejmuje wszystkie produkty. Gdy tylko jedna z grup produktów staje się obowiązkowa wcześniej niż pozostałe, okazuje się, że dla tej grupy nigdy nie został postawiony konkretny opis.

Drugą sytuacją jest to, że sam dostawca nie wie, że jego asortyment podlega różnym reżimom. Na przykład dostarcza głównie elektronikę i traktuje mały dodatkowy asortyment tekstyliów w ten sam sposób — co w rezultacie prowadzi do tego, że dla tych części tekstylnych dostarczone są nieprawidłowe lub niewystarczające dane.

Trzecią powtarzającą się kwestią jest to, że wewnętrzne systemy zakupowe kodują produkty według grupy asortymentowej, ale nie wiążą ich ze statusem paszportu. W rezultacie przy nowym zamówieniu nie zauważa się, że dana grupa produktów już podlega obowiązkowi, podczas gdy inna grupa tego samego dostawcy nie jest jeszcze objęta.

Czwarta sytuacja pojawia się w przypadku podwykonawstwa: dostawca dostarcza sam złożony podzespół, ale część tego wytworzenia powierza stronie trzeciej. Dla jednej grupy produktów ten podzespół jest rozstrzygający dla danych w paszporcie, dla drugiej nie. Jeśli tego się nie rozdzieli, istnieje ryzyko pominięcia danych, które konkretnie muszą pochodzić od tego podwykonawcy — zobacz również jakie dane pobrać od podwykonawcy, który wytwarja podzespół.

Piąta sytuacja to przekonanie, że skontrolowana poprawność danych dla jednej grupy produktów automatycznie czegoś mówi o wiarygodności danych dla innej grupy tego samego dostawcy. Tak nie jest: każda grupa produktów ma własne dane źródłowe i własny etap kontroli, jak również można przeczytać w jak kontrolować poprawność danych dostawcy.

Co możesz udokumentować

Przegląd dla każdej grupy produktów dostawcy, wraz z odpowiednim numerem delegowanego aktu i datą, od której paszport dla tej grupy zacznie obowiązywać.
Dla każdej grupy produktów osobne zapytanie dotyczące danych do dostawcy, zamiast jednego ogólnego zapytania dla całego asortymentu.
Porozumienia umowne, które dla każdej grupy produktów lub dla każdej kategorii z osobną datą wejścia w życie, określają, kiedy i w jakim formacie dane będą dostarczone.
Ustalony podział ról: dla której grupy produktów dostawca jest producentem, dla której grupy działa jako importer, i co to oznacza dla obowiązków obu stron.
Notatka dla każdej grupy produktów, czy w jej wytworzeniu zaangażowani są podwykonawcy, wraz z osobnym zapytaniem dotyczącym danych do tych stron.
Plik dla każdej grupy produktów zawierający otrzymane dane, etapy kontroli i datę ostatniej aktualizacji, aby zmiana w jednej grupie produktów nie została przez pomyłkę zastosowana do innej.

Nie jest to porada prawna. Ta strona zawiera ogólne informacje o regulacjach, których dotyczy ta platforma. Nie znamy twojej sytuacji. W razie wątpliwości dotyczących twojego przypadku skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane za pomocą AI na podstawie powyższych źródeł, sprawdzone przez człowieka 2026-08-22. Coś nie gra? Daj nam znać — korekty mają priorytet.