Vilka dokument behöver du för ett digitalt produktpass?
Ett digitalt produktpass består av data, inte av ett enda dokument. I praktiken samlar du information från fyra typer av källor: produktidentifikation såsom typ- och modellnummer, teknisk dokumentation om material och sammansättning, certifikat och försäkringar som visar att produkten uppfyller regler, och data om ursprung och parterna i leverantörskedjan. Vilka data som exakt är obligatoriska framgår inte från en central lista som gäller för alla produkter.
Det senare är detaljen som spelar mest roll för detta ämne. Förordningen själv beskriver ramen, men de exakta innehållskraven per produktgrupp fastställs genom separat, senare regelstiftning per sektor. För vissa produktgrupper är denna utarbetning ännu inte publicerad. En lista som verkar fullständig idag kan således visa sig vara ofullständig när reglerna för din specifika produktgrupp fastställs. Den som nu samlar in dokument gör klokt i att börja brett och hålla ett öga på indelningen per produktgrupp.
Data som förekommer vid nästan varje produkt
Oavsett produktgrupp kräver ett pass vanligtvis ett antal grundläggande data. Tänk på tillverkarens eller importörens namn och kontaktuppgifter, ett unikt produkt- eller batchnummer, produktionslandet och en beskrivning av de material som produkten består av. Dessutom efterfrågas ofta information om reparation och underhåll, och data om återvinningsbarhet vid slutet av produktens livscykel. För produkter som redan omfattas av befintliga produktsäkerhetsstadgar, såsom CE-märkning, ansluter sig passet ofta till dokumentation som du redan har: överensstämmelseerkläringar, testrapporter och användarinstruktioner utgör då en stor del av grunden.
Certifikat och försäkringar
Certifikat som visar att en produkt uppfyller säkerhets-, miljö- eller kvalitetskrav hör ofta till passet. Det är inte nödvändigtvis nya dokument; det handlar om befintliga försäkringar som du kopplar till passet, så att en tillsynsmyndighet eller mottagare kan hitta dem via QR-koden. Det är därför användbart att kontrollera vilka certifikat du redan har och vilka som ännu saknas innan du börjar med passet.
Ursprung och din leverantörs roll
En del av de efterfrågade data gäller inte slutprodukten utan vägen dit: vilka råvaror som användes, från vilken leverantör och under vilka omständigheter de producerades. För företag som inte själva producerar utan importerar eller monterar innebär detta att du är beroende av information som dina egna leverantörer måste tillhandahålla. Det är därför klokt att tidigt tala med leverantörer om vilka data de kan tillhandahålla och i vilken form. Den som börjar med detta först när passet levereras löper risken för förseningar eftersom data saknas eller inte är tillgänglig i användbar form.
Där du får data från
Många företag underskatter hur fragmenterad denna information redan är inom den egna organisationen. Tekniska ritningar finns hos konstruktion, certifikat hos kvalitet, inköpsdata hos inköp och kundinformation hos försäljning. En första inventering av vad som redan finns förhindrar att du gör dubbelarbete eller begär data på nytt som redan finns någonstans i organisationen. För den som vill se vilka data som är relevanta för sin egen produktgrupp ger en kort skanning med en första indikation en utgångspunkt utan att du omedelbar behöver ta reda på allt.
Håll dokumenten aktuella
Ett pass är ingen ögonblicksbild. Om en leverantör, ett material eller en produktionsprocess ändras kan den underliggande dokumentationen möjligen också ändras. Detta är en av anledningarna till varför ett pass inte bör ses som ett engångsprojekt utan som något som kräver underhåll så länge produkten finns på marknaden. I kunskapsbanken per ämne undersökt hittar du mer om hur detta underhåll ser ut i praktiken och vilken roll olika avdelningar spelar i det.
Samtalet med er programvaruleverantör
Eftersom data kommer från flera system är det lämpligt att tidigt diskutera med er programvaruleverantör eller ERP-partner hur dessa data registreras, länkas och hålls uppdaterade. Fråga konkret vilka fält de redan stöder och vilka som måste fyllas i manuellt. Mer om hur prodpas.eu samlar in och behandlar dessa data läser du på sidan om hur det fungerar.
För er egen situation gäller att de exakta dokumentationskraven är beroende av er produktgrupp och av reglering som delvis fortfarande utarbetas. För en första bedömning av vad som är relevant för era produkter kan ni göra den kostnadsfria snabbscanningen eller gå igenom ämnena i kunskapsbanken.