Quali documenti sono necessari per un digital product passport?
Un digital product passport consiste in dati, non in un singolo documento. In pratica, raccogliete informazioni da quattro tipi di fonti: identificazione del prodotto come numero di tipo e modello, documentazione tecnica su materiali e composizione, certificati e dichiarazioni che dimostrano che il prodotto è conforme alle normative, e dati su origine e parti nella catena di fornitura. Quali dati siano esattamente obbligatori non è indicato in un unico elenco centrale valido per tutti i prodotti.
Quest'ultimo è il dettaglio che gioca il ruolo più importante su questo argomento. Il regolamento stesso descrive il quadro, ma i requisiti di contenuto esatti per gruppo di prodotti sono stabiliti tramite normative separate e successive per settore. Per alcuni gruppi di prodotti tale attuazione non è ancora stata pubblicata. Un elenco che oggi sembra completo potrebbe quindi rivelarsi incompleto non appena le norme per il vostro specifico gruppo di prodotti saranno stabilite. Chi raccoglie documenti adesso farebbe bene a iniziare in modo ampio e a tenere d'occhio la classificazione per gruppo di prodotti.
Dati che ricorrono in praticamente ogni prodotto
Indipendentemente dal gruppo di prodotti, un passport di solito richiede una serie di dati di base. Pensate al nome e ai dati di contatto del fabbricante o dell'importatore, a un numero univoco di prodotto o lotto, al paese di produzione e a una descrizione dei materiali di cui è composto il prodotto. Inoltre, spesso vengono richieste informazioni su riparazione e manutenzione, nonché dati sulla riciclabilità al termine della vita utile. Per i prodotti che rientrano già nelle norme vigenti sulla sicurezza dei prodotti, come la marcatura CE, il passport spesso si collega alla documentazione già in possesso: dichiarazioni di conformità, relazioni di prova e istruzioni per l'uso forniscono quindi una gran parte della base.
Certificati e dichiarazioni
I certificati che dimostrano che un prodotto è conforme ai requisiti di sicurezza, ambiente o qualità spesso fanno parte del passport. Non sono necessariamente nuovi documenti; si tratta di dichiarazioni esistenti che collegate al passport, in modo che un'autorità di controllo o un cliente possa trovarle tramite il codice QR. È quindi utile verificare quali certificati possedete già e quali mancano, prima di iniziare con il passport.
Origine e il ruolo dei vostri fornitori
Una parte dei dati richiesti non riguarda il prodotto finale, ma il percorso verso di esso: quali materie prime sono state utilizzate, da quale fornitore e in quali condizioni sono state prodotte. Per le aziende che non producono autonomamente ma importano o assemblano, significa che dipendete dalle informazioni che i vostri fornitori devono fornire. È quindi consigliabile iniziare subito a parlare con i fornitori dei dati che possono fornire e in quale forma. Chi inizia qui solo al momento della consegna del passport corre il rischio di ritardi perché i dati mancano o non sono disponibili in forma utilizzabile.
Dove ottenere i dati
Molte aziende sottovalutano quanto queste informazioni siano già disperse all'interno della propria organizzazione. I disegni tecnici si trovano presso l'ingegneria, i certificati presso la qualità, i dati di acquisto presso l'acquisto e le informazioni sui clienti presso le vendite. Un primo inventario di ciò che già esiste evita che facciate lavoro duplicato o richiediate di nuovo dati che si trovano già da qualche parte nell'organizzazione. Per chi vuole vedere quali dati sono rilevanti per il proprio gruppo di prodotti, fornisce una breve scansione con un primo indicazione un punto di partenza senza dover subito risolvere tutto.
Mantenere i documenti aggiornati
Un passport non è un'istantanea. Se cambia un fornitore, un materiale o un processo di produzione, anche la documentazione sottostante potrebbe cambiare. Questo è uno dei motivi per cui un passport non deve essere visto come un progetto una tantum, ma come qualcosa che richiede manutenzione durante il periodo in cui il prodotto è sul mercato. Nella knowledge base per argomento elaborato troverete ulteriori informazioni su come questa manutenzione si presenta nella pratica e quale ruolo svolgono i diversi reparti.
La conversazione con il vostro fornitore di software
Poiché i dati provengono da più sistemi, è opportuno discutere in anticipo con il vostro fornitore di software o partner ERP come questi dati vengono registrati, collegati e mantenuti aggiornati. Chiedete concretamente quali campi supportano già e quali devono ancora essere compilati manualmente. Per ulteriori informazioni su come prodpas.eu raccoglie ed elabora questi dati, leggete la pagina su come funziona.
Per la vostra situazione specifica continuano a valere i requisiti esatti di documentazione a seconda della vostra categoria di prodotto e della normativa che è ancora in parte in corso di elaborazione. Per una prima valutazione di ciò che è rilevante per i vostri prodotti, potete eseguire la scansione rapida gratuita o consultare gli argomenti nella knowledge base.